使いやすくセキュリティ万全のLINEビジネスチャットで、訪問看護の業務効率化と情報共有を実現

「使い慣れたスマートフォンで利用できるサービスを選んだのは正解だったと思います」

有限会社いわさき 導入事例

サービス業101~1,000名情報共有・会議システムクラウドモバイル・タブレット活用営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上

北九州市で介護保険法に基づく訪問介護や医療保険法に基づく訪問看護、デイサービス、有料老人ホームの運営など、高齢化に対応した幅広いサービスを提供する有限会社いわさき。特別養護老人ホームと同等のサービスが低料金で受けられる住宅型老人ホームを運営するなど、高齢者に寄り添い、地域に密着したサービスで高い信頼を得ている。訪問看護における看護師との連絡やスケジュール管理を効率化したいと考えた同社は、大塚商会のビジネスチャットサービス『たよれーるLINE WORKS』を導入。情報漏えいを防ぎながら手軽に情報共有できる点に利便性を実感している。

2018年5月取材

有限会社いわさき

導入先の概要

業種
業種:医療・介護サービス
事業内容
デイサービス・通所介護、訪問介護サービス、訪問看護サービス、居宅介護支援、定期巡回随時訪問介護看護、障がい者総合支援サービス、福祉用具貸与販売
従業員数
250名(2018年5月現在)
ホームページ
https://www.iwasaki-group.co.jp/

導入の狙い

  • 情報漏えいリスクを解消しつつ、訪問看護業務でチャットを活用したい
  • ITに不慣れな看護師でも使いやすい端末やサービスを導入して利用を促したい

解決策

  • 使い慣れたスマートフォンで利用できるビジネスチャットサービスをご提案
  • 情報漏えいを防ぎながら手軽に情報共有できるチャットツール

導入したメリット

  • 万全なセキュリティによって、利用者の個人情報や画像も送受信可能になった
  • 訪問看護の報告に要する作業時間が短縮され、残業が7割減少した
  • 業務本部 専務 岩崎氏

    「本部と訪問看護師のコミュニケーションだけでなく、連絡事項や訪問スケジュールの配信にも活用しています。『たよれーるLINE WORKS』は、グループウェアとしても使いやすくて便利なツールです」

  • 業務本部 緒方氏

    「訪問看護師に連絡事項を送った後、既読表示を見れば連絡が伝わったかどうかを確認できるのが便利です。LINEと同じように使える点が『たよれーるLINE WORKS』の大きな魅力ですね」

  • 訪問看護ステーションいわさき 所長・看護師 蒲原 祐子氏

    「セキュリティ性の高い『たよれーるLINE WORKS』を導入したおかげで、利用者の診断書や写真などがそのまま送れるようになり、訪問看護師の作業負担が軽くなりました。おかげで残業時間が約7割も減っています」

導入製品情報

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導入事例詳細

訪問介護看護など幅広いサービス住宅型有料老人ホームに注力

福岡県北九州市の有限会社いわさき(以下、いわさき)は、介護保険法に基づく訪問介護や医療保険法に基づく訪問看護、デイサービス、有料老人ホームの運営など、高齢化に対応した幅広いサービスを提供する会社である。
介護保険制度が始まった2000年に設立。翌2001年2月に「ヘルパーステーションいわさき」、同12月に「ケアプランいわさき」、2005年5月には「デイサービス三萩野」をそれぞれ設立し、当初は介護を中心とするサービスを提供した。

その後、医療保険法に基づく訪問看護などのサービスや、有料老人ホーム運営にも事業の幅を広げ、2010年8月には「有料老人ホームかたの」、2012年2月には「ナーシングホームじょうの」の入居を開始した。
これらの施設はいずれも小倉北区にあり、地域に密着した総合介護看護サービスを提供している。
「介護サービスについては介護度3以上の重度の要介護者、看護サービスについては医療依存度の高い方を受け入れているのが当社の特徴です。寝たきりや重い病気の方々に寄り添って、心のこもったケアや看病、生活のお世話などを行っています」と語るのは、同社 業務本部 専務の岩崎氏だ。

