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実店舗と卸、通販の販売管理を一元化。リアルタイムでの販売管理と業務の大幅な効率化が実現

「店舗と卸、通販の一元管理は当社の業務のネック解消につながりました。業務の効率化は従業員にも好評です」

有限会社いい友 導入事例

2018年10月取材

卸売・小売業、飲食店1~100名ERP・基幹業務・業務管理営業・業務プロセス効率化経営基盤強化・リスク対策

有限会社いい友は、健康への効用が注目されるごまを使った加工食品の専門店だ。じっくりと炊き上げたイワシに金ごまをまぶした「金胡麻いわし」などのオリジナル商品が人気だ。東京・池上本門寺参道の本店と神戸店からなる実店舗のほか、卸、通販という三つの販売チャネルを持つ同社。これまではチャネルごとに別々に販売管理を行ってきた。そのため、リアルタイムの在庫管理が難しく入力の二度手間などの課題が生じていたが、小売り/卸/通販業務に一元対応できる販売管理システムの導入により、これらの課題が解決され業務の効率アップに成功した。

有限会社いい友

導入先の概要

業種
食品製造・販売
事業内容
ごまの加工食品の企画/製造/卸/小売
従業員数
25名(2018年10月現在)
ホームページ
http://www.iitomo-goma.co.jp/

導入の狙い

  • リアルタイムでマルチチャネルの販売管理をしたい
  • 入力の二度手間を解消したい
  • 各種帳票をスムーズに出力したい

解決策

通販/卸業務に一元対応できる販売管理システムの導入

導入したメリット

  • リアルタイムでマルチチャネルの販売管理ができるようになった
  • 帳票の出力がスムーズになり、自由帳票機能で経営分析資料も充実した
  • 入力の二度手間が解消され、業務が大幅に効率化された
  • 代表取締役社長 田代 静子氏

    「取引先の選定は、長年の信頼関係を大切にしています。『こうしたことがしたいんだけど』という問いかけに対する大塚商会さんの対応の早さにはとても満足しています」

  • 営業次長 新村 芳久氏

    「集計表作成の手間が不要になったことは大きな成果ですね。再入力の手間を必要とせず、リアルタイムの集計表を即座に出力できるようになったことは、私たちの事業にとって大きな前進だと感じています」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番
通信販売業向け販売管理システムSMILE BS 2nd Edition Smart通販
サーバーソリューションN-Packサーバー

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導入事例詳細

「健康を食べましょう」を合言葉に幅広いラインアップのごま製品を提供

「健康を食べましょう」を合言葉に、体においしい、優しい商品を作り続けている

有限会社いい友(以下、いい友)は1991年創業のごまの専門店だ。「健康を食べましょう」を合言葉に、食べる丸薬ともいわれる“ごま”に注目し、ごまを使った商品開発を手掛けてきたのが代表取締役社長の田代 静子氏だ。
「当時は『ごま専門店? 何それ』という時代でしたが、どうすればお客様に喜ばれるかを第一に考え、何とか今まで商売を続けてきました」

料理研究家でありレストランの経営を手掛けたこともある田代氏は現在八十三歳。今も二階のオフィスへ行くのにエレベーターは使わず、階段を上り下りしているという。これもごまパワーのなせる業かもしれない。

商品の種類は現在約40種類。同社の人気商品である「金胡麻いわし」は、田代氏が「魚嫌いの人でも気軽に食べてもらえる商品を作りたい」と考え、試行錯誤の末に生まれたものだ。イワシをじっくりと炊き上げ、香り高い金ごまをまぶした同商品は「魚の臭いを気にすることなく、おいしく食べられる」と好評で、育児中の若い主婦から健康を気遣う高齢者まで、幅広い層の支持を得ている。

さまざまな課題の解決につながったチャネル別の販売管理

いい友の販売チャネルは、池上本門寺参道の本店および神戸店からなる実店舗、販売代理店や百貨店の卸、電話やFAX注文を中心にした通信販売の三つのチャネルに分かれる。実店舗と卸、通販では、管理項目などがそれぞれ異なる。そのため同社では、個別に販売管理システムを構築/運用してきたが、各システム同士は連携しておらず、在庫管理や商品別、月日別の売り上げ集計などは、IT知識を持つ経理担当者が作ったExcel集計表を使って管理していた。

入力の二度手間、非効率なデータ作成、業務の属人化が課題だった

日々の販売管理業務は、注文が入るたびに伝票を見ながらExcelに入力し直していた。また、神戸店の売り上げ情報は手書きのFAXで送られてくるため、それを東京本店で入力し直していたことから、入力の手間が二重に発生していた。加えて販売チャネルごとに管理システムが独立していたために、全社の商品別、代理店別などの売り上げや在庫状況を確認したい場合は、各チャネルからデータを取り出し、集計、整理して一覧表を作成するといった作業が発生し、一つの集計データを作成するのに一時間以上かかっていた。また、経理担当者が販売管理を全て一人で行っていたため、ほかのスタッフに業務の置き換えができず、担当者不在時のトラブル対応が難しいことも課題だった。

