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Excelによる見積作成から脱却。新たな見積システムで検索性が向上し、スムーズなデータ流用で業務効率化に貢献

宮坂産業株式会社 導入事例

2018年5月取材

サービス業1~100名ERP・基幹業務・業務管理営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上

宮坂産業株式会社は、化粧品、医薬品、化学など多様なメーカーの産業廃棄物処理にワンストップで対応する総合環境企業だ。“ツクルを支える創造産業”をキーワードに、提案型の業態は顧客から高く評価されている。産業廃棄物収集運搬業を主軸に顧客の工場内業務の請負まで手がける同社は、見積作成とその管理のシステム化が課題になっていた。一般的なパッケージシステムでは対応が難しい高度な見積作成が、建設業向け見積支援システムによって念願の効率化を実現した。

宮坂産業株式会社

導入先の概要

業種
総合環境事業
事業内容
産業廃棄物収集運搬業
従業員数
47名(2018年5月現在)
ホームページ
http://m-saka.co.jp/

お客様の声をご紹介

代表取締役 宮坂 竜司氏

「一つひとつの案件に向き合い信頼を得ていくことが当社の社風にも合うはずです。それだけに、お客様の多様なニーズに確実に応えられる人材育成は今後の大きなカギになると考えています」

営業部 課長 鳥家 久幸氏

「産業廃棄物の収集運搬作業を事業の柱の一つとする当社の場合、ドライバーの勤怠管理は今後の大きな課題になっています。毎日早朝から働くドライバーの管理を効率的かつ正確に行うための知恵も大塚商会さんに期待するものの一つです」

営業部 管理課主任 岩堀 ゆみ氏

「見積流用など、多忙な営業担当の仕事の一部を事務スタッフが代行できるようになったことも見積支援システム導入効果の一つ。こうした作業分担の実現も含め、新システムは社内でとても好評です」

大塚商会担当者からのコメント

「これからも業務に見合ったご提案を続けていきます」

宮坂産業様の見積書の内容は多岐に及ぶ複雑なもので、一般的な見積作成ツールによる対応が難しいという課題を抱えていました。多数の工種と工数から構成される建設業の見積支援システムをベースにすることが効果的な提案につながりました。今後も、業務内容に見合った意義あるご提案を続けていきたいと考えています。

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導入事例詳細

顧客ニーズへの誠実な対応で、さらなる成長を目指す

産業廃棄物の収集運搬、工場内業務請負、特殊清掃・洗浄作業などを通し、製造業を支え、新たな価値を創造する

宮坂産業株式会社(以下、宮坂産業)は、今日の多様な環境ニーズに幅広く対応する総合環境企業だ。事業の柱は、大きく四つに分けられる。

一つ目が、近畿全域および中国・四国を中心に展開する産業廃棄物の収集運搬事業。パッカー車、ダンプ車、アーム車、ユニック車などの車種を自社で保有することで、形状・性状を問わず多種多様な廃棄物の収集・運搬業務にスムーズに対応できることがその強みだ。

二つ目が、産業廃棄物の管理を主体にした工場内業務の請負だ。工場の副産物(廃棄物)の回収を担う維持管理は、取り扱う廃棄物の性質上、通常の派遣業務では対応が難しいのが実情だ。廃水処理プラントや産業廃棄物処理プラントなどの維持管理に関するノウハウを持つ同社のサービスは、顧客から高く評価されている。

三つ目が、環境負荷低減を念頭にした特殊清掃・洗浄作業。下水処理場沈砂池や消化槽の浚渫(しゅんせつ)作業、各種工場の重油タンク清掃・回収作業から特定有害物質洗浄・回収作業まで、最新の設備機材でトータルに対応できることがその特長だ。
そして最後が、産業廃棄物のリサイクル提案を中核にした環境商社的な事業である。代表取締役の宮坂 竜司氏は、こう説明する。
「顧客とリサイクル企業を結び、コストメリット面も含め最善のリサイクルスキームを提案することがその基本的な考え方になります。こうした提案は、運搬や構内業務請負など、ほかの三つの業務と密接に関係してきます。産業廃棄物処理実務とリサイクル提案の双方に一元的に対応できる点が当社の最大の特長といえるはずです」