北九州は政令指定都市の中でも特に高齢化率が高く、市は「高齢者に住みよい街ナンバーワン」を目指している。そのため、市内には大きな病院や介護施設も多い。
しかし、「入院を減らして在宅医療を増やすという国の政策に沿って、多くの高齢者は病院以外で介護や看護サービスを受けざるを得なくなっています。そうした時代の利用者ニーズに応えて、5年ほど前から住宅型有料老人ホーム事業に力を入れています」(岩崎氏)

それまで同社の老人ホームは既存の建物を転用したものであったが、2016年2月には新築の住宅型有料老人ホーム「ナーシングホームしのざき」をオープンした。バリアフリー2階建てで、部屋数66室(1室当たり約18m2)。各部屋トイレ、洗面台、カーテン、エアコン完備という快適な空間である。介護スタッフ、看護スタッフは24時間常駐し、関係医療機関の医師による往診や受診体制も整っている。
2017年9月には、すぐ隣に部屋数89室(1室当たり約13~26m2)の「ナーシングホームいわさき」もオープンした。
「特別養護老人ホームと同等のサービスが低料金で受けられるということで、入居者やご家族の方々から大変喜ばれています。今後もサービスの幅を広げながら、介護と医療の両面で地域包括ケアシステムの整備に貢献していきたいと思っています」(岩崎氏)

情報漏えいリスクがないビジネスチャットを選定

管理画面からグループ設定やチャットログの監査などが行える。アカウントロックやアプリデータの削除など情報漏えい対策の機能が充実している

いわさきは2018年2月、業務本部と訪問看護師とのコミュニケーション手段として、大塚商会のビジネスチャットサービス『たよれーるLINE WORKS』を導入した。
『たよれーるLINE WORKS』は、いまやコミュニケーションアプリの代名詞ともいえるLINEをベースにワークスモバイルジャパンが『LINE WORKS』を開発、大塚商会より販売しているサービスだ。LINEの使いやすさはそのままに、ビジネス利用に欠かせない情報漏えい対策、チャットログ管理といったセキュリティ機能が追加されている。岩崎氏は導入経緯について次のように語る。
「利用者のお宅でサービスを提供する訪問看護は、看護師が常に訪問先にいるので、本部との密なコミュニケーションが大変重要です。かつては携帯電話のショートメッセージ(SMS)で連絡を行っていましたが、スマートフォンが普及してから、看護師さんたちは自然とLINEを使うようになりました。LINEなら文字だけでなく、利用者の診断書や看護中の様子なども写真に撮って送れるのが便利だからです」

しかし、一般ユーザー向けのLINEを連絡に使用することには、セキュリティ面での大きな不安があった。利用者の名前が入った診断書などの写真や、顔が写っている看護中の写真が流出すると、個人情報漏えいになってしまうからだ。
「そのため、書類の写真を送る際には、名前の部分を付箋で隠して撮影する。チャットで利用者に関する情報を伝えるときにも、名前の一部を『●山▲夫』さんといったように伏せ字にして送るというルールを決めて運用していました。しかし、これだけでは情報漏えい対策として万全とはいえません。隠し漏れが生じることもありますし、看護師が退職したら、スマートフォンに残っている写真の管理ができなくなってしまうからです」(岩崎氏)

伏せ字にした名前は、同じような人が何人もいるので、利用者を特定するのに時間がかかるという問題もあった。
そこで同社は、もっとセキュリティ性が高く、安心して情報をやりとりできるコミュニケーションツールを導入したいと考えた。しかし、パソコンやタブレット端末を使って情報をやりとりするツールでは、看護師にとってハードルが高いと考えたという。
「80代の看護師さんもいらっしゃいますし、デスクワークをほとんど経験したことのない方も多いので、キーボード入力に慣れていないからです。何かいいものはないかと探したところ、たまたま見つけたのが『LINE WORKS』だったのです」(岩崎氏)。

LINEと同じように使えて、セキュリティが担保できるという点は非常に大きな魅力であった。これなら、ほぼ今までどおりの使い方ができるので看護師にもスムーズに受け入れてもらえるに違いないと岩崎氏は考えた。
そこで、『たのめーる』などで取引のあった大塚商会に相談したところ、『たよれーるLINE WORKS』の提案を受けた。いわさきは2018年2月に90アカウントを契約し、訪問看護サービスの連絡手段として利用を開始した。
「実は、他社製品の導入も並行して検討したのですが、どちらかというとパソコン向きのサービスだったので、最終的に『たよれーるLINE WORKS』を選びました。現在の活用状況を見ると、やはり使い慣れたスマートフォンで利用できるサービスを選んだのは正解だったと思います」(岩崎氏)

