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ビル・マンション管理の必需品を卸す専門商社がEDIに対応した販売管理システムで、入力ミスを削減し在庫管理の精度を向上

ブライト株式会社 導入事例

2018年5月取材

卸売・小売業、飲食店1~100名ERP・基幹業務・業務管理サーバー活用セキュリティ営業・業務プロセス効率化経営基盤強化・リスク対策

東京・荒川区に本社を構えるブライト株式会社は、ビルやマンションなどの管理運営に必要なLED・照明器具や清掃用品などを取り扱う専門商社だ。きめ細かなサービスを提供することにより、業界内で大きな信頼を勝ち得ている。そうした中、『SMILE BS 販売』と『自由帳票設計業務オプション』を有効活用することで、在庫管理の精度を飛躍的に向上。得意先のEDIシステムを利用したWeb注文にもスムーズに対応できるようになり、得意先の仕様に合わせた請求書を社内で簡単に作成できるようになるなど、日常業務の大幅な効率化を実現している。

ブライト株式会社

導入先の概要

業種
LED・照明器具等の卸売業
事業内容
LED・照明器具・清掃用品・防災用品などの卸売り、電気工事
従業員数
36名(2018年5月現在)
ホームページ
http://www.lamp-bright.co.jp/

お客様の声をご紹介

取締役 副社長 上田 博氏

「大塚商会さんは、どんなことでもレスポンスよく対応してくれます。ビジネスの世界では当たり前のように思えるけれど、それを実践するのは非常に難しいことです。ひとえに大塚商会さんの教育の賜物(たまもの)だと思います」

Web.IT部 システム開発課長 大竹 寿子氏

「最新版の『SMILE V 販売』は画面が見やすく、これまでできなかった請求書の再発行なども簡単に行えるので期待している部分はかなり大きいです。今後も引き続き業務改善に役立つ提案とサポートに期待しています」

大塚商会担当者からのコメント

「ITを活用した業務効率化をサポートします」

ブライト株式会社様は、『自由帳票設計オプション』によって経営情報のデータの可視化するなど、販売管理システムを有効に活用されています。今後のビジネス展開に向けて、IT面のサポートをしっかりと行っていきます。

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導入事例詳細

ビル・マンション管理会社などに照明器具や清掃用品を販売

国内の主要メーカーと直接取引を行い、マンションなどの運営に必要なLED照明や清掃用品などをワンストップで提供している

ブライト株式会社は1966年の設立以来、50年以上の長きにわたって電球・照明器具の卸売事業を展開。当初は、電球や照明器具などを主に取り扱っていたが、LED照明が主流となった現在では、物販のみならず、電気工事にも力を入れ、LEDの省エネ提案書の作成から施工に至るまで、自社工事部と外部工事会社に委託を行い、事業を展開している。
同社の大きな特長は、国内の大手電機メーカーや照明器具の専業メーカーと直接取引を行い、全国のビルやマンションなどに取り付ける電球・照明器具をタイムリーに提供していることだ。

現在、LED・照明器具を取り扱っている競合会社は多い。しかし、その大半は自社に在庫を持たず、顧客から注文を受けるとメーカーから商品を直送しているのが実情だという。
その点、同社は、自社の倉庫に常時5万点に及ぶ各メーカーの商品を取りそろえ、どんな要望にも迅速に対応できる体制を整えている。それが同業他社とは異なる大きな強みになっている。
「ビル・マンションでは複数のメーカーの電球・照明器具を取り付けているケースがよくあります。ところが、メーカー直送便で商品を配送すると到着時間が異なり、管理者側の手間がかかってしまいます。しかし、当社は各メーカーの商品を一括納品できるので、管理者側の負担を軽減できるメリットがあります」と取締役 副社長の上田 博氏は語る。

