Windows 7のサポート終了に伴い基幹業務システム・社内インフラを刷新。さらなる業務改善とセキュアなシステム環境を実現

「工事原価管理と会計システムのデータをシームレスに連動させることで、月末に集中する仕訳処理が短時間で行えるようになりました」

生活協同組合・消費者住宅センター 導入事例

建設業1~100名ERP・基幹業務・業務管理バックアップ・災害対策(BCP)ITインフラの保守・管理営業・業務プロセス効率化経営基盤強化・リスク対策ITの運用・保守の負荷軽減

生活協同組合・消費者住宅センターは、消費者(東京都在住者・在勤者の組合員)の住まいに関する多様なニーズに応えるため、新築工事やリフォーム、シロアリ防除、建築・不動産、相続に至るまでさまざまな相談にきめ細かく対応している。個別工事案件の原価管理と会計システムの連動による業務改善にいち早く着手し、工事原価の仕訳処理の時間短縮などを実現。今回、OSのサポート終了に伴い、最新の環境へシステムアップを図った。同時にBCP対策も強化し、災害時にも業務が継続できる体制づくりを進めている。

2019年9月取材

生活協同組合・消費者住宅センター

導入先の概要

業種
建設業
事業内容
新築工事、増改築リフォーム、シロアリ防除、建築・不動産、相続に関する各種相談など
従業員数
7名(2019年9月現在)
ホームページ
http://www.iecoop.jp/

導入の狙い

  • 工事原価管理の事務処理を効率的に行いたい
  • OSのサポート終了を機にシステムアップを図りたい
  • 万が一のための確実なデータバックアップが欲しい

解決策

工事原価管理と会計システムの連動による業務改善を継続的にご支援

導入したメリット

  • 工事原価の仕訳処理の時間が大幅に短縮された
  • セキュリティ対策やBCP対策が強化された
  • 以前よりもデータ入力が効率的に行えるようになった
  • 専務理事 大関 恵士氏

    「今回の『SMILE V 会計』の導入をはじめ、社内全体のIT面は大塚商会さんにお任せすれば業務が滞ることなく全て進められます」

  • 経理 横山 眞弓氏

    「多くの新機能が追加された『SMILE V 会計』を使用することによって、さらなる業務改善が期待できます」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番詳細お問い合わせ
基幹業務システムSMILE V 会計詳しく見るお問い合わせ
プロジェクト原価管理
業務オプション
詳しく見るお問い合わせ
統合脅威管理
システム
Fortigate 50E詳しく見るお問い合わせ
富士通サーバーPRIMERGY TX1310 M3詳しく見るお問い合わせ
NEC製NAS製品iStorage NS100Th詳しく見るお問い合わせ

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導入事例詳細

人と人のつながりを重視したきめ細かな対応で信頼を重ねる

『SMILE V 会計』のインクリメンタルサーチ機能で検索などの大幅な時短が図られた。

生活協同組合は、消費者(組合員)自らが出資し、利用・運営する非営利法人組織だ。日常生活品を取り扱う地域生協や医療分野の医療生協、大学や職場を活動の場とする職域生協など、その事業分野は多岐にわたる。

そうした中、生活協同組合・消費者住宅センター(以下、住宅生協)は、消費者の住まいに関する多様なニーズに応えるため、1975年に住宅事業を専門に取り扱う生協として設立された。建築士、宅地建物取引主任者、弁護士などの役職員をはじめ、地域の工務店などが協力業者として参加し、建築や不動産に関するさまざまな案件や相談に応じている。かつては、年間20件ほどの一戸建て住宅の新築工事があったが、リーマン・ショック以降、新築案件は徐々に減少。現在はリフォーム工事が大半を占め、年間で約1,100件の実績がある。特に大型台風などで家屋の屋根や外壁が損傷する被害が多発すると、電話による修繕の依頼や問い合わせが殺到するという。

また現在は、住宅のシロアリ防除にも力を入れている。シロアリ防除は5年間保証で、その間にシロアリが発生した場合は無料で駆除する。そのため、シロアリ駆除の依頼をきっかけに組合員に新規加入し、その後、リフォーム工事などを依頼されるケースも多いという。

リフォーム工事の場合は、東京都を東西に分けたそれぞれのエリアを担当する役職員がおり、組合員からの依頼で各エリアの協力業者を手配して、迅速な要望への対応をしている。簡単なリフォーム工事ならば、役職員が自ら修理を行うこともあるという。

「リフォーム工事の業務内容は、基本的には民間企業と同じです。その中で、住宅生協の特長は、見積金額が明朗なことと、地域に根差して人と人のつながりを大切にしていることです。極端な例を挙げると、高齢者からの『電球を一つ交換してほしい』といった細かな要望にも柔軟に対応しています」と専務理事の大関 恵士氏は語る。

SMILEシリーズをバージョンアップしながら業務改善を推進

今から20年前となる1999年10月に、基幹業務システム『SMILEαV4 財務』と建設業向け原価管理システム『コストマネージャー』をいち早く導入。二つのシステムのデータを連携させることで、工事原価が財務システムの仕訳データに反映される仕組みを実現している。以降も『SMILEαV4 財務』と『コストマネージャー』のバージョンアップを積み重ね、2016年3月には『SMILE BS 2nd Edition 会計』と『プロジェクト原価管理業務オプション』に移行。それに先立つ2012年5月には、顧客管理システム『BIG顧客管理』を導入し、組合員の個人データもシステム上で効率的に管理できる体制を整えた。

