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オーダーメード車いす製造のパイオニアが、事業規模拡大による紙出力コストの増加を複合提案で圧縮し、残業削減にも貢献

株式会社ジェー・シー・アイ 導入事例

2017年8月取材

製造業101~1,000名製品の導入・活用支援複合機・コピー機活用電気代の削減コスト削減・売り上げ向上営業・業務プロセス効率化LED照明で節電対策

株式会社ジェー・シー・アイは、「福祉事業を通して高齢者や障がいを持つ人々の自立を支援する」という理念のもと、1976年に仙台市に設立された。以来、利用者が日々の生活を快適に過ごせるように、オーダーメードの車いすの製造に尽力し、大きな信頼の輪を広げている。ただ、事業拠点の増加に伴ってプリンターの紙出力コストが増え続けるという悩みもあった。加えて従業員の増加に伴い、給与明細書の発行および配布の業務負荷も増大していた。しかし、大塚商会の総合的な提案により、これらの課題が一挙に解消。現在は働き方改革のさらなる推進に力を注いでいる。

株式会社ジェー・シー・アイ

導入先の概要

業種
介護・福祉
事業内容
福祉用具の販売・レンタル、オーダーメード車いすの製造・販売、住宅リフォーム、病院・福祉施設用設備機器・備品の製造・販売、医療・リハビリ機械器具の販売、福祉施設の設計・コンサルタント業務、保育事業などを幅広く展開
従業員数
140名(2017年3月現在)
ホームページ
http://www.jci-1000nen.co.jp/

お客様の声をご紹介

管理本部長 小野 純氏

「大塚商会さんの良いところは、メーカーではないことです。メーカーは自社製品を使った提案しかしませんが、大塚商会さんはさまざまな製品を組み合わせた最適なソリューションを提供してくれるので、とても心強いです」

管理本部 管理課 宮川 浩幸氏

「業務の効率化につながるシステムを徐々に増やしていけば、結果的に業務コストの軽減や働き方改革の推進につながります。その意味では、今後も大塚商会さんの知恵を借りながら、全社規模でIT化を進めていきます」

大塚商会担当者からのコメント

「ITによるコスト削減や業務効率化を具体的にご提案します」

株式会社ジェー・シー・アイ様は、当初、プリンターの出力コスト見直しを検討されていましたが、付随するさまざまなコスト削減をトータルにご提案させていただき、LEDや新電力サービスなどをあわせて、複合的に会社全体のコスト削減を実現されました。これからも、効果のあるITをご提案させていただきます。

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導入事例詳細

日常生活を快適に過ごせるオーダーメードの車いすを製造

利用者や家族のさまざまな要望を聞きながら、日々の生活を快適に過ごせる理想的な車いすを製造・販売している

利用者の体型や病状に合わせたオーダーメード車いすの製造を中心に、さまざまな福祉用具の販売・レンタル事業を展開する株式会社ジェー・シー・アイ。現在は東日本エリアに自社工場を含めた8カ所の事業所を構え、グループ会社を通じて訪問介護などの介護サービス事業も手がけている。
いまや車いすは、公共施設などの入り口に必ず数台用意されている。しかし、一般的な車いすは、移動することだけを考えて製作されているので、朝起きてから夜寝るまで常に車いすを必要とする人にとっては、必ずしも最適なものではない。日常生活を快適に過ごすためには、個々の利用者の実情に応じた独自の車いすが必要になるという。
例えば、子どもであれば、支援学校(養護学校)の先生や保護者と相談しながら、まず、その子どもに合った車いすのスケッチを手書きで作成し、それを自社工場に持ち帰って試作品を製作する。その際、長時間座っても床ずれなどが起きないように、子どもの体型に合ったクッションを取り付けることも重要な要素となる。そのため、自社工場には、クッションを製作する裁縫職人も常駐している。
「出来上がった試作品を実際に試していただき、問題点があれば作り直していきます。この作業を何度も繰り返すことで、ようやくオリジナルの車いすが完成するのです」と管理本部長の小野 純氏は語る。
特に近年は核家族化が進み、一人暮らしの高齢者が多いので、地域の介護サービス事業者と相談しながら車いすの製作を行うケースも多いという。利用者の要望は多岐にわたるため、その要望に全て応えていくのは、決して容易なことではない。

同社が開発した小児用車いす「Hello! (ハロー!)」は、一般社団法人日本リハビリテーション工業会主催の「福祉機器コンテスト2017」において最優秀賞を受賞している

