218店舗のレーザープリンターを複合機へ移行。出力のランニングコスト削減と運用管理の負担を軽減し、全社規模で情報を共有できる環境づくりも推進

「プリンターの運用管理に費やしていた時間と手間が一気に軽減され、多店舗運営の課題だった運用コストを大幅に削減することができました」

株式会社アイ・トピア 導入事例

2018年4月取材

卸売・小売業、飲食店101~1,000名複合機・コピー機活用紙文書の管理・活用コスト削減・売り上げ向上営業・業務プロセス効率化

2019年9月で創業43周年を迎える株式会社アイ・トピアは、1977年の創業以来、メガネやコンタクトレンズ、補聴器の卸売・小売販売に従事し、現在はメガネ販売店「メガネストアー」や「テンオーワン」を218店舗運営している。顧客のニーズに寄り添った地域密着型のサービスを提供していることが大きな強みだ。そうした中、全店舗でバラバラに導入していたプリンターをリコー製のA4カラー複合機に統一。保守サービス込みの包括的な料金体系に切り替えたことで、トナー交換の手配などの煩雑な業務を行う必要がなくなり、運用コストを大幅に軽減している。

株式会社アイ・トピア

導入先の概要

業種
メガネなどの卸売・小売販売
事業内容
メガネ販売店「メガネストアー」と「テンオーワン」の運営
従業員数
725名(2018年4月現在)
ホームページ
http://meganestore.co.jp/

導入の狙い

  • 全店舗のプリンターの運用コストを削減したい
  • トナー交換などの煩雑な業務を効率化したい
  • 故障時の代替商品を自社で保有したくない

解決策

保守サービス込みの包括的な複合機ソリュー ションをご提案

導入したメリット

  • トナー交換などの煩雑な業務から解放された
  • 全店舗のプリンターの運用コストが本部側で可視化できるようになった
  • 2色プリント機能で販促用のチラシを低コストで内製化できるようになった
  • 複合機のスキャナー機能で帳票類をデジタル化して共有できる基盤が整備された
  • 情報システム部 マネージャー 中村 篤史氏

    「218店舗の出力機器を保守サービスがセットになった複合機に統一したことで、これまで課題だった出力機器の運用コストと手間を一気に軽減できました」

  • 情報システム部 マネージャー 池田 渉氏

    「多店舗展開している企業ではネットワークのセキュリティを強化することも重要なので、今後も積極的なソリューション提案に期待しています」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番
リコー製複合機RICOH MP C306ZSP×218台
RICOH MP C5002×1台

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導入事例詳細

地域密着型のきめ細かなサービスで店舗数を拡大

地域の住民が通いやすい中小商圏に出店し、地域密着型のきめ細かなサービスを提供している

株式会社アイ・トピア(以下、アイ・トピア)は、メガネ販売店「メガネストアー」や「テンオーワン」を関東・中部・近畿地方で運営し、店舗数はグループ全体で218店舗(2018年4月現在)に上る。このうち、「メガネストアー」は、創業当初から「よいものをより安く」をコンセプトに掲げて安定したビジネス基盤を確立。一方、「テンオーワン」は、品質にこだわったブランド品をお手頃価格で提供するセレクトショップ的な役割を担っている。いずれの店舗も、地域の住民が通いやすい中小商圏に出店し、「快適な視力・聴力を提供するホームドクター」として、地域密着型のきめ細かなサービスを提供していることが大きな特長だ。
「一般的に低価格を前面に打ち出したメガネ販売店は、単に新商品を紹介するだけの簡単な接客で済ませる傾向がありますが、当社は、お客様のニーズをしっかり聞いて、それに合った最適な商品を提案することに重点を置き、接客には非常に力を入れています。その点が競合店とは異なる当社の大きな強みです」と情報システム部 マネージャーの中村 篤史氏は語る。

世界初の型崩れしにくい超弾性メガネフレームなど、利用者の意見を反映したオリジナルブランド商品の開発にも力を入れている。各地のホテル催事場などで既存の顧客を招いた定期的なイベントも開催、そこでしか入手できない付加価値の高い商品などを紹介することで、顧客との交流を深めていることも同社の大きな特長といえる。

保守サービス込みの複合機ソリューションを導入

アイ・トピアは、2017年5月にスタンダード&プアーズ社(S&P)が実施している「日本SME格付け」の「aa(ダブルエー)」を取得。健全な経営状態であることを高く評価されている。しかしその一方で、店舗数が増えるにつれて、各店舗で利用しているプリンターの運用コスト削減と管理負担の軽減を図ることが重要な課題となっていた。

以前は、各店舗にモノクロのレーザープリンターを導入し、社内用の帳票類などを出力していたが、それが経年劣化して故障しがちだったという。そのうえ、カラー出力はできないので本部から支給されたPOP用のカラー印刷物を出力するために、店舗のスタッフが近くのコンビニまで足を運び、そこでネットプリントサービスを利用して出力する必要があった。その分、店舗スタッフの時間と手間がかかり、ネットプリントサービスを利用すると大きなコスト高になっていた。また各店舗のプリンターのトナーがなくなると、その都度、店舗のスタッフが本部に連絡。そのたびに本部のスタッフがトナーを購入し、各店舗に配送するという手順を取っており、運用管理面で大きな負担となっていた。
「店舗のプリンターが故障した場合は、本部側で修理の手配も行っていました。すぐに代替商品を店舗に配送しなければならないので、本部では常にプリンターの余剰在庫を抱えている状態でした」(中村氏)

