オフィスのIT全般の導入について、分かりやすくお答えします。

e-文書法対応の文書管理システムで国税関係書類をペーパーレス化。年間10万枚の紙書類保管業務から解放

株式会社熊平製作所 導入事例

2017年10月取材

製造業101~1,000名ERP・基幹業務・業務管理文書管理・スキャニング紙文書の管理・活用営業・業務プロセス効率化

株式会社熊平製作所は、金融機関向けの金庫設備や貸金庫、一般ビル向けのセキュリティゲートや入退室管理システム、映像監視システムなどのトータルセキュリティシステムを開発・製造している。受領する納品書や請求書が毎年約10万枚にも上り保管スペースの無駄や業務の非効率を感じていた同社は、電子帳簿保存法の要件緩和を機に、e-文書法対応文書管理システムと業務用スキャナーなどを導入。経験豊富な税理士によるコンサルティングで「電子帳簿保存法スキャナ保存申請」も承認され、国税関係書類のペーパーレス化を実現した。

株式会社熊平製作所

導入先の概要

業種
製造
事業内容
金庫設備、入退室管理システム、セキュリティゲート、映像監視システムなどの開発・製造を行うトータルセキュリティ企業
従業員数
489名(2017年4月現在)
ホームページ
http://www.kumahira.co.jp/

お客様の声をご紹介

管理部 経理グループ グループ長(参事) 保田 正隆氏

「システムの提案だけでなく、コンサルティングまで行ってくれる点が、大塚商会さんを選んだ大きな決め手でした」

事業部 購買グループ グループ長(参事) 山崎 安氏

「納品書のバーコードを1枚1枚バーコードリーダーで処理し検収していた作業を納品書のスキャニング作業に置き換えることで、所要時間が80%も短縮されました」

管理部 経理グループ 主査 中村 彰人氏

「国税関係書類を電子化した結果、保管スペースが不要になっただけでなく、廃棄するための労力も大幅に削減されたのがうれしいですね」

管理部 人事グループ 主査 大原 寛氏

「紙の出勤簿を電子化して『eValue NS』に保存したところ、社員や期間などの条件を設定するだけで検索できるようになり、労働基準監督署の対応も迅速に行えるようになりました」

お客様の声を動画でご紹介

この動画は音声が含まれます。再生時は音量がオフになっています。再生中に動画プレーヤーの音量を調節してください。[動画再生時間:3分43秒]

製品導入にいたった経緯、導入による効果をお客様の声でお話いただいています。IT導入のヒントにご活用ください。

大塚商会担当者からのコメント

「ITでお客様のオフィスを元気にできるよう営業・SE一丸となって取り組んでまいります」

ご導入いただいた『eValue NS』が熊平製作所様の業務改善の一助となり大変うれしいです。半年あまりの準備期間で無事本稼働を迎えることができたのは、プロジェクトメンバー各位のご協力の賜物です。今後もITでお客様のオフィスを元気にできるよう営業・SE一丸となって取り組んでまいります。

この事例を印刷、保存しますか?(無料)*内容は同じです

整形ずみPDFを入手

株式会社熊平製作所 導入事例(PDF:3,071KB)

導入事例詳細

金融機関向け金庫設備で国内トップシェア

金庫設備や貸金庫をはじめとするトータルセキュリティシステムを提供。金庫室設備は国内の金融機関で約8割のシェアを握る

広島県にある株式会社熊平製作所(以下、熊平製作所)は、金融機関向けの金庫設備や貸金庫をはじめとするトータルセキュリティシステムを提供している。
クマヒラグループの原点である熊平商店は1898(明治31)年、広島生まれの青年であった熊平源蔵氏が創業。当初は国内の金庫メーカーから製品を仕入れて個人や企業に売る販売店だったが、1933(昭和8)年に旧満州に製造工場を設立。以来80年以上にわたって製販一体の販売体制を築いてきた。
現在クマヒラグループでは、販売・サービスを株式会社クマヒラが、製品およびシステムの開発・製造は熊平製作所が担っている。このほか、同グループには広島県内で警備業務やセキュリティ機器の監視、消防・防災設備の販売を手がける株式会社クマヒラセキュリティもあり、グループ一体となって「安心」「安全」への取り組みに携わっている。
熊平製作所が開発・製造する金融機関向けの金庫設備は、その技術力や納入実績で国内トップだ。中でも金庫室設備は国内の金融機関で約8割のシェアを握る。1世紀以上に及ぶ膨大な技術の蓄積と、たゆまぬ研究・開発によって防犯性能を磨き上げてきた。