「正直、オーダーメード車いすの製作は時間も手間もかかります。しかし、車いすの利用者の細かな要望に真摯(しんし)に応えていくことで、より良い製品やサービスの提供に結びついています。それが当社の大きな強みになっています」と小野氏は語る。
実際、同社では、長年の経験とノウハウを生かすことで、小さな子どもも安心して利用できる小児用車いす「Hello!」を開発し、介護・福祉業界で大きな注目を集めている。また、東北福祉大学と共同開発した高齢者福祉施設特化型車いす「PS・1」は、2014年にグッドデザイン賞を受賞している。
その一方で、現在は仙台市でも待機児童問題が大きな課題となっているという。そこで、同社は、その解決策の一助となるように、2016年4月に仙台市の認可を得て小規模保育園「ぱれっと保育園」を開設。新たに保育事業にも取り組むことで、「0歳児から100歳の高齢者まで」一貫して自立支援などが行える体制づくりに努めている。

事業規模の拡大に伴う出力業務などの課題解決に着手

同社は1976年の設立以来、着実に事業規模を拡大してきたが、拠点数や事業部門が増えるにつれて業務上の新たな課題が出てきた。具体的には、請求書や見積書など紙の書類をプリンターで出力するひん度が急増し、毎月かなりの印刷コストが発生していた点だ。
ところが、それまで全拠点に導入していたプリンターは、保守料だけが含まれる5年リース契約だった。トナー代は別途費用がかかるため、印刷コストがかさむ大きな要因になっていた。そのうえ、以前のプリンターは経年劣化が進み、性能面でも問題が生じていた。
そうした中、プリンターのリース契約が満了となるため、当時取引していたベンダーに、現行機種を5年間再リースした場合の試算の提示を依頼。すると、以前よりも印刷コストが増えることが判明したという。
「トナー代は継続して有料のうえ、1台当たり年間3万円の保守料金が別途必要になると言われたのです。当時、全社で13台導入していたので、もはやお手上げの状態でした」と管理本部 管理課の宮川 浩幸氏は語る。
その一方で、従業員数の増加に伴い、給与業務の課題にも直面していた。「新たに保育事業がスタートしたこともあり、この5年間で従業員数が40名ほど増え、全従業員で140名になったのです。そのため、月末に行う給与明細の出力業務量が増え、以前と同じ時間で処理することが困難になり、残業せざるを得ない状態でした」と宮川氏は語る。
そこで、こうした諸課題を解消するために、以前からオフィス通販サービス『たのめーる』や『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』の導入で取引のあった大塚商会に相談。その結果、コスト削減と業務の効率化を同時に実現することが可能になった。

電気料金を含めた総合提案でトータルコストを大幅に軽減

今回、大塚商会が行った提案内容のポイントは、単にプリンターを入れ替えて印刷コストを軽減するだけではなく、全拠点の蛍光灯を低消費電力のLED照明に変更し、なおかつ、新電力サービスによる電気料金の削減によって、複合的に会社全体のコストを軽減することだった。さらに、そのコスト削減によって捻出された費用で、『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』をカスタマイズし、新たにWeb給与明細サービスを付与するという複合的なものだった。これにより、従来の課題が一気に解消へと向かう。
まず、出力業務では、トナーや消耗品、メンテナンスの費用がセットになっているプリンターの保守サービス『M-PaC』を有効活用。複合機と同じメンテナンスを受けることが可能になり、トナーの自動発注など運用管理の手間を軽減しながらコスト削減を図ることが可能になった。これに伴い、全拠点のプリンターを『M-PaC』に対応したリコー製のA3カラープリンター『RICOH SP C840M』に移行した。
また、電力系では、大塚商会が提供する新電力サービスを活用するとともに、関東営業所を除く全ての事業所の蛍光灯をLED照明に変更。その数は合計で680本以上になるが、消費電力を抑えることで電気料金が大幅に削減できる環境を整えた。
それに加え、『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』にWeb給与明細サービスを組み合わせることで、従業員に対する給与明細書の配布業務と給与振込業務を電子化。これまで紙で出力して手渡していた給与明細書をPCや携帯電話で閲覧できる環境を整備する計画だ。これにより、給与明細書の印刷、封かん、仕分けといった面倒な作業が一切不要となる。
「大塚商会さんの提案は、計画的に全社規模のコスト削減を図りながら、同時に業務効率を高めることができる理想的な内容でした。そのため、当社の役員も『ぜひやろう!』と即座に納得して承諾を得ることができました」と宮川氏は語る。
各拠点のプリンターやLED照明の移行に関しても、大塚商会の技術者が現地に出向いてセットアップ作業などを行ったので、特に問題もなくスムーズに運んだという。

