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業務効率化とコスト削減を目指し、社内情報システムをクラウドに移行。顧客サービスの充実と働きやすい環境を実現

株式会社リンコム 導入事例

2018年1月取材

サービス業1~100名クラウドセキュリティ営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上

チェーンストア向け店舗支援システム『店番長』をはじめ、ソフトウェアの開発・販売・導入支援などを行う株式会社リンコムは、顧客目線に立ったシステム開発や、きめ細かい顧客サービスで順調に事業を拡大させてきた。従業員の仕事量増加により、業務環境改善が喫緊の課題となってきたことを受け、同社は社内システム全てのクラウド化を決断。セキュリティ・コスト面においても自社の要求に最適でメリットが高いと直感した『Microsoft 365 Business』を導入し、今後、より一層の事業拡大と社員が働きやすい職場環境の両立を実現する方針だ。

株式会社リンコム

導入先の概要

業種
その他サービス
事業内容
ソフトウェアの開発、販売、導入支援作業、コンサルティング、トレーニング
職員数
18名
ホームページ
https://www.linkcom.com/

お客様の声をご紹介

経営企画部 CMO 土屋 敏彦氏

「今回の『Microsoft 365 Business』はタイミングよくリリースされたこともありましたが、それは“偶然”ということだけではなく大塚商会さんが最新のサービスも常に提供できるようにしている企業努力があってのことだと思います。まさに欲しかったサービスをタイムリーにご提供いただき感謝しています」

大塚商会担当者からのコメント

「タイムリーにサポートをさせていただきます」

『Microsoft 365 Business』の運用を始められていますが、社員の皆様が使い慣れていく中で、さらに業務効率も高っていくのではないかと思います。これを契機にリンコム様の営業成績もさらに上がっていくよう、今後もタイムリーにサポートをさせていただきます。

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株式会社リンコム 導入事例(PDF:1,748KB)

導入事例詳細

顧客目線でシステム開発。二つの主力製品で事業拡大

1997年設立以来、顧客目線でのシステム開発や丁寧な顧客対応、充実したアフターサービスで事業を発展させてきた

ソフトウェアの開発・販売・導入支援、コンサルティングやトレーニングなどを行う株式会社リンコム(以下、リンコム)は、東京都台東区で1997年に設立された。「できなかったことができるように。お客様の『よかった』が続くように。いままでなかったものを求め、挑戦し続ける」というスローガンを掲げ、質の高い製品とサービスを提供し続けている。
設立当初は米国企業が開発したグループウェアを日本向けにローカライズした製品を販売。その後、機能の拡張やカスタマイズ性の追求を重ね、2001年に自社ブランドとなる業務管理システム『リンコム ネクスト』をリリースした。社内のみならず、仕入れ先や販社など企業間での情報共有を一元化できるのが特長で、汎用性も高い。その後もバージョンアップを重ね、『リンコム ネクスト』は現在も同社の主力製品となっている。
同社のさらなる飛躍のきっかけとなったのが、2013年にリリースされた『店番長』というクラウド型のシステムだ。チェーンストア業態に特化した業務管理システムで、開発のきっかけとなったのは「店舗スタッフに使いやすいものにしてほしい」という顧客からの声に応えることだった。
本部と各店舗をつなぐ業務管理システムといえば、従来より各種グループウェアやメールなどの製品・サービスが市場に多数存在する。しかし、チェーンストアの企業本部からは、それらではうまく情報共有や店舗管理ができないという声が上がっていた。業務指示を発信するだけならメールやグループウェアでよいが、例えばメールで出した指示に対し進捗状況の返信を各店に義務づけたとしても、どの店舗からの回答なのか、返答がない店舗はどこなのか、どの業務がどの程度遅れているのか、といった事項を何百もの返信メールを開いて確認するのは本部スタッフの負荷が大きすぎる。結果として、グループウェアやメールでは対応しきれないという要望だった。