現在は、金融機関向けにとどまらず、オフィス金庫、文化施設収蔵庫、原子力施設の大型遮蔽扉、研究所や発電所向けの水密扉など、さまざまな金庫・保管・保存設備を製造。また、一般ビル向けのセキュリティゲート、セキュリティキャビネット、入退室管理システム、映像監視システム、鍵管理システムなども開発・製造しており、トータルセキュリティシステムのメーカーとして幅広い顧客から厚い信頼を集めている。
安全性や実用性に優れているだけでなく、数多くの製品がグッドデザイン賞に輝くなど、高いデザイン性を備えているのも熊平製作所の製品の特徴だ。
同社はこれからも、安心して過ごせる社会をつくるため、技術のさらなる研鑽や、時代が求める製品づくりに取り組んでいく考えである。

検索性向上と保管スペースをなくすため国税関係書類の電子化を決定

熊平製作所は2016年9月、国税関係書類のペーパーレス化を実現するため、大塚商会を通じてe -文書法対応文書管理システム『eValue NS』、電子化・入力支援システム『HGPscanServPlus』、業務用スキャナーなどを導入した。
ペーパーレス化に踏み切った理由について、同社管理部 経理グループ グループ長(参事)の保田 正隆氏は「まず、書類を電子化すれば、必要な書類を簡単に検索できるので、膨大な紙の束から探し出す手間がなくなり、業務効率化のためにも有効だと考えました。さらに、本社を2017年4月に移転することが決まっていたのですが、新社屋には膨大な書類を保管するスペースがなく、だったら書類そのものをなくすことはできないかと考えたのです」と説明する。
熊平製作所では、部品などのサプライヤーから納品書、請求書を受領しているが、これらの書類は税申告のための証憑として7年間保管しなければならない。その数は年間約10万枚、7年分で約70万枚にも上り、かなりの物理的スペースを占有していた。しかし、新社屋に移ったら、否が応にもそのスペースを確保できなくなる。
幸い、2015年に「電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件」が緩和されたことも後押しした。そこでこれを機に、納品書、請求書を電子化し、検索性の向上とスペースの無駄を解消することにしたのだ。
システム選定に当たって、熊平製作所はベンダー3社からの提案を検討した。その中から大塚商会の提案を選んだのは、「将来的に国税関係書類だけでなく、人事や労務関連などさまざまな書類を電子化できる可能性を感じたからです。また、導入費用がリーズナブルであったことも決め手となりました」と語るのは、同社 管理部 人事グループ 主査の大原 寛氏である。
しかし、保田氏らが最も大きな選定理由として挙げたのは、電子帳簿保存法の知識やノウハウを他のベンダーより多く持ち、国税局に申請するためのコンサルティングが行き届いている点だった。
大塚商会の提案には、システムのみならず、社内体制やルールづくり、国税局への申請に関するコンサルティングも含まれていた。しかもそれを担当するのは、国税局OBで国内屈指の「電子帳簿保存のプロ」として活躍されているSKJ総合税理士事務所の袖山 喜久造氏である。
保田氏は、「広島には前例がほとんどなく、無事申請が承認されるかどうかが大きな関門でした。しかも承認されなければ、せっかく導入したシステムが無駄になってしまいます。そのため申請のためのコンサルティングは不可欠でしたが、それに対応してもらえるのが、国内で一番経験豊富な袖山先生と伺い不安が払拭されました」と明かす。
袖山税理士は、承認が得られるように「内部規程」の追加や改訂を細かくアドバイスしただけでなく、申請書の提出前に国税局への事前説明にも立ち会ってサポートをしてくれたという。その結果、申請はスムーズに通過し、『eValue NS』を利用したペーパーレス化運用は、2017年6月に本稼働した。