これらの課題を解決するため、田村氏は従来の販売管理システムの抜本的な見直しを決断。そこで、チャネルごとに別々になっていた販売管理システムの一元化と、それに伴う業務の標準化が必要となった。

卸と小売りの一元管理が課題を解消

システムの見直しに当たり、田代氏は日ごろから付き合いのある社会保険労務士に今回の業務課題を相談。そこで紹介されたのが、大塚商会の通信販売業向け販売管理システム『SMILE BS 2nd Edition Smart通販』だった。

一元管理で二重入力の手間を解消

課題であった実店舗と卸、通販の販売管理の一元化が図れることを高く評価した同社は、導入を決断。田代氏の右腕でもある営業次長の新村 芳久氏が、その理由を説明する。
「チャネル別に運用してきた以前のシステムでは、売り上げと請求しか管理できていませんでした。今回、販売管理システムを一元化することで、商品別や担当者別といった各種売り上げ集計が一つのシステムで行えるようになる点を高く評価しました。また卸の場合、代理店のフォーマットに対応した伝票出力が求められることが少なくありませんが、『Smart通販』の自由帳票機能を使うことで、システムのカスタマイズを行わずに各種帳票出力に対応できることも大きなポイントでした」

問い合わせ・要望への迅速な対応を高く評価

もう一つの課題だったシステムのサポート面でも、大塚商会の対応は十分に満足できるものだった。
「当社からの問い合わせやさまざまな要望に常にスピーディーに対応してくださったことも、高く評価しているポイントの一つです。導入後もその印象は変わっていません。大塚商会さんに対する社内評価はとても高いですね」と田代氏はうなずく。

入力の二度手間解消をはじめとする業務効率化を実現

システムの稼働は2017年7月。本店だけではなく神戸店にも端末を配置し『Smart通販』を利用している。こうして、課題だった小売り・卸・通販の一元管理は、リアルタイムの在庫管理の実現やさまざまな業務効率化につながっている。

一元管理により集計表出力も迅速化

本店以外に神戸店にも端末を配置し『Smart通販』を活用している。課題だった小売り/卸/通販の一元管理によって、リアルタイムの在庫管理をはじめ、さまざまな業務効率化につながっている

その一例が各種集計表出力の省力化だ。営業次長の新村 芳久氏は次のように言う。
「従来のようにExcelで集計するやり方では、『こういう資料を確認したい』と言われても、手作業で作成する必要がありました。しかし現在は、リアルタイムの情報が即座に出力できるようになりました。これまでデータの再入力や集計に費やしてきた作業時間が、別の業務に振り向けられるようになったことも大きなメリットの一つだと感じています」

また販売管理システムと在庫管理用Excel集計表への入力、そして発送伝票の作成というような、手間の重複していた通販業務が効率化されたことも大きな導入効果の一つだ。

リモートサポートでトラブルも即座に解決

大塚商会のサポートにより、従来の属人化したシステム運用から脱却できた点も大きな収穫だった。
「分かりやすいUIで感覚的に操作ができることに加え、操作方法が分からないときは、デスクトップ画面を共有しリモートサポートで丁寧に説明してもらえることも、社内ではとても好評です。導入から一年以上が過ぎましたが、特にトラブルもなく、スムーズな運用が継続しています」(新村氏)

現在、同社のインターネット通販については大手ECサイトに出店しているが、今後は自社独自の通販サイト構築まで視野に入れ、その見直しを検討している。それと共に同社が現在検討しているのが、店舗別売り上げ集計ファイルに「天候」という項目を付け加えることだ。
「当社のような業態の場合、店舗売上は天候に大きく左右されます。そのため過去の販売実績と天候との関連性を読み解き、各店舗の品ぞろえ、売り上げなどの予測ができるような仕組みについて、大塚商会さんにご相談しているところです。私自身はPCを操作しませんが、出力された集計表をじっくりと読み込むことが経営上のさまざまな気づきにつながっています。今後も集計データの分析方法を工夫していきたいと考えています」(田代氏)

今後、いい友では、より使いやすいシステムへと『Smart通販』を改良していく考えだ。

大塚商会担当者からのコメント

「これからも信頼にお応えしていきます」

健康への効能が注目されるごまの専門店である有限会社いい友様のファンは全国に広がっています。現在、社外のECモールを利用されているネット通販の仕組みについても、より効率化できるよう、見直しをご提案していきたいと考えています。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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