サーバーのハイブリッド構築で業務効率アップ

城北化研株式会社（以下、城北化研）は、建築資材総合商社である化研グループの一員として、本社を置く東京都荒川区など城北エリア（東京都北部）の工務店向けに、防水材、シーリング材、塗装材を中心とする幅広い建築資材を提供している。

1983年の設立以来、地域に密着したサービスによって信頼を獲得。顧客ごとに専任の営業担当者を配置し、「明日までに納品してほしい」といった急な注文にも適切に対応できる体制を整えていることがその礎だ。100社以上のメーカー、1,000種類以上の商材を取り扱っており、グループを率いる化研マテリアル株式会社の物流システムを活用して、求められた商材をタイムリーに納入できる。「欲しいものを、必要なときに、ご希望の場所へ」お届けすることをモットーとしており、需要の高い地域へは1日3便体制で配送している。

「各営業担当者は、建築資材に関する広範で高い専門知識を持っており、用途ごとに最適な商材を提案できるのも強みです」と語るのは、代表取締役社長の郷 英幸氏である。

会社設立以来、荒川区西日暮里にオフィスを置いていたが、さらなる事業拡大のため2018年に東日暮里に移転。規模は大きくなっても、「地域のお客さまのために」という原点に変わりはなく、きめ細かで行き届いたサービスを貫いている。

城北化研は2021年1月、大塚商会を通じてNEC製のオンプレミスサーバーとMicrosoftの『Azure File Sync』を組み合わせたソリューション『ハイブリッドファイルサーバー』を導入した。当初の導入目的は、老朽化した共用サーバーを入れ替えるというものであった。

「従来の共用サーバーは既に10年ほど使用しており、いつ壊れてもおかしくない状態になっていました。そこで、入れ替えのために共用サーバーの利用状況を調べてみたところ、あまり活用されていないことが分かったのです」と郷氏は振り返る。

それまで、同社では共用サーバーに何を入れるのかというルールが明確化しておらず、メーカーのカタログや資材に関する資料、施工要領書、社内で使う各種申請書など、数多くのファイルが整理されずに保管されていた。社員が各自の判断でフォルダを作成して、ファイルを入れるので、必要なファイルがどこにあるのかを探すのもひと苦労であった。

これらのインフラ面、運用面での環境整備によって、社員同士によるファイル共用は格段に進み、業務効率の改善に結び付いた。

まずは、内勤の社員に顧客やメーカーから問い合わせがあったときに、営業担当者が『ハイブリッドファイルサーバー』に保管したファイルを開いて即座に回答できるようになったことが大きな進歩だ。顧客をお待たせすることがなくなったのでサービスの品質向上につながり、営業担当者の業務負荷も減った。「従来は、営業担当者が帰社してから不在中の問い合わせの対応を行っていたのですが、その負担がなくなったことで営業担当者の残業時間が約1割減りました」と郷氏は語る。

日報や回覧、会議資料などをデジタル化して保管するようになったことで、業務のペーパーレス化が進み、印刷コストも約1割削減されたという。そして何より、厳格な運用ルールを定め、「使わざるを得ない状況」にしたことで、「それまでITを利用することに抵抗があった社員のリテラシーが高まり、意識や行動が変わったことが大きな成果です。ファイルをフォルダに入れるだけで簡単に共用できる仕組みなので、ハードルが低いことも活用につながっているようです」と郷氏は評価する。