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iPadによるペーパーレス会議で会議資料の準備作業が大幅に軽減。情報共有化や閲覧性の向上も

国立大学法人 広島大学 生物生産学部 大学院生物圏科学研究科 導入事例

2012年11月取材

国立大学法人 広島大学の生物生産学部 大学院生物圏科学研究科では、会議資料準備の作業労力の軽減と紙資料の削減を目指し、iPadを導入。導入に抵抗を感じる教員もいる中、初期設定やマニュアルの策定を外部委託することで、スムーズな導入を果たした。

業種 学校 従業員数 1~100名
キーワード [ペーパーレス] [情報共有化] [無線LAN環境] [会議資料]

導入前の課題

  • 膨大な会議資料のライブラリースペースが問題
  • 資料のプリントにかかる時間と労力

解決策

○ 資料のアーカイブ化とスマートデバイスの導入により、ペーパーレス会議を実施

システム導入:

導入による効果

  • 会議の準備作業が大幅に省力化
  • 紙コストが60%削減
  • 情報の共有化
  • 会議資料の閲覧性が向上

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国立大学法人 広島大学 生物生産学部 大学院生物圏科学研究科
国立大学法人 広島大学 生物生産学部 大学院生物圏科学研究科 概要
業種
教育
事業内容
生物生産学部、大学院生物圏科学研究科の教育・研究・運営
教職員数
専任教員76名、常勤職員11名(2012年5月現在)
ホームページ
http://www.hiroshima-u.ac.jp/gsbs/

生物圏の科学的な解明と問題の解決を通して、人類の福祉と平和に貢献する

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背景
食料生産と環境問題を研究。到達目標型教育プログラムでトップクラスの教育体制

国立大学法人 広島大学 生物生産学部 大学院生物圏科学研究科は、持続的な食料生産と環境保全を理念として、生物機能の強化と生物生産の増大および人間活動と自然環境を調和させるための教育研究を行っている。同科は、到達目標型教育プログラムの積極的な推進と大学院教育の改革を実施。その成果は、平成21年に発表された『国立大学法人・大学共同利用機関法人の中期目標期間の業務の実績に関する評価』において、教育の実施体制の評価部門で学部と研究科共にAランクに選ばれるなど、トップクラスの教育環境を整えている。

試験導入時は混乱もあったが、設定を外部委託してからは、説明会も円滑に進んだ

経緯
iPadなどのデバイス導入で会議資料の削減を検討

90名近くの教職員が在席している同研究科では現在、40種類もの会議があり、そのつど準備される紙資料は膨大な量になっていた。保管スペースの問題はもちろん、プリントアウトに要する時間と労力の負荷は、重大な懸案事項だった。また、資料のアーカイブ化も必要だと感じていた。
これらの解決を目指し、iPadを利用したペーパーレス会議への移行を検討し始めた。

ポイント
初期設定やマニュアルを外部委託したことで、スムーズな導入に成功

当初より、段階的な運用を計画。試験導入の段階では初期設定を各教員にまかせたが、ICT機器に抵抗を感じている教職員も少なくなかったため、混乱が生じた。あまりPCになじみのない教授も少なくなく、彼らに対するケアは重要で必要不可欠だったのだ。この教訓を活かし、2回目以降の講習会では、初期設定やマニュアルの作成を外部委託。大きな混乱を招くことは二度となかった。
初期設定さえできてしまえば、iPadの操作性の良さやシンプルさは好評で、導入はスムーズに進んだ。

ポータルサイトにアクセスすれば、いつでもアーカイブ化された資料をダウンロードできる

導入効果と今後の展開
用紙購入額削減を始め、多くのメリットを獲得。今後は講義での使用も視野に

事前に資料に目を通せるようになり、会議の質も向上。直前に資料の差し替えがあっても、会議室に無線LANを整備したため、その場での資料の取得も可能になった。
もともと広島大学では独自のポータルサイトを持っていたため、iPad導入による資料の一元管理もスムーズに行われた。情報が共有化され、閲覧性も向上。教職員の評価は上々だ。コピー用紙の購入額が60%も削減されるなど、コスト面でも効果が現れている。
ICT機器を使いこなすことは、大学における講義の質も向上していくことにつながると、研究科の教授たちは期待を寄せる。ツールに振り回されるのではなく、使い手が上手にハンドリングし使いこなすことで、アクティブラーニングへとつながれば、学生の学びの質も向上すると考えている。

無線LANターミナルを会議室に設置し、その場でのダウンロードも可能にした

お客様の声をご紹介

生物圏科学研究科長 教授 谷口 幸三氏

「生物圏科学の学問体系は生命科学を基礎として、環境科学、地域学、経済、国際協力など、総合的な領域を含んでおり、極めて実践的、応用的な性格を持っています。学生には幅広い分野で学び、総合的な視野と応用展開能力を身につけてほしいですね」

生物圏科学研究科 教授 古澤 修一氏

「iPadは最初、それほど注目していなかったのですが、会議のツールとして考えたとき、その有用性に気がつきました。今後もツールありきではなく、目的を持ってICT機器を使いこなすことが大事だと思っています」

生物圏科学研究科 助教 杉野 利久氏

「初期設定を外部委託したことで、大きな混乱もなく、スムーズにペーパーレス会議に移行できました。会議前に資料に目を通せるので、会議の質向上も図れました」

生物圏科学研究科 運営支援グループ 主査 村上 久恵氏

「コピー用紙購入額が60%削減でき、平均3時間を要したプリントアウトの時間が短縮されるなど、iPad導入の波及効果はかなり大きかったと実感しています。導入後も、特に大きなトラブルは発生していません」

大塚商会担当者からのコメント

「その姿勢からは、多くのことを学んでいます」

国立大学法人 広島大学様は、積極的にICT化に取り組んでいます。機器に使われるのではなく、機器を使いこなすという姿勢からは、多くのことを学んでいます。

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2012年11月取材

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