そうした中、2020年1月にWindows 7の延長サポートが終了することから、2019年9月に全てのPCをWindows 10に入れ替え、それを機に最新版の『SMILE V 会計』へシステムアップし、今後の働き方改革などに役立つ最先端の業務基盤を構築している。
長きにわたり、大塚商会をITパートナーに選定している理由を大関氏は語る。

「住宅生協が20年以上にわたり、大塚商会さんと継続的に取引している理由は大きく二つあります。一つは、電話機まで含め、あらゆるIT機器をワンストップで導入できることです。逆に言えば、大塚商会さんがいなければ、今の業務環境は実現されていなかったと思います。もう一つは、サポート体制が充実していることです。かつて、社内のサーバーが夏場にヒートアップしてストップしてしまうという想定外のトラブルが発生しました。そのときもSEの方がすぐに駆け付けて、迅速に対応してくれたので非常に助かりました。こういったスピード感のある対応をしていただけることでも、まさに最良のITパートナーだと感じています」

月末に集中する工事原価の仕訳処理の時間が大幅に短縮

リフォームの工事原価の大半は、協力会社に支払う外注費なので、その管理は比較的シンプルで分かりやすいという。とはいえ、40社ほどある協力会社への支払いは月末に集中するため、仕訳処理を行う際に時間と手間がかかっていた。しかし、『プロジェクト原価管理業務オプション』の「仕訳パターン検索」や「定型仕訳自動生成」機能を有効活用することで、その課題が一気に解消。煩雑な仕訳処理の時間と手間が大幅に削減した。

「ちょうど、『SMILE V 会計』に移行したタイミングで、『仕訳データをもっと効率的に入力できる方法はないですか?』と相談したところ、便利な機能があると教えてくれたのです。例えば、頻繁に使用する仕訳のパターンをあらかじめ登録しておくと、自動的に仕分けの借方/貸方科目が設定表示されるので、毎回一から仕訳データ項目を入力する手間が省けます。その結果、以前であれば数日かかっていた仕訳データの入力やチェック作業がわずかな時間で効率的に行えるようになりました。同時に仕訳ミスも未然に防げるようになったので、その効果は非常に大きいです」と経理担当の横山 眞弓氏は語る。

インフラの刷新でより快適でセキュアなシステム環境を実現

今回の基幹システム移行に伴い、社内のインフラも刷新。富士通サーバー『PRIMERGY TX1310 M3』をはじめ、NASの『iStorage NS100Th』や、統合脅威管理システム『Fortigate 50E』などを新たに導入し、より快適でセキュアなシステム環境を実現している。

「昨今は、サイバー攻撃の手口が巧妙になっていますが、大塚商会さんの提案を受けてセキュリティ対策が強化されたので、安心して日々の業務に専念できます」(大関氏)

最新の機能を有効活用しながらさらなる業務改善を図る

新築案件は会員の希望を細かく取り入れ工事が進められていく。

『SMILE V 会計』は、2019年9月に導入したばかりだが、以前よりも機能が大幅に強化されており、期待は大きい。例えば、事前に設定した業務予定に合わせて各種帳票を自動的に出力できるRPA機能(業務の自動化)や、さまざまな経営情報を取得できるプロジェクト分析機能なども活用できる。中でも、横山氏が特に便利になったと実感しているのが、インクリメンタルサーチ機能だという。

「入力を進めるごとに、結果が次々と絞り込まれて表示されるので、データ検索の時間も大幅に短縮されます。また、背景色も目に優しい色に変更できるので、操作画面が見やすくなりました」(横山氏)

リモートバックアップサービスでBCP対策を強化

近年は、各地で地震や台風などの自然災害が多発しているため、BCP対策の強化も重要な課題の一つだった。しかし、大塚商会のリモートバックアップサービスを活用することで、その課題もクリアしている。

「以前から社内のサーバーのデータは、テープでバックアップを取っていましたが、それと並行して大塚商会のデータセンターにバックアップを取ることで、万が一、大規模な災害が発生したときも、重要なデータの消失を未然に防げる環境が整いました」(大関氏)

その一方で、今後の課題は、現在個別に運用している顧客管理システム『BIG顧客管理』と『SMILE V 会計』のデータを連動させること。それによって、二重入力の無駄が省けるようになるので、必要な予算が確保できれば速やかに実現したいという。

将来的には、スマートフォンから社内のサーバーにアクセスして、自宅や外出先から事務処理が行える環境を整備することも視野に入れている。

「大規模な災害が発生して出勤できない場合でも、リモートで日常業務を継続的に行えるようになるので、働き方改革と災害対策の両面で効果をもたらすと期待しています」(大関氏)

大塚商会担当者からのコメント

「手厚いサポートで基幹系システムの継続的な運用をご支援」

生活協同組合・消費者住宅センター様は、20年以上にわたり、SMILEシリーズをバージョンアップしながら継続的に活用されています。今後も時代の変化に柔軟に対応しながら、手厚いサポートでお客様の期待にお応えします。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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