LED照明は、消費電力を大幅に軽減できるため、2011年の東日本大震災を機に爆発的に普及しはじめた。それに伴い、同社の売り上げも順調に推移。しかし、その反面、LED照明は電球や蛍光灯に比べて寿命が長いため、入れ替え作業などのメンテナンスの需要は減少傾向にある。
そうした中、同社では大手マンション管理会社の要望を受け、10年ほど前から清掃用品や作業服などを電球・照明器具と一緒に提供するサービスを開始し、新たな事業の柱として急成長している。
管理業務の中には、照明器具の取り付けや交換のほかに、清掃や備品の補充もある。同社は、それらをまとめて提供することで同業他社との差別化を図っている。
「特に清掃用品などの消耗品は定期的に交換する必要があるので、安定したストックビジネスになっています。管理員が常駐していないマンションの場合は、当社が管理室の鍵をお預かりして、照明器具や清掃用品などを納品した後に、その写真を撮って管理会社に送るケースもあります。これだけお客様から信頼されている会社は、おそらくほかにはないと思います」と上田氏は語る。

国内の大手電機メーカーや照明器具の専業メーカーと直接取引を行い、全国のビルやマンションなどに取り付ける照明・照明器具をタイムリーに提供している

自由帳票設計オプションを利用し、得意先仕様の請求書を作成

『SMILE BS 販売』と『自由帳票設計業務オプション』を組み合わせることで、さまざまな帳票を簡単に作成できるようになった

同社は、2004年に販売管理のパッケージシステムを導入し、社内のIT化を本格的にスタートさせた。
しかし、その後、事業規模が拡大するにつれ、「在庫状況を正確に把握できない」「必要な帳票を自由に作成できない」といった課題が出てきた。
同時に、大手マンション管理会社などの得意先からインターネットを利用したWeb注文が増えてきたことから、Web注文のデータを社内の販売管理システムに取り込める環境を整備することも重要な課題の一つだった。

そこで、2009年から既存システムを見直し、翌年の2010年に『SMILE BS 販売』へ移行した。その選定理由は、在庫管理や外部のWebシステムとの連携機能が充実していること。さらに『自由帳票設計オプション』をあわせて導入することで、得意先のフォーマットに合わせた請求書などを社内で柔軟に作成できることが導入の決め手となった。
「当社では、管理会社から依頼されて、現地にLED・照明器具などを直接納品するケースが多くあります。その際、顧客のフォーマットに合わせた請求書を社内で作成し、商品と一緒に納品しています。いわば請求書作成代行サービスです。そのときに、『自由帳票設計業務オプション』を活用すれば、得意先仕様の請求書が簡単に作成できるので、当社にとっては大きな魅力でした」と上田氏は語る。

その後、2016年に『SMILE BS 販売』のカスタマイズを実施。売上伝票のバーコードを読み取ると、その顧客に発送する商品の送り状が自動的に発行できるようになるなど、日々の業務の効率化を図った。
同時に大塚商会から『N-Packサーバー』を新たに導入。『N-Packサーバー』は、中小企業に必要なセキュリティ対策をセットにした大塚商会オリジナルのオールインワンパッケージ。これにより、社内システムのセキュリティ対策も強化された。
こうした一連の取り組みを通じて、同社では特に大塚商会のサポート体制が充実していることを高く評価している。
「大塚商会のSEの方は、何か困ったことがあって電話をすると、どんなことでも嫌がらずにすぐに対応していただけるので、安心してシステムを運用できます。例えば、帳票のレイアウトの変更をお願いしたところ、こちらがうっかり見落としていたことまできちんとフォローして対応してくださったので、とても頼りになります」とWeb.IT部 システム開発課長の大竹 寿子氏は語る。

Web注文のデータを取り込み、手入力の手間やミスを削減

現在、同社は東京都荒川区の本社倉庫に加え、東京・文京営業所、仙台営業所、大阪出張所の3拠点を有し、全国規模でビジネスを展開している。このうち、『SMILE BS 販売』は本社・倉庫のみで運用し、業務の一元化を図っている。
そうした中、『SMILE BS 販売』を導入して一番良かったと実感している効果は、得意先のEDIシステムで受注したWebデータをCSVデータに変換して『SMILE BS 販売』に取り込み、売上管理や各種帳票の出力などが円滑に行えるようになったことだという。
「『SMILE BS 販売』の拡張項目機能を使って、お客様から送られてくる注文データをそのまま活用できるようにしたのです。その結果、お客様の注文データをその都度手入力する手間が省け、売り上げに即時反映できるようになりました。特にLED・照明器具の品番は文字数が多いので手入力すると間違いやすいのですが、今はそうした入力ミスを未然に防げるようになりました。日々データを入力する側にとっては、非常に大きなメリットです」と大竹氏は語る。