『店番長』は、本部から各店舗へ業務指示・通達を発信する機能や、日ごろ行うルーティンワークを一覧化して実行状況を確認できる機能、業務の実施状況を自動集計により「見える化」する機能などが搭載されている。各店舗に出した指示が実行されたかどうかを本部側が把握・確認しやすいように設計されているのだ。
出勤頻度が少ないアルバイトスタッフにも使いやすいよう操作性を高めたのも特長だ。基本的には、タブレットを開けばすぐに本部からの指示一覧が表示され、業務が完了すればボタンを中心とした操作でシステム上の報告も完了、といった誰でも簡単に扱えるような工夫がなされている。タブレットで売り場のポップや展示レイアウトなどを写真に撮り、簡単に報告・共有できるのも喜ばれている機能だ。
リリース直後から、小売業、飲食店、サービス業など多店舗展開を行う企業からの引き合いが増え続けている。同社CMOで、『店番長』のブランド開発・マーケティングを担当する土屋 敏彦氏は、好調な売れ行きについて次のように分析する。
「店舗の業務実行の状況を把握しやすくなった、本部・店舗双方で業務負荷軽減が進んだ、といった評価をいただいています。当社では、お客様の運用状況を基に、業務改善の提案やレポート分析も行っています。単にサービスを提供して終わりではなく、長くお客様の売り上げに貢献するお手伝いをすることが私たちのミッションだと思っておりますし、これが当社の“強み”にもなっていると思います」

情報システムの再構築に向け、3年以内に全てクラウド化

リンコムの看板製品の一つ「店番長」はチェーンストア向けの業務管理システム。従来のグループウェアやメールに比べ、各店舗の業務実行度合いを把握・確認がしやすく、チェーン本部から高い評価を得ている

『店番長』の成長の背景には、急速に進むクラウド化、そしてマルチデバイスの普及という要因もある。
従来のITシステムの導入では、開発企業が製品をパッケージ化したものをライセンスとして販売し、ユーザー企業のサーバーに納めて利用してもらう方法が主流だった。しかし近年加速しているのは、開発会社がインターネット上でリソースおよびサービスを提供し、クラウド環境の中で活用してもらう形態だ。保守やメンテナンス、バージョンアップも開発側が行うため、ユーザーにとってはサーバーを設置する必要がなく、管理コストや運用負担が大幅に軽減できるだけでなく、導入開始までの期間も早い。
また、近年はデバイスの多様化も顕著だ。小売りや飲食店のスタッフがタブレット片手に接客する光景は珍しくなくなっている。場所に制約されずに情報を共有できるメリットなど、マルチデバイス化の効果が一般に広く認識されてきており、業界を問わず、また営業社員やリモートワーカーなど立場を問わず、さまざまなシーンで幅広く活用されている。その背景には、タブレットの導入コストが安くなってきたことや、PCを置くスペースを確保できない店舗の事情などもあるだろう。
こうしたクラウド化、マルチデバイス化という時代の大きなトレンドとうまく合致したことが、好調な『店番長』の売れ行きを後押ししている。しかし、それは、実はリンコム自身が取り組まなければならない課題でもあった。
「事業の拡大に伴い、社員一人あたりの仕事量も増えてきました。皆が忙しいため社内システムの整備まで手が回らない状況にありましたが、今ここで業務効率を高めておかなければ、今後の成長に支障があると考え、既存システムの見直しを検討することになったのです」(土屋氏)

土屋氏は2017年7月に入社し、現在はCMOに就任。さまざまな役割を担っているが、その中でも重要な業務の一つが社内システムの再構築だ。入社後すぐに社長と検討を重ね、2018年からの3年間で同社のシステムの全てをクラウドへ、バックオフィス周りのシステムに関しては1年以内に移行する方針を固めたという。
しかしまず最初に、PCや他のクラウドサービスの認証基盤をどうするかという課題が生じたという。認証のために土屋氏は、最初はActive Directory(AD)の導入を考えた。しかし従来のADはクラウドサービスの範囲外となるため、オンプレミスで導入しなければならない。「全てをクラウドに」という当初の目標を果たせなくなってしまうだけでなく、仮にサーバーを残すとしても、業務中支障なく稼働させるためには専任担当者が必要となり、運用負荷が減らなくなってしまう。少数精鋭の方針を掲げる同社としては現実的ではないと感じていた。
何かよい方法はないかと各社製品・サービスを比べていたところ、大塚商会の「たよれーる」に紹介されていた『Microsoft 365 Business』に目が留まったという。
「ちょうど『Microsoft 365 Business』がリリース(2017年11月1日)されたばかりのタイミングでした。早速、大塚商会さんへ問い合わせたところ、認証の運用の課題もクリアできるほか、コストを含めさまざまな条件がぴったり合うと分かり、すぐに採用することに決めました」(土屋氏)

