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ペット霊園が院内業務のIT化を推進。増え続ける紙の書類をデジタル化し、業務の効率化とペーパーレス化を一気に実現

「院内業務の効率化とペーパーレス化を一気に実現し、従来の紙ベースの煩雑な業務から解放され、全体の作業時間は以前の半分以下に軽減しました」

宗教法人 慈恵院 導入事例

2018年6月取材

サービス業1~100名ERP・基幹業務・業務管理情報共有・会議システム文書管理・スキャニングコスト削減・売り上げ向上営業・業務プロセス効率化経営基盤強化・リスク対策

宗教法人慈恵院は、国内最大級の規模を誇るペット専用の霊園を運営。僧侶による、人間と同様の手厚い葬儀や火葬をはじめ、残された家族の心のケアまで一環してサポートし、ペットの遺体の引き取りや家族の立ち会い葬儀のための送迎にも迅速に対応していることが大きな特長だ。そうした中、経理室の職員が推進役となり、人事給与システムや統合型グループウェアなどを導入。これまで紙ベースで行っていた院内業務をデジタル化することで、院内業務の効率化とペーパーレス化を一気に実現している。

宗教法人 慈恵院

導入先の概要

業種
寺院
事業内容
各種供養、ペット専用霊園などの運営
職員数
50名(2018年6月現在)
ホームページ
http://www.jikeiin.jp/

導入の狙い

  • 院内業務の効率化とペーパーレス化を図りたい
  • マイナンバーなどの個人情報を安全に管理したい
  • 院内の情報共有基盤を構築したい

解決策

人事給与と勤怠管理システムの連携やグループウェアの活用による業務改善をご提案

導入したメリット

  • 従業員の勤務時間の集計や給与計算業務が効率的に行えるようになった
  • 過去の申請内容を検索して即座に確認できるようになった
  • 院内業務のデジタル化により、作業時間が従来の半分以下に短縮された
  • ドキュメント管理などの活用でペーパーレス化が一気に進展した
  • 経理室 大園 浩子氏

    「大塚商会さんのシステム提案で院内業務の効率化とペーパーレス化を一気に推進できました。今後も継続的にサポートしていただきたいです」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番
基幹業務システムSMILE BS 2nd Edition 人事給与
SMILE BS 2nd Edition Custom AP Builder(CAB)
統合型グループウェアeValue NS 2nd Edition ドキュメント管理
eValue NS 2nd Edition ワークフロー
勤怠管理システム勤次郎Enterprise
Web調達・購買業務支援サービスMAたのめーる

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導入事例詳細

残された家族の心のケアまで行う国内最大級のペット霊園

宗教法人慈恵院が運営する多摩犬猫霊園は、東京・府中市にあるペット専用の霊園だ。犬と猫が大半を占めるが、鳥やうさぎなどあらゆる小動物にも対応している。ペット供養に関しては日本最大級の規模を擁し、人間と同様の手厚い葬儀や火葬などを一貫して執り行いながら、僧侶が心を込めて供養してくれるところが大きな特長だ。
昔も今もペットは家族の大切な一員なので、その大切なペットが亡くなると、落胆のあまりペットロスに陥る人は多い。その点、慈恵院には専属の僧侶が10人ほどいるので、単にペットの葬儀や火葬を行うだけでなく、残された家族の心のケアまで行えることが、ほかのペット専用の霊園との大きな違いだという。

また亡くなったペットの持ち込みだけでなく、ペットの遺体の引き取りや、家族の立ち会い葬儀のための送迎などに迅速に対応できる体制を整えていることも大きな強みだ。
「ペットは人間と違って、亡くなった当日に火葬するケースが多いので、常に引き取り用の保冷車が都内近郊に数台待機しています。電話などでペットが亡くなったという知らせがあると、すぐさま無線でやりとりしながら、ご自宅へ向かいます」と経理室の大園 浩子氏は語る。

特に現在は、亡くなったペットに強い思い入れがある人が多いので、3月の春彼岸、7月と8月のお盆、9月の秋彼岸の法事には、毎回数千名の人が供養に訪れるという。

院内に氾濫する紙の書類のデジタル化に着手

勤怠管理と人事給与システムのデータ連携で従来の紙ベースの管理から解放され、給与計算業務が大幅に簡素化された

以前は、お施主様の管理については基幹系システムで運用していたが、職員の勤怠管理や給与計算、承認申請などの院内業務は全て紙ベースで実施していた。そのため事業規模の拡大に伴い、院内業務が煩雑化している状況だった。例えば、毎月ゴムスタンプで従業員の名前をタイムカードに刻印して配付し、そこにタイムレコーダーで勤務時間を打刻していたが、その集計作業は電卓を使って全て手計算で行っていたので、多くの時間と労力を要していた。
同様に、人事情報も紙ベースで管理していたので、従業員の子ども手当の変更などに迅速に対応できないという課題を抱えていた。さらに、マイナンバー制度の施行に伴い、従業員のマイナンバーなどの個人情報を安全に保護できる新たな仕組みも追加で必要となった。加えて有給休暇などの申請や備品購入時などの稟議書のやりとりも全て紙ベースで行っていたので、紙の書類は増え続ける一方だった。

