ばらばらだった複合機をリコー製に統一。電子化・文書管理システムとの連携で業務ワークフローも改善する

「申込書をスキャンすると所定フォルダーに格納され、審査ワークフローが始まる仕組みを構築。お客様の口座開設がスピーディーになりました」

いちよし証券株式会社 導入事例

金融・保険業1,001名~複合機・コピー機活用文書管理・スキャニング多店舗・多拠点展開紙文書の管理・活用コスト削減・売り上げ向上経営基盤強化・リスク対策

いちよし証券株式会社は、創業70年目を迎える証券会社である。「お客様に信頼され、選ばれる企業であり続ける」という経営理念の下、ブランド・ブティックハウス型の証券会社を目指している。本店に設置しているプリンターや複合機の機種がばらばらで、管理の煩わしさに悩んでいた同社は、大塚商会を通じてリコー製の複合機に統一。複合機のスキャン機能と電子化・文書管理システムの活用によって、口座開設申し込みを承認するまでの日数を大幅短縮するなど、業務フローを改善した。

2019年11月取材

いちよし証券株式会社

導入先の概要

業種
証券、商品先物取引業
事業内容
金融商品取引業を中核とする投資・金融サービス業
従業員数
1,028名(2019年9月末現在)
ホームページ
https://www.ichiyoshi.co.jp/

導入の狙い

  • ばらばらに導入したプリンターの保守管理業務を軽減したい
  • 複合機の設置台数を適正化し、コストを削減したい

解決策

リコー製の複合機に統一。電子化・文書管理システムと連携させて業務フローを改善する

導入したメリット

  • 口座開設にかかる日数が約10日から、最短翌日に大幅短縮
  • 適正台数と一元管理でコスト削減
  • 外部への書類送付や、本支店間の書類のやりとりがよりセキュア
  • システム部 開発課長 山内 光秀氏

    「従来、本支店間における口座開設書類のやりとりは郵送で行っていたのですが、文書をスキャンすれば『GlobalScan』で自動的にワークフローが開始されるようになったため、大幅な時間短縮が実現しました」

  • システム部 開発課 西野 留威氏

    「最長10日ほどかかっていたお客様の口座開設手続きが、最短翌日には完了するようになりました。サービス品質が向上したのは、何よりの成果です」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
リコー製カラー複合機RICOH MP Cシリーズお問い合わせ
GlobalScanオプションバーコード認識フィルター/
画像ログキャプチャー
お問い合わせ
ドキュメント配信システムRICOH Ridoc GlobalScanお問い合わせ
ソリューション個人認証システムAE2お問い合わせ
ソリューションIO OperationServer-
ソリューションLFプリントサーバー-

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導入事例詳細

証券界のブランド・ブティックハウスを目指す

いちよし証券株式会社(以下、いちよし証券)は、大阪で創業し、70年目を迎える証券会社である。「お客様に信頼され、選ばれる企業であり続ける」という経営理念の下、20年以上前に従来の株式売買中心のビジネスモデルを転換。安定した利回りの投資信託と、資産を増やすチャンスの大きい中小型成長株への中長期投資を中核に置く戦略へと経営のかじを切った。「金融・証券界のブランド・ブティックハウス」となることを経営目標とし、その理念を実践する数少ない証券会社である。

いちよし証券グループのリサーチ部門である「いちよし経済研究所」による市場レポートは投資家からの評価が高い。卓越したリサーチ力をベースにした、リテール部門、法人部門、サポート・商品部門の正三角形4面体を管理・企画部門が土台として支えることにより、各部門および関係各社の機能を最大限に発揮させる経営スタイルを実践している。

2019年9月には、本社を東京都中央区八丁堀から日本橋茅場町の東京証券会館に移転。同年11月には、それまで担当地域別に区分していた4営業本部をアドバイザー本部に集約し、より地域に密着した営業活動を目指している。

本支店全ての複合機を『RICOH MP Cシリーズ』に統一

『RICOH MP Cシリーズ』は、タブレット端末のようなタッチパネルで、直感的に操作できる。

同社は2011年、本支店の全てのプリンターおよび複合機を、大塚商会が提案するリコー製カラー複合機『RICOH MP Cシリーズ』に入れ替えた。リプレースの経緯について、システム部 開発課長の山内 光秀氏は、「本店の各部門やフロアごとに設置していたプリンター、複合機のメーカーや機種がばらばらで、管理が困難だったことが大きな理由でした」と説明する。

業務拡張やフロアレイアウトの変更、機器ごとのリースアップなどに応じて、その都度導入したため、機種が不統一になってしまったのだ。

同社の業務ではシンクライアントを採用しており、社員がパソコンで使用するOSやアプリケーションなどは、全てサーバーに入っている。「そのため、プリンターや複合機のドライバーも全てサーバーに入れておかなければなりません。機種が多いとドライバーの数も増えて、管理がとても煩雑になってしまいます。そこで機種を統一すべく、複数のベンダーに提案を依頼しました」(山内氏)

