折り・綴じ加工まで自動! カラーPOD機で教職員の業務負担を大幅に軽減し、印刷物の品質が格段にアップ

「これまで教職員が総出で行っていた印刷物の製本作業が自動で行えるようになり、教職員の手作業が一気に軽減されました」

学校法人 今川学園 木の実幼稚園 導入事例

学校1~100名学校・自治体複合機・コピー機活用電気代の削減コスト削減・売り上げ向上LED照明で節電対策営業・業務プロセス効率化

学校法人 今川学園 木の実幼稚園は、緑豊かな環境で遊びを主体とした独自のカリキュラムを実践していることが大きな特長だ。園児数は410名に上り、入園希望者も毎年増加している。その一方で、保護者に配布する印刷物が非常に多く、その作成業務が教職員の大きな負担となっていた。そこで同園は、カラーPOD機を活用した印刷物作成ソリューションを導入し、これまで5日間かかっていた冊子の作成がわずか2日で完了するなど多大な成果を上げている。それにより、教職員の業務負担が減り、働き方改革も大きく進展させた。

2019年4月取材

学校法人 今川学園 木の実幼稚園

導入先の概要

業種
教育
事業内容
幼稚園の運営
教職員数
43名(2019年4月現在)
ホームページ
http://www2.konomi-k.ed.jp/

導入の狙い

  • 印刷物を作成する業務負荷を軽減したい
  • 印刷物の品質を高めたい

解決策

カラーPOD機を活用した印刷物作成ソリューションをご提案

導入したメリット

  • 5日間かかっていた印刷物の作成業務が2日で完了した
  • フルカラーの高品質な印刷物を作成できるようになった
  • 教職員の業務負担が軽減されて残業が減った
  • 両面印刷によって用紙代が削減された
  • 理事長・園長 今川 公平氏

    「幼稚園では印刷物の作成などさまざまな関連業務があるので、ITを活用した働き方改革で教職員の負担を軽減する取り組みは必要不可欠です」

  • 主事 國田 一志氏

    「以前は、冊子を印刷した後の製本作業に多くの労力を要していましたが、今回のカラーPOD機の導入によって作業負担が一気に軽減されました」

  • 総主任 濱田 真理子氏

    「カラーPOD機の導入で、フルカラーで見栄えの良いものを作れるようになったので、現在はオリジナルのノートづくりも進めています」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番詳細お問い合わせ
リコー製カラーPOD機RICHO Pro C5200詳しく見るお問い合わせ
リコー製カラー複合機RICHO MP Cシリーズ詳しく見るお問い合わせ
セキュリティカメレオンコード来園システム
LEDLED照明詳しく見るお問い合わせ
新電力で電気料金を削減新電力詳しく見るお問い合わせ
節電対策で電力の
「見える化・見せる化」/BEMS
BEMS詳しく見るお問い合わせ
サーバーソリューションサーバー詳しく見るお問い合わせ
ネットワーク電話機、
ネットワーク回線など

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導入事例詳細

遊びを通じて学ぶ独自のカリキュラムが好評

学校法人 今川学園 木の実幼稚園(以下、木の実幼稚園)は1970年に創立され、2020年に50周年を迎える。大阪府松原市にある園舎はヨーロッパ風の温かい雰囲気を漂わせ、広々とした庭園には緑があふれ四季それぞれに花が咲き、野鳥が集まる。その美しい景観は、第9回「こども環境学会賞デザイン賞」や第34回「大阪都市景観建築賞(大阪まちなみ賞)奨励賞」を受賞するほど高い評価を得ている。
「木の実幼稚園の保育の特長は、先生と子供たちがさまざまな遊びを一緒に考えながら、いろいろなものや人々と関わることで力や技能を身に付けることに重点に置いています。いわば遊び型の幼稚園です」と理事長・園長で大阪教育大学の講師でもある今川 公平氏は語る。

特に園児一人一人の主体性を尊重した「コーナー遊び」や「自由活動」と、クラス全員で取り組む活動を組み合わせることで、「感性や表現力」「学ぶ力」を養う独自のカリキュラムは、多方面から注目されている。そのため、木の実幼稚園の入園希望者は多く、平成31年度は3歳児が6クラス、4歳児が5クラス、5歳児が5クラスあり、週に1回自由に参加できる未就学クラスも含めると、園児数は410名にも上る。

その一方、教職員の働き方改革にも力を入れている。「朝7時半には教職員が出勤し、園児が帰宅した後も保護者との面談や翌日の教材の準備などがあるため、これまでは就労時間が長く残業が多いのが実情でした。そこで、2018年ごろから仕事のやり方や進め方の見直しを図り、全員が定時に帰宅できるように業務改善に積極的に努めています。今回のカラーPOD機の導入も、その取り組みの一環です」(今川氏)

教職員の業務負荷を軽減するため、幼稚園ならではの働き方改革に取り組む

印刷物の作成業務に多大な労力を要していた

園内の蛍光灯や丸型ランプをLED照明に入れ替えることで電気代の削減も実現している

木の実幼稚園では、園だより(50ページ×500部)やイベント用の小冊子など保護者に配布する印刷物が多く、その印刷作業や製本加工作業に多大な時間と手間がかかっていた。
「特に大変だったのが、輪転機で印刷したものを職員室のテーブルに並べて、教職員がページ数をそろえてステープラーどめをする作業です。同じページのものが重なったり、ページを1枚飛ばしたりするミスが発生しやすいことも大きな課題でした」(今川氏)

以前から輪転機や紙折り機を導入していたが、輪転機は単色印刷しか行えず、印刷品質も良くなかった。
一方、紙折り機は処理速度が遅く音がうるさくて仕事に集中できないほどだったという。「部屋中にインクのにおいが立ち込め、騒音もひどかったので、職員室は昔ながらの印刷所のようでした」(今川氏)

