稟議の申請を紙のやり取りをデジタル化へ

少子・高齢化などによる人手不足は、介護業界でも深刻な問題となっている。「稲毛こひつじ園」は、長期入所と短期入所を合わせて100名を超える特別養護老人ホームに加え、利用定員30名のデイサービスや居宅介護サービスも提供する大規模な施設である。そのため、職員数も介護スタッフが約80名、機能訓練指導員が2名、栄養士が1名、看護師が4名、相談員が3名とかなり充実しているが、業務が重なると、それでも人手が足りなくなることがある。

「限られた職員数でより良いサービスを提供するには、業務の効率化が欠かせません。そのため初穂会では、早い時期から積極的なITの導入を進めてきました」と勝山氏は明かす。

最初に導入したのは、大塚商会の提案で採用した介護保険ソフトの『ワイズマン』である。それまで手書きで行っていたケア記録がPC入力に置き換わったことで、職員の業務負荷は大幅に軽減された。以後、初穂会と大塚商会との取引は続き、PCや電話、インターネット回線などの導入で支援を受けてきたという。2021年6月には、新たなソリューションとして大塚商会の統合型グループウェア『eValue V Air』を「稲毛こひつじ園」に導入している。その狙いは、稟議（りんぎ）の申請・承認を効率化することにあった。

「稲毛こひつじ園」は現在、稟議の上げ方を従来の紙による申請と、『eValue V Air』を使ったPC経由による申請の二つの方法から選択できるようにしている。どうしてもPCが使えない職員や紙のほうが申請しやすいという職員に配慮したもので強制的に使用を指示することはないという。しかし、「実際には、大半の職員が『eValue V Air』を使って稟議を上げているようです。それだけ使いやすいという証拠ではないでしょうか」と勝山氏は語る。

PC経由の申請なら紙のように途中で紛失することはなく、『どこまで進んでいて、どこで止まっているのか？』も分かるので、承認の遅れも少なくなった。おかげで職員の評判も上々だという。稟議をPCで簡単に入力できるようになったおかげで、職員の残業時間も減ったようだ。「紙による申請の場合は業務が終了してからまとめて書くことが多いので、どうしても残業時間に行うことも出てしまいました。労働時間の短縮という点でも効果が出ていると感じています」と勝山氏。さらには、紙の申請が減ったことでペーパーレス化が促進されたことも大きな成果だ。

「稲毛こひつじ園」は今後、ワークフロー以外の『eValue V Air』の機能も活用していきたいと考えている。勝山氏は、「具体的には、スケジューラ機能を使って出張者の行動予定を管理することなどを考えています。大塚商会には、今後も業務効率化につながる使い方を積極的に提案してもらいたいですね」と期待を込めて要望した。