社内の情報共有が進み、コストはこれまでの3分の1に

社内システムのクラウド化という方針を土屋氏が社員に「宣言」したのは2017年9月。『Microsoft 365 Business』の導入を決定した11月には、導入前の準備として社員の要望をヒアリングのうえ、その活用イメージや効果について社内で発表し、どの機能をどう使っていくかを検討していった。業種柄、ITリテラシーの高い人材の集まりなので、理解が早く大きな障壁はなかったという。

社員が携帯していた折り畳み式携帯電話をスマートフォンに切り替えたことで、外出中でも、安全な環境で迅速な情報共有が可能となった

また、『Microsoft 365 Business』 にはデバイス制御機能も内包されていることから、営業社員が使っていた折り畳み式携帯電話をスマートフォンへと切り替えることにした。お客様との速やかなコミュニケーションを図るため、通話を中心にフィーチャーフォンを使っていた営業社員からは、「バッテリーの持ちがよく、お客様からの着信優先で待機時間を長く確保できる折り畳み式の方がよい」という声もあったが、外出先でメールを確認する度にPCを開いて作業する手間を考えると、スマートフォンでできる即応性を優先すべきだと伝え、理解を求めた。
『Microsoft 365 Business』を導入して間もないが、その成果について土屋氏は次のように語る。
「スマートフォンの活用と併せて、社内での情報共有は着実に進んでいます。サーバー管理に専任担当者を立てる負荷も不要になりましたし、コスト面ではサーバーを社内に置いた従来の環境でシステム運用していった場合と比較すると、システム全体でおよそ3分の1になる見込みで、大変助かっています」

顧客サービスの充実と社員の働きやすい環境を実現

同社がクラウド化を進める目的は、社員の負荷を軽減することで業務効率を高め、顧客対応にかける時間を増やすことだ。『店番長』はチェーンストアという業態を絞った製品・サービスだけにマーケティングが重要だ。新規開拓においてはピンポイントで訴求する必要があり、既存顧客には快適に使い続けてもらうための活動をしていかなければならない。「今回、経費削減できた分は、新たに顧客管理システムなどに投資する予定」と土屋氏は展望を語る。
また別の観点では、働きやすい職場づくりの一環とも位置付けている。同社の社員数は現在18名で、30~40歳代が中心だ。男女問わず、子育て世代も多い。国による「働き方改革」も話題になっているが、同社代表取締役社長の藤原 信二氏は「リンコムを社員が長く働ける会社にしたい」という思いを強く持っているという。長く勤める中では人生の節目や家庭の事情を抱えることもあるが、それを理由に会社を辞めてほしくないとの考えだ。そんな社長の意向も反映され、同社では、家族の病気や介護などの家庭の事情を優先し、周囲や仕組みでフォローする組織風土が醸成されているという。
「例え長期にわたってフルに出勤することが難しい状況になったとしても、在宅ワークなどで働き続けられる環境を会社として用意しておきたかったのです。その意味でも、今回のシステム導入は意義があると考えています」(土屋氏)
企業として社員が働きやすい環境を整備し、さらなる事業拡大を図っていくうえでも、今回のシステム移行はリンコムにとって大きな一歩となったようだ。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • 『Microsoft 365 Business』

    セキュリティの心配や、面倒なIT管理に煩わされる必要はもうありません! より一層社員の能力を引き出す環境をMicrosoft 365が実現します!

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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