カラーPOD機を活用したソリューションで課題解決を図る

そこで、以前からLED照明の導入で取引実績のあった大塚商会に相談し、印刷物の作成時間の短縮と品質向上を図る取り組みに着手。それにより、教職員の業務負担を軽減し、本来の保育業務に集中できる職場環境へ改善することが主な目的だった。そのときに大塚商会から提案を受けたのが、リコー製のカラーPOD機『RICHO Pro C5200』だった。特にPOD機にオプションのフィニッシャーを組み合わせることで、冊子の中綴じなどが自動的に行えることが大きな決め手となった。
「当初は、これまで教職員が手作業で行っていた中綴じまで本当に自動でできるのか、半信半疑でした。しかし、実際にテスト運用を行ったところ、折りから中綴じまで問題なく行え、印刷品質も格段にアップしました」と主事の國田一志氏は語る。

カラーPOD機とフィニッシャーの導入で印刷物の作成時間を大幅に短縮している。折り加工や中綴じ・肩綴じが自動で行えるようになり、印刷品質が格段に向上した

大塚商会のサポートで迅速な運用を実現

カラーPOD機は2019年1月末に導入し、すぐに“園だより”の作成に着手した。園だよりは、先生たちの手書き原稿をPOD機でスキャンしパネル上で面付けを行い印刷している。その際、表紙は手差しトレーに厚紙をセットし、中面ページは給紙トレーに普通紙をセットして印刷する工夫を行っている。
「最初に、大塚商会さんにこういうものを作成したいとお伝えしておいたので、カラーPOD機の設定作業を全て行ってくれました。自分たちは原稿と用紙をセットして印刷ボタンを押すだけ。おかげで、当初のスケジュールどおり、2月初旬に園だよりを保護者全員に配ることができました」(國田氏)

中綴じや肩綴じを自動的に行い、読みやすさも向上

その後、4月の入園式で配布する「入園のこころえ」などの小冊子もカラーPOD機で作成し、大幅な業務改善を図ることに成功している。
「これまでは、入園式が近づくと、研修中の新人職員も総動員して丸2日かけて小冊子の作成作業を行っていました。それがカラーPOD機で中綴じや片綴じが自動で行えるようになったことで、いとも簡単に作成できるようになったのです。しかも、以前は、ステープラーどめを手作業で行っていたので、中綴じをするとノドの部分が開きにくく隠れてしまうことがありました。しかし今は、奥の文字もはっきり見えるので、とても読みやすくなりました」(今川氏)

また、以前はA3を中折りして両面としてたが、カラーPOD機で両面印刷が行えるようになったことで、園だよりなど小冊子の厚さが半分になり、用紙代のコスト削減にも寄与している。

5日間かかっていた印刷作業がわずか2日で完了

今回の出力機器の刷新による最大の導入効果は、これまで多くの労力を費やしてきた印刷物の作成時間が劇的に短縮されたことで教職員の業務負担が軽減されたことだ。それにより、教職員の残業時間が減り、働き方改革が大きく進展している。
「木の実幼稚園は、ほかの幼稚園に比べて園児数がとても多いので、印刷物の冊数も非常に多いのです。10人以上で5日間かかっていた、作品展の内容を綴った冊子の作成業務が、カラーPOD機を導入したことで、わずか2日で完了しました。それも原稿と紙をセットするだけで自動で仕上がります。その分、保育の研修などの時間を増やせるので、その導入効果は非常に大きいです」と総主任の濱田 真理子氏は語る。

高画質のカラー印刷に対応したPOD機を導入したことで、保護者や園児に配布する印刷物の品質が格段に向上し、木の実幼稚園のイメージアップにも貢献している。
「今はオリジナルの連絡ノートや出席ノートづくりも進めています。園オリジナルのデザインをフルカラーできれいに印刷できるので、園児たちもきっと喜んでくれるでしょう。その姿を見るのがすごく楽しみです」(濱田氏)

LED照明で電気代を削減しながらセキュリティ対策も強化

木の実幼稚園では、大塚商会からLED照明や新電力、BEMSを導入し、電気代のコスト削減も実現している。
「木の実幼稚園では、自由に動かして影で遊べるように丸型ランプを数多く天井に設置している教室があります。以前は、その電球を頻繁に取り換えなければならなかったのですが、LED照明に切り替えたことで、その交換作業が不要になり、また電気代も大幅に削減できています」(今川氏)

このほか、ネットワーク回線やサーバー、電話機なども大塚商会から導入している。「従来は、さまざまな業者からIT機器を個別に調達していたため、何かトラブルがあったときに、どこに連絡をすればよいのか分からず、復旧するまでに時間がかかっていました。しかし、大塚商会さんに窓口を統一したことで、その不安が一気に解消されました」(國田氏)

現在は、カメレオンコード認証を用いた開錠・入園チェックシステムの導入も進めている。保護者に支給する専用のカードを入園ゲートのカメラにかざすと、ゲートが自動的に解錠され、誰が何時何分に入園したのか記録されるので、セキュリティを大幅に強化できる。今後は、この仕組みを活用して園児の出席管理を効率的に行えるようにしたいという。

カメレオンコード認証を用いた開錠・入園チェックシステムでセキュリティを強化し、解錠の手間を削減

大塚商会担当者からのコメント

「働き方改革に役立つ最適なソリューションをご提案します」

学校法人 今川学園 木の実幼稚園様は、カラーPOD機の導入を機にITを活用した働き方改革を急ピッチで推進しています。今後も幼稚園の働き方改革につながる最適なソリューションをしっかりとご提案します。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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