そこで慈恵院は、院内業務のIT化に着手。紙ベースの煩雑な業務から脱却するためには、人事給与と勤怠管理、さらにワークフローやドキュメント管理機能を備えたグループウェアの導入が必要不可欠であると考え、ITベンダー数社に提案を依頼。その中から大塚商会が提案した一連のシステムが採用された。
「それぞれのシステムを相互に連携させてデータを有効活用できることと、アフターサポートが充実していることが大きな決め手となりました。サポートセンターに問い合わせをすれば、システムの使い方などを詳しく教えてもらえるので、今後、経理担当者などが代わっても、院内で継続的に活用できることが大きな魅力でした」(大園氏)

給与計算や申請業務などの作業時間を半分以下に短縮

ICカードを使った勤怠管理システムの導入で従業員の勤務時間を自動的に集計できるようになり、業務効率が格段に向上した

大園氏は、大塚商会の提案を受けて、2015年10月に人事給与システム『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』と勤怠管理システム『勤次郎Enterprise』に加え、統合型グループウェア『eValue NS 2nd Edition ドキュメント管理/ワークフロー』などを一気に導入し、院内業務の効率化とペーパーレス化を推進。その導入効果は予想以上に顕著なものだった。
まず、『勤次郎Enterprise』を導入したことで、従業員がICカードで打刻した勤務時間が自動的に集計できるようになった。そのうえ、『SMILE BS 2nd 人事給与』とのデータ連携を実現したことで、従業員の給与計算業務も大幅に簡素化された。
「以前は、退職する従業員の年間の勤務時間を調べるために、その人の1年分のタイムカードを保管場所から探し出して再度計算する必要がありましたが、現在はそうした無駄な時間と手間が省け、全体の作業時間は半分以下に軽減されました」(大園氏)

『SMILE BS 2nd 人事給与』では、従業員の子どもの生年月日なども登録できるので、それを参照することで子ども手当の計算も効率的に行えるようになったという。
「子どもの年齢に応じて子ども手当の金額が異なるので、紙ベースで管理していたときは、その計算をするのが非常に大変でしたが、今はその課題も解消されました」(大園氏)

また、アクセス権限を付与された人だけがマイナンバーの登録や修正が行えるように事前に設定でき、マイナンバーを利用する処理の起動時には、通常のパスワードとは別のパスワードの入力が必要となる。そのため、マイナンバーなどの個人情報の保護対策も万全の状態に強化された。
さらに、統合型グループウェア『eValue NS 2nd Edition』の導入により、これまで紙ベースで行っていた申請業務が電子化されたことで、院内のペーパーレス化が大きく進展。以前のように紙の書類の管理に煩わされることがなくなった。
「申請業務がデジタル化されたことで、情報の「見える化」が実現されたことも大きな導入効果です。例えば、有給休暇の取得状況や部署ごとの備品の購入履歴なども、申請者名などで検索すれば即座に確認できるので、とても重宝しています」(大園氏)

情報共有を推進しながら業務手順の「見える化」を図る

統合型グループウェアの活用で申請業務がデジタル化され、過去の備品の購入履歴などを検索して即座に確認できるようになった

慈恵院では、『eValue NS 2nd』を導入したことで、ポータル画面の掲示板や社内メールなども活用できるようになり、院内の情報共有基盤も整備された。例えば、就業規則や行事予定表などをPDF化してドキュメント管理のフォルダーに保管しておくことで、各部署に設置されているPCからいつでも参照できるようになった。
とりわけ、本院とは離れた場所にある足立別院の従業員との意思疎通が円滑に行えるようになったことが大きな成果だという。また、今回導入した各種システムは、経理室の複数のPCからアクセスして利用できるので、事務員間で仕事の分業が行える副次的な効果ももたらしている。

その一方で、院内業務のIT化の一環として、大塚商会のWeb調達・購買業務支援サービス『MAたのめーる』も有効活用している。購入金額が350円以上になると送料が無料になるので、事務用品などを気軽に発注できることがメリットだという。
「足立別院で商品を発注しても、請求書は本院にまとめて送られてくるので、全体の調達コストを一元管理できることが大きな利点です」(大園氏)
さらに今後は、『eValue NS 2nd』の業務ナビ機能を有効活用していきたいという。それにより、経理や総務の仕事の手順を記録に残して「見える化」し、担当者などが交代したときにスムーズに引き継ぎが行える業務基盤を確立することが狙いだ。

大塚商会担当者からのコメント

「業務基盤の改善を、ITソリューションでしっかりとサポートします」

今回のシステム構築で業務基盤の改善を実現された慈恵院様ですが、さらなる業務効率の向上をITソリューションでしっかりとサポートします。

この事例を印刷、保存しますか?(無料)*内容は同じです

  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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