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栃木県内最大級の農協が出力機器の配置を見直し、ベンダーを一元化。運用コスト削減と管理の効率化を実現

JAしもつけ 導入事例

2018年7月取材

金融・保険業101~1,000名複合機・コピー機活用コスト削減・売り上げ向上経営基盤強化・リスク対策営業・業務プロセス効率化

JAしもつけは、栃木県南部を基盤にする県内最大級の農業協同組合だ。長く続くゼロ金利政策が経営に大きな影響を及ぼす中、同組合は新規事業による新たな収益確保と共に、コスト削減の取り組みも推進している。こうした中で課題として浮上したのが、4社のメーカーが混在する複合機・プリンターのランニングコストだった。大塚商会の現地調査サービスによって運用を見直し、大幅なコスト削減が実現した。さらにトナーの買い置きを不要にするなど、総務部門の業務効率化にも貢献している。

JAしもつけ

導入先の概要

業種
農業協同組合
事業内容
信用事業・共済事業、営農事業、経済事業
職員数
410名(2018年7月現在)
ホームページ
http://www.ja-shimotsuke.or.jp/

お客様の声をご紹介

代表理事組合長 神永 信男氏

「当組合の事業継続が食の安全と地域の農業を守り続けることにつながるという思いの下、不必要なコストの削減を通し、経営基盤強化に今後も積極的に取り組んでいきたいと考えています」

企画総務部 総務課 課長 岡本 靖弘氏

「コスト削減は職員一人一人の自覚と行動に任せるだけではなく、システムを見直すことでより効果的になります。こうした現場に負荷が掛からないコスト削減に今後も取り組んでいきたいと考えています」

企画総務部 総務課 田島 昌和氏

「今回の複合機リプレースは各部署でも好評で、新機種の使い勝手に満足しているという声が数多く聞こえています。長年の懸案を解決してくれた大塚商会さんに感謝しています」

大塚商会担当者からのコメント

「複合機リプレースの第一歩として現地調査をご活用ください」

お客様が複合機・プリンターの機種や運用の状況を短期間に調査するのは難しいはずです。餅は餅屋という言葉のとおり、リプレースの前提となる状況把握に、ぜひ当社の現地調査をご活用ください。

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導入事例詳細

ビール用大麦の生産量日本一。栃木県内最大級の農業協同組合

『農業生産の拡大・農業者の所得増大への挑戦』『地域活性化への貢献』『経営基盤の確立』という目標を掲げ、改革に向けた取り組みを進めている

栃木県南部を地盤にするJAしもつけは、旧栃木市を中心とした1市5町の7農協の合併で生まれた県内最大級の農業協同組合だ。組合員は約2万1,000人で、そのうち2/3を正組合員(農家)が占めている。管内では稲作に加え、トマト、イチゴ、ナス、ニラ、ブドウなど多種多様な品目を栽培・出荷し、中でもビール醸造に使われるビール大麦の出荷量は国内最大を誇っている。2017年以降、農協では、「農協改革」の旗印の下で農業者の利益拡大に軸足を置いた改革が進んでいる。それはJAしもつけも例外ではない。
「2017年からの3カ年計画において、当組合では『農業生産の拡大・農業者の所得増大への挑戦』『地域活性化への貢献』『経営基盤の確立』という目標を掲げ、改革に向けた取り組みを進めています。いずれも重要な目標であり、農協、そして企業としての存在意義は、この実現にあると言っても過言ではないと考えています」と代表理事組合長の神永 信男氏は語る。

農業に基盤を置き事業を展開する一方で、総利益の4割弱が貯金や融資、為替、国債窓販などの信用事業(JAバンク)が担っている点も同組合の大きな特色だ。そのため、長く続くゼロ金利政策が経営に与える影響は決して小さくない。
「経営基盤の確立という目標を掲げるとおり、収支の改善は当組合にとり大きな課題の一つです。我々が安定的に事業を継続できる体制を築くことが地域の農業を守り、食の安全を担うことにもつながると私たちは考えています」(神永氏)

コスト削減の一環として、複合機の運用コストに注目

農業者の利益拡大に向けた取り組みを継続的に行ううえで、経営基盤の確立は避けて通ることができない課題である。JAしもつけは、外に向かっては新たな収益源の確保、内に向かってはコスト削減という二方向の取り組みを通し経営基盤の確立を図ってきた。その方向性を企画総務部 総務課 課長の岡本 靖弘氏はこう説明する。
「コスト削減には時間や備品の使い方が経営に及ぼす影響を全職員が自覚し、業務に取り組むことが大切ですが、それと同時にシステム化に目を向けることでコスト削減を図ることも可能です。我々はこうした観点からもさまざまな見直しを進めています」

一括管理による業務車両の台数削減、施設の集約による賃貸コスト削減、賃貸する不動産の資産化などを進めてきた同組合が次に注目したのが、月額約55万円にも及ぶ複合機・プリンターのトナー代の削減だった。
同組合の複合機・プリンターはこれまで、必要に応じて随時ベンダー各社から見積りを取り、機種選定を行う形で導入が行われてきた。こうした導入方法はイニシャルコストの最適化が図られる一方で、ランニングコスト増大が懸念されることが一般的だ。その弊害を岡本氏はこう説明する。
「当時、当組合では導入時期がそれぞれ異なる4メーカーの複合機・プリンターが併用され、総務部門だけでは到底管理しきれない状態になっていました。例えば、ある部門では導入以来20年間、修理しつつ利用してきた機器があると思えば、別の部門では5年ごとに入れ替えてきた機器があるという状況で、どこから手を付ければいいのか分からないというのが正直なところでした」

