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統一化されたシンプルな操作により、膨らんだ資料・帳票のペーパーレス化とファクス業務の効率化を実現

古賀電機株式会社 導入事例

2013年12月取材

樹脂部品の加工で多品種少量生産を実現した古賀電機株式会社は、取り扱い素材の拡大で営業が持ち運ぶ説明資料が増大、ファクスでの図面などのやり取りも煩雑になった。そこで複合機を刷新、ペーパーレス化と業務効率化を推進している。

業種 製造業 従業員数 1~100名
キーワード [電子書類化][ペーパーレス][ファクス誤送信防止][ファクス送返信の効率化][ファクスの送信データ保存]

導入前の課題

  • 営業資料のペーパーレス化
  • 複雑なスキャン操作の簡素化
  • ファクス受信した図面へのコメント編作業の容易化
  • 基幹帳票のペーパーレス化とファクスの誤送信防止

解決策

○ 複合機と文書配信や文書処理システムを組み合わせたソリューションの導入

システム導入:

導入による効果

  • 営業先で必要な資料をすぐ提示でき、レスポンス向上
  • 図面のファクス受信から編集、返信まで一画面で実行でき、業務を効率化
  • 無駄な帳票出力がなくなり、ファクスの誤送信を防止

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古賀電機株式会社
古賀電機株式会社 概要
業種
製造業
事業内容
自由曲面加工、高精度加工、微細精密加工、微細穴加工、溶接・溶着曲げ加工、バリ除去加工
従業員数
74名(2013年3月現在)
ホームページ
http://www.kogadenki.co.jp/

豊富な樹脂素材を取り扱いハイスピード加工を得意とし、大手メーカーとの直接取引で多様なニーズに応えている

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背景
多様な樹脂素材に幅広く対応。提案力、短納期、コスト競争力が強み

プリント基板を製造販売していた古賀電機株式会社は、取引メーカーのパソコン事業撤退と共に変化を余儀なくされた。大手半導体製造装置メーカーから依頼で、顧客の図面どおりに樹脂素材を切削加工する樹脂加工を展開。現在、月間500~600種類もの部品を製造している。多品種少量生産を可能にしたのは、自社工場にストックしている豊富な樹脂素材と高速加工が可能な最新鋭の加工機、そして70社以上の協力会社とのネットワークだ。

経緯
複雑なスキャンとファクスの操作手順がペーパーレス化の壁に

同社の強みの“多品種”は、営業の説明資料を増大させた。全部の持ち運びは到底無理で、営業先で質問に即答できないなどレスポンスの遅さにつながった。また、顧客や70社以上の協力会社との図面や伝票のやり取りが煩雑化。ファクスのためにいちいちプリントアウトが必要で手間取ったり、トラブルになりかねない誤送信が頻発したりしていた。
そこでCADソフトで取引のあった大塚商会に相談したところ、複合機とドキュメント配信システムや文書処理システムを組み合わせた業務改善ソリューションの提案を受けた。

最新鋭のHERMLE社製の5軸マシニングセンタで、あらゆる樹脂素材の高速かつ高精度な複雑加工を実現している

ポイント
シンプルな操作によりペーパーレス化と業務改善を推進

『Quickスキャン V2』は、複合機の操作パネルのボタンを押すだけで、スキャニング設定や保存設定を気にせず簡単にスキャンでき、フォルダも時系列で自動生成される。説明資料の電子化で、営業の持ち物はノートPC一つでよくなった。しかもスキャン時にテキストデータをPDFに埋め込めるため、単語からの検索が可能になった。
また、一画面上でファクスの受信・編集・返信が行える『Ridoc Smart Director』で、送信はもちろん、顧客からファクスされた図面データもプリントアウトすることなくPC上で編集し、ボタン一つで返信、履歴保存で送ったデータの確認もできる。さらに基幹システムの出力帳票をPCから直接ファクス送信することで、誤送信の不安もなくなった。

関連するボタンを押すだけで、面倒なスキャニング設定や保管先情報を気にすることなく、スキャンを簡単に実行

導入効果と今後の展開
運用ルールの統一により情報の管理・共有が加速

同社では『Ridoc GlobalScan』の受信ファクスの自動振り分け機能を使わず、振り分け担当者が各部署のフォルダに振り分け、各部署の担当者が確認するなど、複数人による受信確認を徹底している。以前、ファクスの見落としが発生したためで、現在は「受信フォルダの未読をゼロにすること」を業務の一つにしている。
今後は『Ridoc Smart Director』のスタンプ機能の利用で承認作業もペーパーレスで行うなど、ISO取得のためにも複合機と『Ridoc GlobalScan』の活用を検討していく構えだ。

お客様の声をご紹介

資材部 部長 谷口 邦宜氏

「従来は、スキャン操作やファクス送信などの手順が多く、なかなか業務に定着しませんでした。みんなが簡単に使えるものはないかと探して出合ったのが、今回導入したシステムです。『おしごとブラウザ』はボタンを押すだけで必要な操作が実行できるので、年配の従業員にも大変好評です」

大塚商会担当者からのコメント

「ペーパーレスの推進をお手伝いします」

ISOの取得を視野に入れておられる古賀電機株式会社様のために、今後もペーパーレスと業務効率化に結び付くようなご提案をしていきます。

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この導入事例で使われた製品・システム

2013年12月取材

(注)本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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