書類を廃棄する労力が削減業務効率も上がる

国税関係書類のペーパーレス化が実現した結果、書類の保管スペースが不要になっただけでなく、熊平製作所の管理部門の業務効率は格段に向上した。
「年に一度、膨大な書類を廃棄する作業がなくなったのは大助かりですね」と語るのは、管理部 経理グループ主査の中村 彰人氏である。
同社では毎年決算が終了すると、7年の保管期間が経過した書類をまとめて廃棄していた。重い書類を持って何度も階段を昇り降りする作業は苦痛だったという。
しかし、「ペーパーレス化を実現した結果、読み取った納品書や請求書の原紙は1カ月で廃棄できるようになりました。保管スペースが不要になっただけでなく、無駄な労力まで減ったことはありがたいですね」と中村氏は笑みを浮かべる。
また、管理部 経理グループでは従来、購買部門から送られてきた納品書・請求書を業者コード順に並べてファイリングしていたが、電子化して『eValue NS』上に整理するようになったことで、購買からの書類に関する問い合わせにも瞬時に対応できるようになったという。
納品書のスキャニングは当初、経理グループが担当する予定であったが、これを購買部門に担当してもらうように業務プロセスを見直したことで、検収業務の効率化にも結び付いた。中村氏は、「購買部門では、従来検収が済んだ納品書のバーコードをバーコードリーダーで1枚1枚読み取っていました。これを書類のスキャニングに置き換えることで、自動検収を可能とし、それにより購買と経理がそれぞれスキャニングをするという二度手間も解消したのです」と語る。
熊平製作所は、このスキャニング作業を効率化するため、専用の業務用スキャナーを大塚商会から導入した。
同社事業部 購買グループ グループ長(参事)の山崎 安氏は、「以前は数人がかりで1時間を要していた作業時間が12分に短縮されました。80%もの時短ですね」と満足そうに語る。
ちなみにこの業務用スキャナーの選定に当たっては、大塚商会から複数機種の機能スペックやベンチマークに基づく比較検討データを提出してもらった。その結果、同社の業務に最適な機種を選ぶことができたそうだ。
「書類側の問題で自動処理では完全に読み取れないものも多少ありますが、ノウハウも蓄積され、導入当初のエラー率6%から、今は0.8%までに減少しました」と山崎氏は語る。

社長賞受賞で電子化が全社的に広がる

熊平製作所はペーパーレス化の実現に向けて、ゆくゆくは国税関係書類だけでなく、人事・労務関連などのさまざまな書類も電子化し、『SMILE BS2』などの既存データと連携していくことを視野に入れていた。
人事・労務を担当する同社管理部人事グループ 主査の大原氏は、「既に社員の出勤簿などについては電子化を実現しています。『eValue NS』と『SMILE BS2』は親和性が高く、連携を図りやすいのが魅力ですね」と語る。
また「紙の出勤簿の場合、労働基準監督署から特定の社員、特定の期間の出勤簿の提出を求められたときに探し出すのが大変ですが、『eValue NS』なら簡単に検索できます。業務の生産性も格段に向上しました」と大原氏は語る。
これらの効果は社内でも高く評価され、同社管理部によるペーパーレス化プロジェクトは社長賞を受賞した。

新聞雑誌、書籍の中から珠玉のエッセイ、コラムを抜粋した“抜萃のつづり” は、創業者の熊平源蔵氏が社会への感謝、報恩のために昭和6年に創刊。以来、戦時中を除いて途絶えることなく毎年1回発行している

「『将来的にもっと書類の電子化を推進すべきだ』と社長からお墨付きをいただき、ほかの部門からも『ペーパーレス化によって業務改善できないか』といった問い合わせが相次いでいます」と保田氏が語るように、熊平製作所ではペーパーレス化が全社的な取り組みとして広がり始めている。
保田氏は「経理グループとしては今後、領収書の電子化、人事グループでは社員の健康診断結果や履歴書などの電子化を検討しています。大塚商会さんには、新たな利用法やペーパーレス化以外のソリューションについても、ぜひ積極的に提案していただきたいですね」と語った。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

その他の導入システム

  • 電子化・入力支援システム『HGPscanServPlus』
  • Panasonic製業務用スキャナー

この事例を印刷、保存しますか?(無料)*内容は同じです

  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

整形ずみPDFを入手

株式会社熊平製作所 導入事例(PDF:3,071KB)

  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

関連する導入事例を見る

大塚商会は、オフィスIT全般について、幅広く対応します

大塚商会は、お客様のビジネスチャンスの獲得やコスト削減・生産性向上・競争力強化といった課題や要望に対するソリューションをワンストップでご提供しています。
また、販売したコンピューター・サーバー・通信機器・複合機などのあらゆるオフィス機器、ネットワーク設備、ソフトウェアの保守サービスを、当社が行う「自営保守」の原則があります。そして、多くのスタッフや専用回線を持つたよれーるコンタクトセンター、全国に展開するサポート拠点、社内に数多く在籍する公的資格・メーカー認定資格者が、お客様を強力にサポートしています。

大塚商会の企業情報

大塚商会のサポートは、さまざまなメーカー・機器にも対応!

お客様のお手間を取らせず、一つの窓口でいつでも対応します。

導入後も支持される安心のアフターフォローとは?