訪問看護師の作業負担が軽減。残業時間が約7割減る

いわさきでは導入に先駆けて、まず30日の試用期間中に岩崎氏を含む3名の業務本部スタッフが『たよれーるLINE WORKS』を使用した。
この過程で、運用のための基本ポリシーの設定やルール作りなどを行い、手始めに管理者15名に『たよれーるLINE WORKS』がインストールされたスマートフォンを配布した。
管理者にポリシーやルールを十分理解してもらったうえで、それぞれの下で働く訪問看護師のスマートフォンにもアカウントを割り当て、正式に使用を開始した。看護師は個人所有のスマートフォンにアプリをインストールして使用している。
セキュリティ機能を備えた『たよれーるLINE WORKS』を導入したことは、訪問看護現場の作業効率改善にも役立っているようだ。撮影した写真が外部に漏れる心配がないので、個人情報にかかわる部分に付箋を貼るといった作業がなくなるからである。

同社が運営する訪問看護ステーションいわさきの所長・看護師である蒲原祐子氏は、「通常、看護を終えて帰る直前に行う作業なのですが、これがなくなったことで看護師の残業時間が約7割減りました。労務負担が軽減されますし、より多くの利用者を訪問できるようになるのでサービス向上も期待できます」と語る。
また、利用者の症状や行動を撮影した画像・動画なども個人情報の流出を気にせずやりとりできるようになったのはありがたいという。
「容体が急変したときなどは、本部に画像や動画を送ってベテラン看護師のアドバイスを受けたり、医師に相談したりしたいときもあります。そうした緊急対応にも役立つのは非常に助かります」(蒲原氏)

リハビリや看護の模範的な手順を動画撮影し、看護師同士でノウハウを共有するのにも活用しているという。
また、『たよれーるLINE WORKS』は画像や動画をスマートフォン本体に保存できないようにする設定も可能なので、看護師が退職した後でも情報漏えいを防ぐことができる。あらゆる面で安心なサービスといえそうだ。
もちろん業務本部と看護師や、看護師同士のコミュニケーション手段としても『たよれーるLINE WORKS』を活用している。
業務本部の緒方氏は、「部門や担当ごとに複数のグループを作成して利用しています。誹謗中傷などを防ぐために、チャットの内容は特定のキーワードを監視して、常に本部がチェックしています」と語る。

さらなる業務効率化を目指し、LINE WORKSの機能活用を進める

『たよれーるLINE WORKS』の導入で業務効率が大幅に向上。限られた人員で最高のサービスを提供できる体制づくりに貢献している

いわさきでは、業務本部が『たよれーるLINE WORKS』のグループチャット機能を使って看護師に連絡事項を配信し、毎日の訪問スケジュールについても個別に紙の予定表を写真撮影して送るなど、グループウェアとしても活用している。
岩崎氏は、「そもそも『たよれーるLINE WORKS』を導入したのは、グループウェアとして活用し、看護師さんたちの業務効率化やコスト削減、サービスの品質向上を図りたいというのが大きな狙いでした。介護看護は福祉事業ですが、事業を継続させるには収益の向上が欠かせません。そのためには生産性や効率を高め、限られた人員で最高のサービスを提供できる体制を作り上げることが不可欠。グループウェアはそれを実現する有効なツールだと考えています」と語る。

岩崎氏は今後について、「できれば、訪問看護師の活動予定と実績が『たよれーるLINE WORKS』上で入力できる仕組みを作っていただけるとありがたいですね。また、『たよれーるLINE WORKS』には翻訳機能も付いているそうですが、今年度から外国人の看護師を採用する予定なので活用していきたいと考えています」と語る。
また、大塚商会に対しては、「これからも業務の効率化やコスト削減につながるITソリューションの情報を積極的に提供していただきたいですね」(岩崎氏)と期待を込めて語った。

大塚商会担当者からのコメント

「現場負担の軽減につながるITソリューションをご提案します」

有限会社いわさき様は、LINE WORKSを活用することで現場の業務負担を軽減されました。これからも業務の効率化やコスト削減につながるIT情報をご提供します。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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