1955年に大阪で創業した宮坂産業の顧客は、化粧品、医薬品、化学、食品など多岐にわたり、業界トップシェアを誇る大手企業も多い。大阪北区の本社、大阪大正区の処理工場のほか、川崎と倉敷に営業所を置くことで、全国展開する顧客企業のニーズに対応している。
環境省が運営する産業廃棄物処理業者検索サイト「さんぱいくん」に登録する優良認定業者には過去3年分の財務諸表の公開が義務付けられるなど、環境企業には経営の透明性や産業廃棄物管理票(マニフェスト)の適正な運用といった、他業種にない高度なコンプライアンス遵守が求められている。こうした中、業界全体の課題として宮坂氏が指摘するのが、一層の信頼向上に向けた取り組みだ。

「業界を取り巻く環境を見渡しても、多くの方に信頼される会社でなければ生き残りは難しいと考えています。こうした中、当社が何よりも大切にしているのは、顧客のニーズに応じ、きちんとした仕事をするという観点です。例えば、中国の輸入停止に伴い、現在国内の廃棄プラスチックは買い手市場が続いています。こうした状況を考慮すると、やはり廃棄物は少なければ少ないほど良いことは間違いありません。あえて廃棄物の削減まで踏み込んだ意義ある提案を行い信頼を得ると共に、会社としてそこできちんと利益を確保するという考え方が、今後一層大切になると考えています」
今、最も重視しているのが、こうした宮坂氏の狙いを理解し、顧客への新たな提案が行える人材の育成である。

「顧客の考えや目指している方向を理解し、現状に応じて廃棄物を減らす道筋を提案できる人材育成に取り組んでいます。顧客にとって真に意義ある提案であれば、運搬や清掃などの業務の受注も必ず増えていくはずです。今後も提案と実務の両輪で成長を図っていきたいと考えています」と宮坂氏は力強く語る。

見積作成・管理の効率化に向け、Excelに代わるツール導入を検討

見積支援システムは業務の効率化につながった

環境汚染の防止、資源リサイクルから代替エネルギーの開発まで、環境産業の領域は幅広い。産業廃棄物の収集運搬から産業廃棄物の管理を主体とした工場内の業務請負、特殊清掃・洗浄作業までワンストップで手がける宮坂産業の業務も幅広い領域に広がっている。
業務の多様性に対応する形で見積項目も多岐にわたるため、明細と概要に分けて提出する同社の見積書は数十枚にも及ぶことが一般的だ。これまで同社はExcelフォーマットを見積書作成に利用してきた。しかし、業容拡大でデータが増大し、検索性という課題に直面。システムの見直しに迫られた。

宮坂産業の見積作成件数は年間1,200件に及ぶ。各営業担当がExcelで作成した見積書はファイルサーバーの各人のフォルダーで管理しその共有化を図ってきた。年間1,200件の見積りには継続案件も多く、その場合、過去の見積書の流用が業務効率化に直結する。各担当別のフォルダーでファイル管理するという方法は、見積全体の検索性に問題がある。営業部 管理課 主任の岩堀 ゆみ氏は当時の状況をこう説明する。
「当社の場合、継続案件が多いこともあり、過去の見積書の再利用は業務上、不可欠です。しかし、過去の見積書を検索するには、各営業担当のフォルダーの中のファイルを一つひとつ開いて確認するほかなく、それが大きな問題になっていました」

実は同社では、以前にも見積支援ツールの運用を試したことがあった。だが実際の業務で使うには制約が多く、運用が定着することはなかったという。営業部 課長の鳥家 久幸氏は当時をこう振り返る。
「当社の見積業務に対応するには入力文字数や設定可能な項目数の上限が制約となり、本格運用を諦めざるを得ないのが実情でした。当社の場合、見積条件が明細別に異なることが多いのです。一般的な見積支援ツールの場合、明細単位で入力できる備考メモの文字数に制限があり、見積単位の備考欄に一括記載するほかなかったので、見づらく、分かりづらいと顧客に不評でした」

