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法人全体の複雑な勤怠管理を汎用性の高い勤怠管理システムの導入で合理化。給与明細も電子化して管理業務の負担を軽減

「多職種の複雑な勤務体系の勤怠管理の手間が大幅に軽減し、給与明細も電子化され、一日がかりだった作業時間が大幅に短縮されました」

牧ヘルスケアグループ 医療法人 清翠会 導入事例

2018年9月取材

サービス業1,001名~ERP・基幹業務・業務管理データ分析・活用多店舗・多拠点展開営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上業務データの活用

大阪市で三つの病院を中心に、地域完結型の医療・保健・福祉サービスを提供する牧ヘルスケアグループ 医療法人 清翠会は、独自開発の勤怠管理システムを就業ソリューション『勤次郎Enterprise』へと入れ替え、多職種・多勤務体系の複雑な勤怠管理を一元化することに成功。1,000名を超える職員の給与明細作成・配布は『たよれーる給与業務支援サービス』の導入で電子化され、業務効率も大幅にアップした。今後は、さらなる職員の労務軽減と、より充実した地域完結型医療の実践に向け、積極的なIT活用に取り組もうとしている。

牧ヘルスケアグループ 医療法人 清翠会

導入先の概要

業種
医療・保健・福祉事業
事業内容
医療、介護、在宅サービス業
職員数
1,047名(非常勤含む、2018年9月現在)
ホームページ
http://www.maki-group.jp/

導入の狙い

  • 多職種・多勤務体系の職員の勤怠管理を効率化したい
  • システム整備・管理の不安をなくしたい
  • 給与明細発行・配布の手間を軽減したい

解決策

多種多様な勤務体系に対応する勤怠管理システムへの更新と、給与明細の電子化

導入したメリット

  • 全職員の勤怠情報を一元管理できるようになった
  • 給与明細の印刷・配布の業務が不要になった
  • 自社システムのメンテナンスに関する不安が解消された
  • 理事長 牧整形外科病院 院長 牧 恭彦氏

    「医療・保健・福祉サービスを総合的に提供する当法人にとって、管理業務の効率化は大きな課題でした。今後も必要に応じて積極的にIT化を推進していくつもりです」

  • 法人本部 総務人事課 課長 細川 勝氏

    「多様な勤務パターンに対応する就業ソリューションの活用で、勤怠管理が飛躍的に合理化されました。今後はシステムに蓄積されたデータの有効活用を実践します」

  • 牧病院 総務課 課長 村山 正和氏

    「『勤次郎Enterprise』は勤務日数に基づいた有給休暇付与に対する管理をしっかりしてくれるので、勤務日数に変動がある職員の有給休暇管理の煩雑さが軽減しました」

  • 法人本部 経理課 泉井 浩子氏

    「『たよれーる給与業務支援サービス』の導入により、印刷した給与明細を各施設の個々の職員に配布する作業から解放され、紙やインクなど消耗品のコストもカットできました」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番
基幹業務システム就業ソリューション勤次郎Enterprise
基幹業務システムたよれーる給与業務支援サービス

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導入事例詳細

地域完結型の医療・保健・福祉システムを構築

グループ内で最初に開設された「牧病院」。半世紀にわたり地域の医療・福祉に貢献してきた

牧ヘルスケアグループ 医療法人 清翠会(以下、清翠会)は、大阪府北東部にて、牧病院、牧整形外科病院、牧リハビリテーション病院の3病院に加え、介護老人保健施設、グループホーム、訪問看護ステーション、デイケアセンター、デイサービスセンターなどを多角的に運営し、半世紀にわたり地域住民に総合的な医療・保健・福祉サービスを提供してきた。
「1969年、大阪市旭区に先代が開設した牧病院は小規模な個人病院でした。私が引き継いでからは地域のニーズを受けて病院以外の事業形態へも展開するようになり、医療・保健・福祉の複合体として役割を担ってきました。法人内連携と地域連携による地域完結型のシステムを構築し、早期在宅復帰をグループの目的として取り組んできましたが、それは後に、ケアミックス、地域包括ケアといわれる国全体の取り組みと合致していく形になりました」と話すのは、理事長 兼 牧整形外科病院 院長の牧 恭彦氏だ。

地域完結型医療を支えるために重要なのは、「軽・中程度の急性期の患者様に幅広く対応する総合医と専門医を連携させ、“人にやさしい医療サービス”を提供すること」と牧氏。それを実践する清翠会では多数の職員が働いており、医師や職員間のスピーディーな情報共有が欠かせない。サービスの質の向上を目指すためにも、業務を効率化して労務負担を軽減することも重要な課題となっていた。

勤怠管理の業務効率化に向けパッケージシステムの導入を検討

非常勤職員も合わせると1,000人以上の職員が働いており、その勤務パターンは多種多様だ

清翠会全体として数年前から運営上の課題となっていたのが、多職種で勤務時間帯もさまざまな、1,000名を超える職員の勤怠管理である。これまでは同法人のシステム担当者が独自に開発したシステムで管理してきた。しかし、法改正やOSのバージョンアップが発生すると、開発担当者しかメンテナンスができないという運営管理面のリスクを抱えていた。また、100パターンを超える勤務体系とそれぞれの勤務時間帯を踏まえてシフトを計画・登録し、その変更にも対応するにはシステムだけでは対応し切れず、どうしても紙媒体の管理が残っていた。
「正規職員の日勤一つ見ても、日勤/午前半休/午後半休/午前有給/午後有給と五つの勤務時間帯があり、育児短時間勤務は三つの勤務時間帯から、それぞれ開始時間を変えて選択できます。パートタイマーは人材確保の面から希望に応じた勤務時間帯で採用することもありますし、送迎の運転を担当する職員は朝と夕方の1日2回、出・退勤記録を行います。運転手のケースは以前のシステムでは対応できなかったので、紙媒体で記録・管理していました。このような複雑な勤怠管理は、特に管理者にとって負担になっていました」と話すのは、法人本部 総務人事課 課長の細川 勝氏。この課題解決に向け、同法人は数年前からパッケージソフトへの刷新を検討してきた。しかし、費用面や運用面からそのタイミングを見送ってきたという。

