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情報サービスの老舗企業が勤怠管理と人事給与システムを連携。コンプライアンスへ情報活用

京都電子計算株式会社 導入事例

2014年7月取材

京都IT業界のパイオニア京都電子計算株式会社は、組織の変化に対応するため『SMILE』給与管理へ移行。また勤怠状況可視化のため、勤怠管理システム『勤次郎』を導入。人事情報も登録し、勤務環境管理やコンプライアンス強化に役立てている。

業種 サービス業 従業員数 101~1,000名
キーワード [勤怠管理システム][基幹業務][人事給与][タイムレコーダー端末][コンプライアンス]

導入前の課題

  • 人事情報をデータベース化したい
  • 勤怠情報を電子化したい
  • リアルタイムに勤怠情報を把握したい

解決策

○拡張性のある給与管理の基幹業務システムの導入と連携可能な勤怠管理システムの導入

システム導入:

導入による効果

  • 手作業による人事情報管理から解放された
  • 勤怠管理のシステム化を実現した
  • 残業増加防止への迅速な対応が可能になった
  • 複雑化する退職金計算が自動化された

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京都電子計算株式会社
京都電子計算株式会社 概要
業種
システム開発
事業内容
システム開発、パッケージソフトの開発、SIサービス、データエントリーサービス、アウトソーシングサービス、ネットワークサービス
従業員数
281名(2014年4月現在)
ホームページ
http://www.kip.co.jp/

人事給与システムと勤怠管理システムを導入し、半世紀にわたる膨大な人事情報を一元化。人事情報の活用に着手した

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背景
京都における情報産業のパイオニア。公共分野へ特化したITサービスを展開

京都電子計算株式会社は、株式会社京都新聞社のグループ会社であり、京都初の情報処理センターとして事業を開始する。同社の特徴は、公共機関に特化したシステム構築やソフトウェア開発をしているところだ。今年、創業50年。歴史の中で蓄積されたノウハウを強みに、データ入力や帳票出力などのアウトソーシングから、地方行政事務・大学総合事務などの業務パッケージシステムの開発など、さまざまなサービスを提供している。もう一つの強みは、メーカーとのアライアンスだ。大手コンピューターメーカーと協力体制を組み、パッケージブランドの一翼を担ってもいる。

経緯
最適なシステムを短期採用するため、自社ブランドに固執せずベンダーを選択

2001年、『SMILEαVer.5 給与管理』を導入。それまでは、自社開発システムを使用していた。同社は自治体職員様向けの給与計算パッケージを作っており販売もしているため、自社商品も含め検討したが、自社製品をカスタマイズするには、開発やサポート担当者が必要になりコストもかかる。ITの活用の重要さを熟知しているプロだからこそ、自分たちが望む一般的な事務に適切で速やかなソリューションは、他社ベンダーの得意分野だと判断する。検討のうえ『SMILEαVer.5 給与管理』を選定。決め手は、マスターデータを間違いなく移行できる点だった。子会社合併とサポート終了をきっかけに、2010年『SMILE BS 人事給与』へバージョンアップ。同時に7人利用できるようクライアント数を増加し、作業スピードも大幅に改善した。

『SMILE』シリーズをバージョンアップしながら継続使用。充実した人事給与管理と情報の活用を目指す

ポイント
正確な勤怠記録を蓄積し、コンプライアンスを意識した情報活用へ

勤怠管理は、手書きの勤務記録表を1人の担当者が入力し管理していた。このままでは時間もかかり、人的ミスへの懸念も消えない。そこで2013年、勤怠管理システム『勤次郎』と非接触ICカード対応タイムレコーダー端末を導入する。社員のほとんどがSEのため理解も早く、取引先に常駐する社員もいるが、Web利用で対応可能。これにより、入力の手間がなくなり、業務は大幅に効率化。入力ミスや計算違いも無くなり、正確な従業員の労働時間の把握が可能になった。

勤怠管理システム『勤次郎』は、タイムレコーダー端末で記録する以外に、出張や客先直行の場合などは、外出先からWebを通して記録することも可能

導入効果と今後の展開
半世紀にわたり蓄積された、人事情報の整理が課題

同社には、在籍職位を加算ポイントとし退職金に反映する制度があるが、『SMILE BS 人事給与』に人事情報を登録することで、速やかな検索が可能になり、活用の幅が広がった。今後、人事発令や、休日出社と振替休日の管理なども、システムで一元化していきたい。労基上の観点からも、実態の把握は自主的な改善を考える上で重要な情報だ。これも『勤次郎』導入を決めた理由の一つだった。同社はコンプライアンスを意識した情報活用を、着実に進めている。

お客様の声をご紹介

執行役員 管理室長代理 兼 総務部長 兼 監理部長 北川 勝彦氏

「人事給与情報の活用は、システムを整備し、標準化することで可能になっていきます。大塚商会さんに相談しながら、進めていきます」

管理室 総務部 岡住 靖子氏

「情報を有効活用するために、インポートできる情報は何かを事前にしっかり確認することも大切だと分かりました。次回バージョンアップするときまでには、データを整理し統一できるよう、準備を進めます」

管理室 総務部 坂本 茂幸氏

「ソフトウェアに強いとかインフラに強い、あるいはネットワークに特化しているなど、ITベンダーには得手不得手があります。その点、大塚商会さんの総合力は際立っています」

管理室 総務部 プロジェクトマネージャー 稲本 一義氏

「『勤次郎』はパッケージ製品ですので、すべてが私どもの勤務体系に適合しているわけではありませんが、大塚商会さんのサポートを得て、運用でカバーしながら、順次改善していきます」

大塚商会担当者からのコメント

「御社の業務効率改善に向け、全面的にサポートします」

スタンドアロンで『SMILE』を導入した時代からのお付き合いになります。製品、サービス共に評価いただき、今後蓄積された情報の有効活用に向け全面的にサポートさせていただきます。

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2014年7月取材

(注)本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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