その一方で、マンションの管理員は比較的年配者が多いので、FAXなどを使って手書きの注文書が送られてくることもある。ところが、電球・照明器具の品番は同じようなものが多いので間違いやすい。例えば、「FPL」という品番の商品を注文したつもりでも、手書きだと「FDL」という別の商品に見えることがある。そのため、同社では、商品名が紛らわしい場合は、その顧客の販売履歴をシステムでチェックし、前回受注した商品と異なるときには、相手に電話をかけて必ず確認しているという。そうしたきめ細かな対応が、多くの取引先から長年にわたって信頼されている要因の一つになっている。まさにデジタル化への対応とアナログ的な対応を同時に行いながら、顧客サービスのさらなる向上に努めているのが同社の大きな特長といえる。

在庫管理の精度がアップ。今後はWeb販売にも注力

中小企業に必要なセキュリティ対策をセットにした『N-Packサーバー』の導入で基幹系システムを安心して運用できるようになった

同社が『SMILE BS 販売』にマスター登録している商品数は現在10万点以上に上る。特にLED照明はラインアップが豊富で、商品の入れ変わりが激しい。そのため、顧客の要望や注文に迅速かつ正確に対応するうえで、在庫管理をきちんと行うことが重要になる。
システム導入以前は、在庫管理を手作業で行っていたので、倉庫の在庫とシステム上の在庫の数が合わないことがあったという。しかし、システム運用が軌道に乗ってから在庫管理を本格的に始めたところ、在庫管理の精度が飛躍的に向上した。
「『SMILE BS 販売』を導入したことで、倉庫にある在庫数をPC画面の一覧表で即座に確認できるようになりました。商品の入出庫の管理機能も備わっているので、以前のように倉庫とシステム上の商品の数が合わないという問題も解消されました。在庫が足りなくなった時点ですぐに発注できるので、在庫不足でお客様にご迷惑をかける心配もありません」と大竹氏は語る。

また、『自由帳票設計業務オプション』を導入したことにより、『SMILE BS 販売』のさまざまなデータを抽出して経営情報を可視化できるようになったことも大きな導入効果だ。
「例えば、管理会社からそれぞれの販売履歴を確認したいと問い合わせがあったときに、『自由帳票設計業務オプション』で顧客ごとの販売履歴リストを事前に作成しておけば、そのお客様がいつどのような商品を注文したのか即座にお伝えできるので、とても便利です」と大竹氏は語る。

また、Excelで作成した見積書のデータをシステムに取り込むことで受注時のデータ入力の手間を省くなど、運用面で工夫を施すことで業務の大幅な効率化を実現している。
さらに現在は、日々の業務の効率化をより一層推進するために、SMILEシリーズの最新版である『SMILE V 販売』への移行を進めている。
今は本社以外の拠点には在庫を置かずに、本社で在庫の一元管理を行っているが、『SMILE V 販売』には、拠点間の在庫移動などの機能が実装されているので、今後は各拠点に在庫を置くことも視野に入れている。それにより全社規模で在庫の最適化を図り、より迅速に商品を発送できる体制づくりを行うことが狙いだ。

その一方で、今後はインターネットを利用した通販サイトを構築し、『SMILE V 販売』と連携して売上管理などが一元的に行える環境を整備することも検討している。
「既に法人用のWeb注文には対応していますが、インターネットには無限の広がりがあるので、大塚商会さんのお力を借りながら、今後はコンシューマー向けのWeb販売にも力を入れたいです」と、上田氏は今後のビジネス展開に大きな期待を寄せる。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • 基幹業務システム『SMILE V 販売』

    売上・売掛から仕入・買掛、在庫管理までの全般をカバー。マスターや伝票に独自項目の追加や、各種実績の集計・オリジナル帳票の作成・多角的なデータ分析などが行えます。

  • サーバー『N-Packサーバー』

    中小企業に必要なセキュリティ対策をセットにした大塚商会オリジナルのオールインワンパッケージ。 仮想化モデルも用意しています。すぐにご利用できる状態でお届けします。

その他の導入システム

  • 自由帳票設計業務オプション(旧『自由帳票設計ツール』)

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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