同社が見積作成・管理ツール導入に向けた新たな取り組みを開始したのは2016年のことだった。ベンダー各社に提案を依頼し、入念な検討のうえ、最終的に選定したのは、複合機などで以前から取引がある大塚商会が提案した、建設業向け支援システム『SMILE BS 2nd Edition POWER見積』だった。多種の工種、明細から構成される建設業の見積りに確実に対応する機能面の特長に加え、コンプライアンスへの対応など環境ビジネス特有の商慣習へのカスタマイズによる対応が可能である点が大塚商会の提案を選択した第一の理由だった。

カスタマイズで対応した、コンプライアンス関連機能

多数の工種と工数から構成される建設業に対応した『POWER見積』は、入力文字数や設定項目数に関する同社のニーズへのスムーズな対応を実現した。その一方で、環境ビジネス特有の商慣習への対応はカスタマイズによって図られている。その一例が、特別管理産業廃棄物への対応だ。産業廃棄物の中でも、爆発性、毒性、感染性など、健康や環境への被害が及ぶことが考えられる物質については、排出から処理の一連のプロセスにおいて特に入念に扱うことが求められる。特別管理産業廃棄物には、廃油、廃酸、廃アルカリ、感染性産業廃棄物、廃PCBやPCB汚染物、PCB処理物、廃石綿などが含まれ、工場内の産業廃棄物の管理やその収集・運搬などを請け負う場合、受注に先立ち、サンプルを分析し、水銀やカドミウム、鉛などが環境省令の基準以下であることをあらかじめ確認することが必要になる。そのため『POWER見積』には、処理を請け負った産業廃棄物中の水銀、カドミウム、鉛などの特別管理産業廃棄物の量が入力できるカスタマイズが行われている。

「幾つかのベンダーに提案を依頼した中で、大塚商会さんの提案は、当社の複雑な見積作成業務がスムーズにシステム化できるものでした。何度も打ち合わせを通し、当社の業務を理解し、当社に最適なシステムを提案してくれたことにはとても感謝しています」と鳥家氏は語る。
運用に先立って、マスター整備をはじめとする必要な作業を大塚商会に一任することでよりスムーズにシステムの運用が開始できたことも注目したいポイントの一つだ。

サーバーも大塚商会から導入。業務効率化のために積極的にIT化を推進している

検索と流用による迅速な見積作成で業務の省力化に貢献

『POWER見積』の導入効果としてまず挙げることができるのは、以前からの課題だった効率的な検索が可能になった点だ。以前はファイルサーバーの担当者別フォルダーを一つひとつ開いて探すほかなかったが、現在は、顧客コードや件名を入力すれば即座に検索できるようになったことは業務の効率化に大きく貢献している。

また流用作成が簡単に行えるようになったことも重要なポイントになるだろう。同社では案件ごとに事前見積り、事後見積り、清算見積りを発行している。Excelの場合、設定によっては過去の見積書を流用する際、表計算の計算式にズレが生じることも珍しくない。そのため事前・事後・清算の各見積り内容に変更がない場合もこれまでは営業担当が流用作成を行っていたが、移行後は事務スタッフが代行できるようになった。

「営業担当は外に出ることが多いため、なかなか事務作業に時間を割くことができません。導入後は、『この見積りを複写しておいて』という依頼があれば事務スタッフがすぐに対応できるようになったため、一連の業務が滞りなくスムーズに進むようになりましたね。また複写時に枝番発行の有無が選択できる機能は、追加発注等で元の見積りと関連付けするなど管理しやすいので好評です」と岩堀氏は語る。

環境ビジネス市場は今後一層の拡大が見込まれているが、その一方では法規制の強化など乗り越えるべき課題も少なくない。宮坂産業は、IT導入による業務効率化などを通し、こうした課題を一つひとつ乗り越えていく考えだ。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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