鋼材卸業向け販売管理システムを業務内容に合わせてカスタマイズ与信機能などの強化で営業力を大幅アップ

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大塚商会担当者からのコメント

北海道の発展を支えてきた鋼材卸売りの老舗

主な売り先である鉄工所や鋼材二次加工業者は後継者不足などによる廃業が相次いでいるが、持ち前の営業力で新規顧客開拓に努め、その得意先は600～700社にも及ぶ。
鋼材需要は、建設業界の動きと密接に連動する。公共事業投資は年々減少しているものの、札幌駅北口周辺の再開発など、民間による大きな建設事業が計画されているのは明るい話題といえよう。
訪日外国人の急増による建設需要も伸びており、新千歳空港の国際線旅客ターミナルビルの拡張や、同空港内の海外富裕層向けホテル建設などが計画されているほか、人気のリゾート地、ニセコ町・倶知安町エリアの観光投資も盛んだ。

札幌市は2026年の冬季オリンピック・パラリンピック招致に名乗りを上げ、北海道新幹線の2030年までの札幌延伸も決定している。また、EUとの経済連携協定発効による関税撤廃・引き下げで影響を被るとされる酪農業の体質強化に向け、道東を中心とする酪農関連施設の整備が行われるとの予測もある。
「そうした市場の動向をしっかりキャッチしながら、お客様の鋼材需要を確実に満たすつもりです」と佐藤氏は同社の使命を語る。

システムに独自のカスタマイズを施して販売・会計業務を効率化

同社のシステム活用において特徴的なのは、大塚商会に依頼して代々の『PowerSteel』シリーズに独自のカスタマイズを施してきたことである。
その一つが、売上伝票上の出荷日と請求日を別々に入力できる機能を搭載したことだ。自社配送を行う同社は、出荷の前日に商品をトラックに積み込むことが少なくない。そのため、出庫日が月末の締め日に当たった場合、売上伝票に記載される納品日が1日前になってしまい、顧客への請求が1カ月前倒しで行われる可能性があった。
「そのようなトラブルを避けるために、締め日にかかる納品については出庫伝票を仮発行し、後日請求伝票を発行するというルールを決めていましたが、うっかりその処理を忘れて請求漏れとなるケースがしばしばありました」（庄司氏）
この不都合は、出荷日と請求日を個別に入力できるようにしたことで見事に解消された。
もう一つが、商品の原価と単価を部門別に登録できるようにしたことである。同社は道内4拠点の倉庫に商品をストックしているが、鋼材を商社から仕入れる際の運賃が拠点ごとに異なるため、それを反映して異なる商品単価を設定している。
「運賃の地域差に加え、販売数量によっても単価を変更するケースがあるので、部門別に原価と単価を登録することは、同社にとって不可欠な機能でした」（庄司氏）

そしてもう一つが、『PowerSteel』にもともと備わっている与信管理機能を強化し、与信額が指定された枠をオーバーした顧客について、売り上げデータの入力ができなくなる仕組みを付与したことだ。その結果、与信を大幅に上回る注文を営業担当者の裁量で受け付けることができなくなり、不良債権を抱え込むリスクを未然に防ぐことが可能になった。
「当社は手形による取引が全体の6割ほどに上ることから、販売管理システムと会計システムの一部を連携させて、入金処理データや手形データもシステム上で確実に管理できる仕組みも構築しています。これらのカスタマイズは、もちろん最新の『SMILE BS 2 PowerSteel』にも引き継がれています」
佐藤氏はそう語り、システムを更新するたびに複雑なカスタマイズの要望にしっかり応え続ける大塚商会の対応力を高く評価する。

万全のセキュリティ対策で安全・安心な業務環境を構築

得意先への与信をシステムで管理する事例は少なく、このことは業界内の会合などでもしばしば話題になるほどだという。
「与信枠を超えたからといって、直ちに販売をストップするわけではありません。システムが発するアラートは、営業担当者がお客様との問題のない取引条件を検討することを促してくれます。そのことで、営業担当者が日ごろからお客様の与信状況を小まめにチェックするようになりました。このように顧客管理の意識が高まったことも大きな成果です」と庄司氏。
システム内の帳票を閲覧すれば顧客状況が一目で把握できるようになったことで、代金の回収管理体制も大幅に強化された。
と同時にこの販売管理システムは、営業担当者の売り上げ目標管理にも役立っている。
「システムに蓄積された売り上げデータを見れば、前年の同時期に何が売れたかが一目瞭然なので、売り上げ予測を立ててお客様にアプローチすることが可能です。また、毎月の売り上げ目標に対する達成率も分かるので、個々の社員が自らの目標を管理しやすくなりました」（佐藤氏）

さらなるIT活用を通じて営業力・販売力を強化する

同社はほかに、複合機を活用してミルシート（鋼材の材質を証明する書類）を電子化。また、全拠点の倉庫の水銀灯をLED照明に切り替え、電気代を約20％削減した。
「基幹業務システムにとどまらず、あらゆるITソリューションを提供してくださる大塚商会さんは、業務効率化やコスト縮減を進めるうえで本当に心強い存在です」と佐藤氏。
そんな同社の今後の課題は、11名の全営業社員にタブレットPCを支給し、営業効率を一層高めることだという。
「タブレットPCを利用しているのは現状では数名の社員のみですが、今後は全員に携行させて出先からシステムにアクセスできるようにしたいですね。私は販売管理システムと会計システムのデータを随時閲覧し、お客様ごとの売り上げ状況などを把握して経営管理に役立てていますが、そうした姿勢を全社員に浸透させたいと考えています」（佐藤氏）
さまざまな業務効率も向上させるため、同社は引き続き効果的なIT活用を推進する意向だ。
「『SMILE』シリーズの導入を通じ、大塚商会さんには長年にわたって当社の業務改善をサポートしていただいてきましたが、これからも最先端のIT機器に関する情報提供をお願いします」
両氏は大塚商会に対する熱い期待をそのように語った。