電子化・文書管理システムも導入

各ベンダーからさまざまな提案を受ける中、最終的に大塚商会を選んだのは、「『RICOH MP Cシリーズ』の性能の高さを評価したことに加え、予算面での優位性やサービス体制が充実していることなどが大きな決め手になりました」と語るのは、システム部 開発課の西野 留威氏である。

大塚商会は、いちよし証券の本支店全てにおけるプリンター、複合機の設置状況、運用状況などを綿密に調査し、最適な配置や台数についても提案した。その結果、リプレースする前は本支店合わせて200台以上あったプリンター、複合機を約140台にまで集約することができた。

「証券営業では、お客様に提出する商品パンフレットや資料など、どうしても単価の高いカラー出力が増えてしまいます。プリンター、複合機の台数を約3割減らし、『アドバイザリーサービス』に加入したおかげで、かなりのコスト削減効果が表れています」と西野氏は評価する。

また同社は、複合機の全面リプレースと同時に、リコー製複合機に対応する電子化・文書管理システム『RICOH Ridoc GlobalScan』(以下、『GlobalScan』)を大塚商会から導入した。このシステムの活用によって、同社の業務ワークフローは大幅に改善されることになった。

文書の自動保存機能と審査ワークフローを連携

導入して間もなく、実際に『GlobalScan』を使ってみたシステム部の担当者は、「この機能をワークフローシステムとひも付ければ、画期的な業務改善が図れるのではないか」と考えた。

『GlobalScan』には、複合機でスキャンしPDFにした文書を、あらかじめ指定されたフォルダーに自動保存する機能がある。これを承認や審査のワークフローと連携させれば、フォルダーに文書が入ると自動でワークフローが開始され、そのまま承認・審査部門に文書が流れる仕組みが作れるのではないかと考えたのだ。

同社はこの仕組みによって、口座開設の審査をスピードアップすることを目指した。各支店が顧客から受け取った口座開設申込書や本人確認書類を複合機でスキャンし、『GlobalScan』でPDFにした書類が本店のフォルダーに入ると、自動で審査部門に書類が送られる仕組みを構築した。

「それまで、本支店間の口座開設書類のやりとりは郵送で行っていたのですが、スキャンすればすぐ本店のフォルダーに入るようになったことで、大幅な時間短縮が実現しました。今では口座開設の申請以外にも、さまざまな申請が複合機から行えるようになっています」と山内氏は語る。

メールによる外部への文書送付をセキュアに

また、『GlobalScan』のOCR機能を使ってQRコードを読み取れることに着目し、Web経由で口座開設を申し込んだ顧客に向けて郵送する申込書にQRコードを付けることにした。

「返送されてきた申込書のQRコードを『GlobalScan』で読み取れば、どのお客様から申込書が送り返されてきているのかという状況把握ができます。おかげで、Web経由の申し込みについても審査処理がスピーディーになりました」と西野氏は語る。

このほか、口座開設申込書以外の文書についても、本支店間で文書をやりとりする際には複合機でスキャンしたものを『GlobalScan』で所定のフォルダーに格納するようにした。文書をメールに添付してやりとりするよりも安全、確実でありながら、特定のフォルダーに文書が入ったことがメールで自動通知されるので、処理を忘れるといった業務への支障も全くない。文書を添付したメールを外部に送信する場合であっても、自動でパスワードを設定できる『GlobalScan』の機能を使ってよりセキュアに送付できるようになっている。

申込書到着から10日かかっていた口座開設が最短翌日に

口座開設申請書は各支店でスキャンされ、PDFで即座に本店に届く。審査から承認までの時間に全くロスがない。

『GlobalScan』による文書の自動保存機能と、審査のワークフローをひも付けたことで、顧客が口座開設を申し込んでから開設に至るまでの日数は大幅に短縮された。

西野氏は、「従来は、支店から本店に申込書を郵送するだけでも約1週間。届いた申込書を審査部門に送り、審査が完了するまでに2~3日と、口座開設までに10日から2週間ほどかかっていました。『GlobalScan』の導入後は、支店でスキャンした申込書がすぐに本店の専用フォルダーに入り、そのまま審査手続きに入れるようになったので、最短で翌日には口座が開設できます。これによってお客様へのサービス品質が向上したことは、何よりも大きな成果だと実感しています」と語る。

同社は、今後も『GlobalScan』のさまざまな機能を活用しながら、業務フローの改善やサービス向上を目指していく考えだ。

「現状は、紙での保管義務が法令で定められている書類が多いため、全てを電子化することは難しいですが、法改正の折には、ぜひ活用したいですね」(山内氏)

大塚商会担当者からのコメント

「『GlobalScan』のさらなる活用法をご提案します」

いちよし証券株式会社様からは、「『GlobalScan』のOCR機能で、手書きのアンケートも電子データ化できないか」といったご相談を頂いています。より幅広く活用していただくため、今後も積極的なご提案を行っていきます。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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