出力業務や給与業務の効率化で働き方改革の推進に大きく寄与

『M-PaC』に対応したプリンターを導入したことで、印刷コストやプリンターの運用管理の手間を大幅に軽減することに成功している

『M-PaC』と『RICOH SP C840M』は、2016年12月に各拠点に導入。最新機能を備えたプリンターに全面的に移行したことで、以前のような紙詰まりなどのトラブルの心配がなくなり、従業員からも「とても使いやすくなった」と好評だという。
「印字や画質が鮮明になり、出力スピードが格段に速くなりました。出力時の音も静かなので、プリンターの受け皿を見ないと印刷されたことに気づかないほどです」と小野氏は語る。また、保守サービスの『M-PaC』を導入したことで、プリンターの運用管理の手間が大幅に軽減されている。例えば、トナーは残量が少なくなると自動的に発注されて、即座に届けてくれる仕組みになっている。そのため、安心して日々の業務に専念できるようになった。
運用を開始してからあまり時間が経過していないため、実際にどれくらいコスト削減効果が出るのか、現段階では数値として表すことはできないが、LED照明や新電力などの電気料金も含めると、全社規模で大幅なコストダウンが実現していることは間違いないという。
また、本部に設置した複合機『RICOH MP C3004SP』には、拡張アプリケーション『カンタン私書箱プリント』も導入し、これまでになかったメリットをもたらしている。

自分のPCで印刷ボタンを押すと、いったんプリンター内の個人フォルダー(私書箱)にデータとして保管される。そして、プリンターのタッチパネルで私書箱内のデータを印刷指示することで、紙が印刷される仕組みになっているのだ。
「人事給与の資料など部外者に見せたくない印刷物がある場合、以前は印刷ボタンを押した瞬間にプリンターの前まで急いで走り、印刷物を誰にも見せないようにしていました。しかし今は、そうした気を使うことなく機密文書を安心して印刷できます。印刷ボタンを押してから入力ミスなどに気づいた場合も、タッチパネル上で削除できるので、無駄な印刷を行わずに済むようになり、印刷コストの軽減に結びついています」と宮川氏は語る。
また、本部の『M-PaC』プリンターには、オプションの紙折りユニットも設置。請求書などを出力すると印刷と共に自動的に紙が折られて排紙される。手作業で折らずにそのまま封入できるので、請求書の発送業務が格段に楽になったという。
一方、『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』のWeb給与明細については、現在カスタマイズを行っている最中だ。これが実現すれば、月末に集中する給与明細の発行業務が大幅に簡素化されるので、残業時間の削減に大きく寄与する。
特に同社では働き方改革の一環として、残業を極力減らすことで従業員のモチベーションを高め、より良い仕事ができる環境づくりを推し進めている。今回の一連の取り組みにより、それが一歩前進したことは大きな成果といえる。だが、同社の働き方改革の取り組みは緒に就いたばかりだという。
「残業をさらに減らしていくためには、個人の努力だけでは限界があります。今後も大塚商会さんに相談しながら、さまざまな業務でITを効果的に活用したいと考えています」と小野氏は語る。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • M-PaC(エムパック)保守

    プリンターの管理や手間を軽減する保守サービス「M-PaC(エムパック)」。複合機やコピー機のようにプリンターの保守のご要望におこたえします。

  • RICOH SP C840M

    カウンター方式でトナーや保守サービスをご提供する「M-PaC」に対応した、RICOH(リコー)のフルカラープリンターです。

  • RICOH MP C3004SP

    直感的な操作ができる「MultiLink-Panel」を標準搭載し、豊富なアプリケーションによる新しい情報活用ニーズへ対応したフルカラー複合機をご紹介します。

  • SMILE BS 2nd Edition 人事給与

    オリジナルの入力画面や出力帳票を簡単かつ自由に作成できる“顧客管理”システム。「顧客」という個人情報に限らず、法人・商品・物件など管理対象を自由に選定できます。

  • 新電力サービス

    大塚商会は、高圧電力契約・特別高圧契約のお客様向けに電力プランをご提案します。電気の品質、安定した供給はそのままで、電力のコスト削減を実現します。

  • LED照明

    LED照明は非常に効果的な節電対策ですが、具体的な費用対効果がなかなか分かりづらく、どの製品を選べばよいか悩みがちです。大塚商会ではお客様のご予算・ご要望・環境に適したLED照明をご提案します。

その他の導入システム

  • Web給与明細サービス

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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