コストと運用負荷の削減を可能にするソリューションで、全店舗のプリンター入れ替えを実施

保守サービス込みの料金体系で出力機器の運用管理の負担を大幅に軽減している

そこでこうした課題を解消するために、各店舗の出力環境の見直しを図り、ITベンダー数社に提案を依頼。その中から最終的に、大塚商会が提案した複合機を用いたソリューションを採用するに至った。

具体的には、リコー製のA4カラー複合機『RICOH MP C306ZSP』を全店舗にレンタル方式で一括導入することにより、トナー交換や故障時の保守サービス、さらに出力機器の利用状況のレポート提出などを大塚商会側で丸ごとサポートするという包括的な提案内容だった。
「コンビニのネットプリンターの利用料金なども含めると、大塚商会さんが提案してくれたソリューションの方が、コスト的にメリットがありました。そのうえ、トナー交換や故障時の業務負担が一気に軽減されることも、今回の選定の大きな決め手となりました」と情報システム部 マネージャーの池田 渉氏は語る。

全店舗のプリンターの運用コストを一気に軽減

店舗数は218店舗に上るため、複合機への入れ替え作業をいかに短期間で実施できるかが大きな懸念事項だったが、大塚商会のサポートにより、そうした不安もすぐに解消されたという。
「大塚商会さんが全店舗に足を運び、設置場所の確認から設置作業まで全て行ってくれたので、とても助かりました。1カ月足らずの間に、218店舗の出力機器を一気に入れ替えることができました」(中村氏)

同時に本部で利用していた複合機も刷新。大塚商会の複合機ソリューションを活用することで、以前よりも台数を増やしながら運用コストを引き下げることに成功している。
各店舗では『RICOH MP C306ZSP』を当たり前のように活用しているという。例えば、モノクロ印刷と同じ料金で印刷できる2色プリント機能を利用し、販促用のチラシなどを内製化している店舗も増えつつある。モノクロ印刷よりも見栄えが良くなるので大変好評とのことだ。

また、『RICOH MP C306ZSP』は、トナーの残量が規定値に達すると自動的にサポートセンターに通知され、即座にトナーが届く仕組みになっている。また、故障時のメンテナンスも全て大塚商会が行っているので、本部のスタッフはトナー交換などの煩雑な作業から一気に解放され、以前のように故障時に備えて代替商品を用意しておく必要もなくなった。

利用状況の可視化で運用コストの削減につながる

複合機の2色プリント機能の活用で販促用のチラシの内製化を低コストで実現している

「現在は各店舗の複合機の利用状況が毎月レポートで送られてくるので、出力コストの可視化が実現されたことも大きな導入効果です」(中村氏)

例えば、カラー印刷の頻度が突出して多い店舗には、その理由を聞いたうえで注意を促すことも簡単にできるようになった。その結果、店舗のコスト意識も自ずと高まりつつある。
「実際に、以前と比べてコストがどれくらい削減できたのか、まだ正確な数字はつかめていませんが、コンビニのネットプリントサービスの利用料金や運用管理の効率化などを加味すれば、以前よりも運用コストは大幅に軽減されています」(池田氏)

複合機のスキャナー機能を利用した情報共有基盤を整備

これまで店舗と本部間の帳票類のやりとりは、以前から店舗に設置していたFAXで行うケースが多かったが、新たに複合機を導入したことで業務環境は大きく様変わりしつつある。

具体的には、複合機のスキャナー機能を使って帳票類をデジタル化し、それを社内のネットワークを通じて本部のサーバーの共有フォルダーに保管する取り組みを行っている。まだ一部で活用を始めたテスト段階だが、今後は全ての店舗で複合機のスキャナー機能の利用を促進することでペーパーレス化を図り、全社規模の情報共有基盤を整備することが課題だという。
「現在はセキュリティ上の観点から、本部にあるサーバーの共有フォルダーには一部の業務担当者しかアクセスできないように制限していますが、今後セキュリティ環境がきちんと整備されれば、各店舗から必要なファイルを閲覧できるようにしたいと考えています」(池田氏)

その一方で、各店舗の業務上の問題点などをリアルタイムに把握するために、店舗に監視カメラを設置し、本部でモニタリングできる環境を整備することも視野に入れている。単なる防犯対策だけではなく、実際に各店舗でどのようなことに困っているのかを掌握し、それを解決するための業務サポートを実施することが目的だという。

「その点、大塚商会さんはさまざまな商材を取り扱っているので、今後も業務改善につながる有意義なソリューションを積極的に提案していただきたいです」と池田氏は語る。

大塚商会担当者からのコメント

「複合機を活用した業務改善をサポートします」

紙書類の電子化はペーパーレスによるコスト削減だけではなく、情報活用の促進にもつながります。これからも複合機を活用したさらなる業務改善をサポートします。

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  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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