多種多様な勤務パターンに対応する勤怠管理ソリューションを選定

複数ベンダーから取り寄せた提案を吟味して採用されたのが、大塚商会の推奨する就業ソリューション『勤次郎Enterprise』だった。1日2回の出退勤記録を含め、多職種が働く法人全体の多種多様な勤務体系に対応できる汎用性の高さが選定の決め手となった。導入の流れとしては、2017年8月から、まず法人本部や牧病院などで試験的に運用。確実に勤怠管理を行えることを十全に確認したうえで、同年11月より法人内全施設での本稼働に至った。
「職員のマスターデータは法人全体で1,000人を超えるので、運用前の登録準備は大変でしたが、稼働後は旧システムでの不安を解消できるという期待も大きく感じていました」(細川氏)

複雑な勤務体系の管理も高い汎用性と柔軟な適合力で対応する『勤次郎Enterprise』

膨大な勤怠情報の自動集計で就労実績を正確に管理

『勤次郎Enterprise』導入後は磁気カードやPCによって出退勤が記録される環境が整えられ、そのデータを法人本部で一元管理することが可能になった。以前は、パートタイマーが年収を扶養枠内に抑えるための勤務日数の集計を手作業で行っていたが、現在、その管理は自動化され、個々の職員の未取得有給休暇日数なども容易に把握できる。法人全体として、勤怠管理業務は大幅に効率アップした。
「当法人は、施設によっては17時以降の時給に加算が付くなど、人材を確保するための工夫も行っています。そのことが複雑な勤怠管理につながってはいますが、質の高い医療を提供するための一つの経営判断です。運用開始までのプロセスこそ煩雑でしたが、『勤次郎Enterprise』への入れ替えにより業務負担が格段に軽減していることを実感しています」と説明するのは、牧病院 総務課 課長の村山 正和氏。

導入後1年余りで運用が軌道に乗った現在は、有給休暇の取得を促すべき職員のリストアップなど、蓄積されたデータの有効活用を模索しているという。

給与明細の発行・配布業務も電子化

清翠会は2016年10月より、『たよれーる給与業務支援サービス』を利用した給与明細の電子化にも着手している。以前は法人本部の経理担当者が2名がかりで、約1,000人分の給与明細をドットプリンターで印刷、用紙を裁断、施設ごとに分類し、受け取った施設が個々の職員に配布する流れだった。しかし、長年使い続けたプリンター本体の消耗劣化、印字する給与明細専用帳票やインクリボンの調達の手間とランニングコスト、配布の人的労力の負荷などの課題を踏まえ、新たな方法を検討した結果、導入を決定した。
「毎月、給与支給日の3日前までに給与計算と振り込み手続きを終えると、そこから2日間で約1,000人分の紙の給与明細の作成に取り掛かります。保険料の改正、年末調整などの連絡事項は別紙の用意が必要になるなど、2日間は全く余裕のない日程でした。配布に関しても、法人本部から施設へ、施設から職員個人へ明細が手渡されるまでに丸一日かかっていました。今は所属や給与に変更があった職員情報をメンテナンスしておけば、給与計算ソフトで計算されたデータを取り込むだけで済みます」と語るのは、法人本部 経理課の泉井 浩子氏。同サービスには「お知らせ欄」があり、社員に通知したいことがある場合、個人や複数の対象者を抽出してメッセージを掲載できるのも非常に便利になったという。コスト面では、サービスの利用料を踏まえても、一枚当たり約30円かかっていた給与明細専用帳票の費用約30,000円が毎月不要となったことをはじめ、備品の削減や人的コストの確実なコストダウンにつながった。また、導入後の事務処理ノウハウの取得や職員の利便性を考えると、得られた効果は絶大だったと泉井氏は実感しているという。

積極的なIT投資で管理業務のさらなる合理化を目指す

二つのシステムのリプレースによって、業務の省力化に多くの成果を得た清翠会は、複数の施設情報の一元管理や職員間のコミュニケーション促進に向けて、さらなる改革に取り組もうとしている。
「施設と施設が離れていますし、訪問看護・訪問介護のスタッフは外出先にいることが多いため、将来的には職員にタブレット端末の配布や、テレビ会議システムなどの導入も検討しています。医療の現場には電子カルテが急速に普及しましたが、IT活用による効率化の余地は管理業務にもたくさんあります。今回のシステム導入ではこのことを実感しました。今後も、効果が見込めるIT投資は積極的に検討していきたいです」(牧氏)

清翠会はこれからもITの活用によって業務効率化を図り、地域医療のさらなるレベルアップにまい進していく構えだ。

大塚商会担当者からのコメント

「さまざまな業務のさらなる効率化をご支援いたします」

多くの施設を擁する医療法人 清翠会様の業務内容にマッチしたソリューションをご提供しました。引き続き業務効率アップをサポートさせていただきます。

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  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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