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重要資料は電子化、原本は倉庫へ。消失リスクを低減し、業務効率の大幅な向上も実現

上智大学 導入事例

2014年10月取材

学校101~1,000名学校・自治体文書管理・スキャニング経営基盤強化・リスク対策紙文書の管理・活用

上智大学では、約14万人分に上る卒業生の学籍原簿や各種証明書を紙文書で保管。経年劣化や紛失などのリスクを避けるため、全書類の電子化を推進した。原本書類はセキュリティ水準の高い倉庫で保管し、電子データは文書管理システム『FilingStars』で管理。必要な書類をすぐに検索でき、煩雑な作業だった証明書発行日付や学長名などの修正もシステム上で簡単に行うことが可能になった。

IT商材、ソリューション導入フロー

  1. 導入前の課題

    • 紙で保管された希少、重要資料の劣化や消失リスク対策が必要だった。
    • 証明書発行業務に手間を要していた。
  2. ご提案内容

    文書電子化の委託サービス『スキャニングサービス』により紙文書を迅速に電子化し、文書データの管理・運用には『FilingStars』を活用。紙の原本書類については、高セキュリティが確保されている倉庫で保管。

  3. 導入効果、改善内容

    卒業生の情報をすぐに検索でき、迅速な証明書発行が可能になった。証明書の学長名や発行日付の修正も簡単に行えるようになるなど、業務効率が向上すると同時に、希少資料の消失リスクを低減。

導入いただいたIT商材、ソリューション

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この事例の詳しい内容

上智大学 導入事例(PDF:2,803KB)

お客様の声をご紹介

学事局 学事センター 坂口 正弘氏

「大塚商会さんは総合ベンダーとしてこちらのニーズに沿った適切なサービスを組み合わせて、素晴らしいプロジェクトを立ち上げていただけたと思っています」

学事局 学事センター 証明書係 津川 舞氏

「今回導入したシステムは毎日使うものなので、操作性に優れていることは非常にありがたいと思っています。大塚商会さんには今後も役に立つソリューションを提案していただければと期待しています」

大塚商会担当者からのコメント

「貴重な資料を大切に保存」

長い歴史を積み重ねた大学にとって、紙文書は貴重な資料でありその保存は重要な責務となりますので、今回の取り組みは大きな意義があったと思います。

上智大学

導入先の概要

業種
教育
事業内容
神学部、文学部、総合人間科学部、法学部、経済学部、外国語学部、総合グローバル学部、国際教養学部、理工学部、言語教育研究センター、大学院、研究機構・附置研究機関等
従業員数
295名(2014年9月現在)
ホームページ
http://www.sophia.ac.jp/

この導入先の少し詳しい説明

『FilingStars』を活用して各種証明書をスムーズに発行

スキャンが完了した紙の書類はセキュアな倉庫に保管されている

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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