また総務部門でトナー在庫を管理し、トナー切れのつど、社内便でトナーを配送するなどの管理業務の手間も課題になっていた。

現地調査によって利用頻度を考慮した機器選定が行われた。本部に導入した複合機には紙折りオプションを追加し、資料作成の折り作業を自動化している

トナー・定期交換部品・保守サービス料金を合算し、1アカウント単位の料金で利用できるM-PaC保守サービスに対応したプリンターを選定

大塚商会の現地調査を利用し、全面リプレースを実施

こうした中、Officeソフトの導入などを通して以前から取引があった大塚商会から提案されたのが、複合機・プリンターの利用状況に関する現地調査だった。
「我々だけでは対応が難しいと考えていただけに、まさに渡りに船の提案でした。調査段階から入ってくれるのであれば積年の課題も解決できるのではないかと考え、すぐにその提案を受け入れました。大塚商会さんは即座に当組合の本社と8支店、6店舗の複合機配置と利用状況を調査し、運用コストを大幅に削減するリプレース案を提案してくれたのです」(岡本氏)

現地調査の結果を基に、ベンダー各社のコンペを実施

JAしもつけは、大塚商会の現地調査報告をベンダー各社に提供し、新たな提案を募るプロセスを経て最終的に大塚商会の提案の採用に至っている。
「他社ベンダーの提案は、複合機・プリンターの配置を大幅に間引くものでした。しかし、大塚商会さんの提案は、従来の機器配置をベースに大幅なコスト削減を実現するというものでしたから、これであればスムーズな移行が行えると判断しました」(岡本氏)

JAしもつけがリプレースしたのは、複合機43台、プリンター43台の計86台。採用決定後、わずか1週間で全ての入れ替えを終えたことも岡本氏が注目したポイントの一つだ。これも、LAN接続環境などの調査を含む、大塚商会の入念な現地調査の効果の一つといえる。

コスト大幅削減に加え、管理業務の省力化も実現

「カンタン私書箱プリント」を利用することで、無駄な出力がなくなり、書類が混在することもなくなった

ランニングコスト削減額は年間500万円以上と見込まれているが、効果はそれだけではない。まず挙げられるのは、総務部門による管理の大幅な省力化の実現だ。トナー残量が少なくなると自動的に発注を行う機能が搭載された最新機種への入れ替えによって、これまでのように総務部門がトナー在庫を管理する必要がなくなったことがその第一の理由である。また、トラブル対応窓口が大塚商会のサポートセンターに一元化されたことで、トラブルのつど、総務部門が一時窓口として対応する必要がなくなった点も効果の一つだ。
「トラブル発生時に、対応ベンダーの確認から始めていた従来とは、比較にならないほど管理が楽になりました。また何か問題があると、30分ほどで保守スタッフが駆け付けてくれるのも大きなメリットだと思います」と企画総務部 総務課の田島 昌和氏は語る。

最新機能の全社的な活用も移行メリットの一つ

出力機器の操作パネル上で印刷を指示する「カンタン私書箱プリント」への評価も高い。
「カンタン私書箱プリントは、全ての複合機・プリンターに搭載しています。最初は面倒だという意見もありましたが、都合の良いタイミングで出力を取りに行けるので、他人に間違って持っていかれる心配がなく、ミスプリントの削減にもつながっていると好評です」(岡本氏)

また、今後の課題として岡本氏が挙げるのが、カラー印刷の活用だ。
「これまで、コストの観点からカラー印刷の利用は制限してきましたが、業務によってはカラー印刷による分かりやすい資料づくりが求められます。モノクロ印刷と同コストで2色カラー印刷が行える機能などを使い、今後は必要に応じて2色カラー印刷を行うように訴求していきたいと考えています」

さらに、複合機のスキャン機能やIP-FAX機能を使ったペーパーレス化の実践も今後の課題だ。
「当組合の複合機は全てネットワークに接続して運用していることもあり、IP-FAXは今すぐにでも始めたいと考えています。そのほか、稟議書の電子化やBCPの強化も課題の一つです。こうした部分で大塚商会さんの新たな提案に期待しています」(岡本氏)

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • RICOH製複合機『RICOH MP Cシリーズ』

    直感的な操作ができる「MultiLink-Panel 」を標準搭載し、豊富なアプリケーションによる新しい情報活用ニーズへ対応したフルカラー複合機をご紹介します。

  • RICOH製プリンター『RICOH SP C840M』

    RICOH(リコー)製品は、最新のデジタルフルカラーやモノクロ複合機、A0判対応の広幅複合機など、幅広い機種をご用意。お客様に最適な機種をご提案します。お気軽にお問い合わせください。

  • プリンター保守サービス『M-PaC(エムパック)保守』

    プリンターの管理や手間を軽減する保守サービス「M-PaC(エムパック)」についてご紹介します。複合機やコピー機のようにプリンターの保守のご要望にお応えします。

  • 『リコー カンタン私書箱プリント AE2』

    リコー カンタン私書箱プリント AE2は、ミスプリントを防いでコスト削減を図り、セキュリティ対策にも大変有効で、環境に優しいオフィスを実現できます。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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