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ケアプランと実施記録の比較が可能な24h生活シート ケア記録管理システムで、事務作業が半減し介護サービスの品質が向上

社会福祉法人 翠燿会 導入事例

2013年9月取材

先進的な介護サービスを展開している社会福祉法人 翠燿会は、ITによる業務の効率化にも取り組み、24h生活シート ケア記録管理システム『Blue Ocean Note』などを導入。事務作業の負担が激減し、本来の介護業務に注力できる環境が整い始めている。

業種 サービス業 従業員数 101~1,000名
キーワード [事務作業軽減][新会計基準][ケアプラン][介護保険制度]

導入前の課題

  • 事務処理の効率化による職員の負荷
  • 職員間の情報共有による介護サービスの品質向上
  • 社会福祉法人の新会計基準に対応した財務会計システムの導入
  • 複雑な給与計算業務の効率化

解決策

○ 業務に沿った24h生活シート ケア記録管理システムの導入

システム導入:

導入による効果

  • 情報の一元化で業務処理を迅速化
  • 手書きによる煩雑な業務を一掃
  • ケアプランと実施内容の比較が簡単に
  • ケア記録の共有化できめ細かな介護を実現

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社会福祉法人 翠燿会
社会福祉法人 翠燿会 概要
業種
社会福祉法人
事業内容
特別養護老人ホーム、高齢者 複合ケア施設の運営
職員数
257名(2013年9月現在)
ホームページ
http://www.greenhill.or.jp/

地域福祉のパイオニアとして、二つの施設を中核にご利用者と地域社会に福祉・介護サービスを積極的に展開している

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背景
先進的な介護事業を展開する、地域福祉のパイオニア

千葉県で初めてデイサービス事業を開始するなど、介護サービスの先駆けとして先進的な取り組みを実践している社会福祉法人 翠燿会は、特別養護老人ホーム「グリーンヒル」と小規模型の高齢者複合ケア施設「グリーンヒル八千代台」の二つの施設を中核に、地域密着型の介護サービス事業を多角的に展開している。
同会はサービス向上に努めるために、職員の意識改革を図ると共に、介護業務のシステム化を推進した。

地元小学校の子供たちの描いた巨大壁画がご利用者を和ませる「グリーンヒル八千代台」。地域との絆の強さがうかがえる

経緯
きめ細かな介護記録管理が行える理想的なシステム

2000年から本格的なシステム化に着手した同会は、2011年にはASP型の介護事業者向けシステム『ワイズマンシステムSP』へ移行し、柔軟なシステム環境を整えた。
また、24h生活シート ケア記録管理システムについては、ケアプランとケア記録を対比しながらご利用者一人一人の状況変化を24時間体制できめ細かく管理できるものを長年望んでいたが、思うようなシステムが見つからなかった。しかしこのたび『Blue Ocean Note』に出合ったことで課題が解決した。

ポイント
職員の事務負担が半減され 介護サービスに注力できる環境に

タブレット端末からも簡単にケア記録を入力できる『Blue Ocean Note』はスムーズに現場に浸透した。ケアワーカーはもちろん、看護師なども含めて30名の職員にIDを付与し、施設のご利用者の状況をいつでも把握できる環境を整備している。
また、カスタマイズで同施設の書式に合わせて帳票を作成し、手書きによる煩雑な業務を一掃。従来の業務上の無駄やミスがなくなり、情報の一元化によるスピーディーな業務処理を実現している。『Blue Ocean Note』の導入により、現場職員の事務作業の負担はほぼ半減し、その分、本来の介護業務に注力できるようになった。また、ご利用者の状況変化を細かく把握できるようになったほか、ケア記録を1週間単位で確認できるようになるなど、効率化に大きな影響を与えている。

導入効果と今後の展開
施設間をネットワーク化し無駄のない事務環境を整備

2012年の社会福祉法人の会計基準切り替えに伴い、新会計基準にいち早く対応した『SWING 財務会計システム』を導入し、これを機に、グリーンヒルとグリーンヒル八千代台をネットワークで結び、事務処理の効率化を図った。また同時に複雑な給与計算業務に対応している『SWING 給与計算システム』も導入した。
今後も、費用対効果も見極めながら、システムを導入したい考えだ。

無線LANを通じてどこからでも入力が可能。無理なく、こまめに記録が可能だ

お客様の声をご紹介

理事長 津川 恵美子氏

「介護サービスの品質を向上し、職員の負荷を軽減するうえで、IT化は必要不可欠です。今回、そのIT基盤が構築できたことは大きな成果ですね。大塚商会さんは、電話の応対も非常に丁寧で、何か問題がある とすぐに駆けつけてくれるので安心感があります」

本部総務課 課長 関根 良江氏

「介護保険施設には専任のIT管理者はいないので、システム上のトラブルが起こるのが一番怖いのです。その点、大塚商会さんはサポート体制が充実しています。リモートでサーバを監視してトラブルがあると即座に復旧してくれるので、とても心強いです」

グリーンヒル八千代台 施設長 小澤 久雄氏

「今回、職員がご利用者の情報をリアルタイムに共有できるようになったことは大きなメリットです。我々はシステム化に関しては素人なので、無理難題を言うことがあるかもしれませんが、そのときに適切なアドバイスをしていただけるとありがたいです」

グリーンヒル八千代台 部長 日高 和枝氏

「グリーンヒルとグリーンヒル八千代台がネットワークで結ばれたことで業務効率が格段にアップしました。将来的にはTV会議なども行えるようになれば、二つの施設を行き来する必要がなくなるので、さらに便利になりますね」

大塚商会担当者からのコメント

「どんな小さなことでもご相談ください」

本来の業務に注力していただけるよう、システムのサポートは私たちにお任せください。どんな小さなことでもご相談を受けて、システムへの不安がなく、快適な業務が行えるよう努めていきます。

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2013年9月取材

(注)本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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