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膨大な紙資料を電子化し、社内外からセキュアに検索・活用。ペーパーレスオフィスのスタイルを確立

株式会社マイスター 導入事例

2013年12月取材

株式会社マイスターは中小企業が抱える問題の相談窓口となり、弁護士・会計士・税理士などとチームを編成、解決を図るコンサルティングファームである。複合機を中核とする文書管理システムを導入、ペーパーレスオフィスを完成させた。

業種 サービス業 従業員数 1~100名
キーワード [情報共有][検索性][ペーパーレス][情報漏えい防止][コンサルタント]

導入前の課題

  • 紙資料の効率的な管理
  • PC持ち出しによる情報漏えいの防止

導入による効果

  • 資料の電子化による情報のスムーズな共有
  • 紙書類の管理・維持費の削減
  • 外出先での安全なデータ取得体制を確立

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株式会社マイスター
株式会社マイスター 概要
業種
コンサルティング業
事業内容
経営(経営コンサルティング、相続事業継承支援、資本政策支援、セカンドオピニオンサービス)/保険(保険代理店のコンサルティング、保険事務部門効率化の支援、保険代理店用業務システムの開発)/FP(FP<ライフプラン・資金計画>支援、資産形成・確定拠出年金の相談、リスクマネジメント支援、ライフプランセミナーの企画・運営)
従業員数
8名(2013年12月現在)
ホームページ
http://www.meist.jp/

相談できる専門家を探す中小企業と、得意とする分野のクライアントを探す士業の橋渡し役として支持されている

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背景
中小企業や個人に必要とされる専門家をコーディネート

株式会社マイスターは、顧客企業が抱える問題と士業を中心とした専門家を結び付けて解決を図る“コンサルタントの総合商社”だ。経営コンサルタント・弁護士・会計士・税理士など、企業や個人に必要な士業を網羅しており、経営・保険・資金繰り・リスク回避からビジネス拡大までトータルなコンサルティングを行っている。企業が抱えるさまざまな問題解決のための適切な人選(リサーチ)と企業側に立ったアドバイス(チェック)を適正な価格で提供できるのが同社のアドバンテージだ。

経緯
低コストで効率的なビジネススタイルを追求

同社は顧客企業の詳細や問題に関する情報、専門家のプロフィールや実績情報を元にマッチングを行い、最適な解決策を構築していく。顧客とも専門家とも付き合いが長くなることから情報は年々増えていくが、中でも紙資料の保存方法が課題となっていた。膨大な紙資料は、必要なものを探すだけで時間がかかり、チーム内での共有も難しく、倉庫を借りればコストもかかる。そこですべての紙資料の電子化を決定。数社の提案を検討した結果、最終的に大塚商会から提案された複合機を核とした電子文書管理システムを採用した。

ポイント
データセンターを活用し、外出先から安全に情報を取得

導入の決め手は、ITの専門家でなくても直感的に操作できる、「誰にでも使える」点だった。膨大な紙資料を電子化し、顧客別のファイリングが完了すると、ノートPC1台ですべての資料が瞬時に検索・閲覧できるようになった。スタッフがノートPCに資料データを保存して持ち歩くようになり、次に問題になったのがセキュリティだ。盗難に遭うなどでデータが漏えいすると、同社の信用ばかりか顧客企業の存続にも影響する。そこで、『たよれーる どこでもキャビネット』と『どこでもコネクトライン』を導入。資料データを登録することで、PCに保存して持ち出さずとも、社外で情報を取得できるようになった。

複合機のタッチパネルから、サーバやクラウド上のストレージ内のフォルダ階層を指定して保存

導入効果と今後の展開
大型モニタで情報を共有。スムーズなチームプレーを実現

紙資料の電子化で、誰かが資料を見ている間の待ち時間や探す時間の浪費がなくなり、全体業務の効率もアップした。また、社内での情報の共有と活用も進み、大型モニタで同じ情報を見ながら意見を戦わせることで、より多角的な解決策を模索できるようになった。
現在、グループウェアを利用して、ポータルから各種情報やサービスにアクセスできる環境の構築が検討段階に入っている。また、自社の成功事例をベースにペーパーレス環境を顧客企業に提案することで、中小企業のビジネスをいっそう支援していく。

壁面にある大型モニタに『楽2ライブラリ』の画像を表示させることで、スムーズな情報共有を実現

お客様の声をご紹介

代表取締役社長 安部 善一氏

「我々は一人一人が個人でビジネスを展開してきたこともあって、自己完結型のビジネスに陥りやすいところがあります。今回、チームで仕事を進める環境を構築できたことにも、大きな意義があると思います」

取締役副社長 柳生 宏氏

「ビジネスの課題をいかに解決していくか。これに関して、大塚商会さんも我々も同じ視点を持っていると思います。さまざまなことにチャレンジし、まず自分たちが成功事例を示さなければなりません。大塚商会には今後も役立つ提案をお願いしたいですね」

大塚商会担当者からのコメント

「ペーパーレスオフィスの推進をサポートしていきます」

株式会社マイスター様には当社のシステムの操作性を評価していただきました。これからもペーパーレス化や情報共有に関する提案で事業のサポートをしていきます。

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