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予算管理から商品調達、伝票処理まで電子購買システムで一元化。業務の効率化とコストダウンを実現

武蔵野大学アソシエート株式会社 導入事例

2012年11月取材

学校法人武蔵野大学の業務アウトソーシング企業である武蔵野大学アソシエート株式会社は、大学の複数キャンパス化に先立ち、調達業務の効率改善を図るため電子購買システムを導入。自社内の業務省力化と顧客満足向上の両面で大きな成果を上げた。

業種 サービス業 従業員数 1~100名
キーワード [集中購買] [インターネット購買] [オフィスサプライ] [間接材]

導入前の課題

  • 複数キャンパス体制に対応した調達業務の効率化
  • 調達コスト削減

解決策

○ 柔軟性のある電子購買システムを導入し、顧客満足を実現する機能を付加

システム導入:

導入による効果

  • 予算管理、発注事務、経理事務の一元化を実現
  • 調達業務の一元化で15%前後の調達コストダウン
  • 検収データを活用した伝票発行システム連携

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武蔵野大学アソシエート株式会社
武蔵野大学アソシエート株式会社 概要
業種
サービス業
事業内容
学校法人武蔵野大学の教育、研究以外の業務(キャンパス環境管理、キャンパスライフサービス、キャンパスオフィスサポート、人材派遣)
従業員数
約30名(パート含む、2012年11月現在)
ホームページ
http://www.musashino-u.ac.jp/mu/

2012年4月、臨海副都心に有明キャンパスを開設し、発展を続ける武蔵野大学を支える

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背景
発展を続ける伝統校の高品質な教育環境と研究環境の実現を支援

武蔵野大学アソシエート株式会社は、90年近い歴史と伝統を誇る学校法人武蔵野大学の業務アウトソーシング会社として2004年に設立された。キャンパスの環境管理、学生の充実したキャンパスライフの支援、日用品調達の代行をはじめとする各種業務の支援、人材派遣の各分野で大学運営を支えてきた。
2012年4月の複数キャンパス化を控えた武蔵野大学は、調達業務の効率化を図るため、調達業務の電子化を決断。同社がそれを知ったときには、すでに大手サプライヤ企業が大学へ電子購買システムの提案を開始していたため、同社は巻き返しに向けた取り組みに迫られた。

経緯
担当者の対応力を信じ、大塚商会をパートナーに選定

同社は電子購買システムとして、大塚商会の提供する『たのめーるプラス』を選定し、大学に提案。選定の決め手になったのは、担当者の対応力の高さだった。同社は、これまでの実績に基づいて既存システムをカスタマイズすることで、他社にない提案を行うという方針を固めていた。その実現には、高い対応力を持つベンダーとのパートナーシップが不可欠だったのだ。

ポイント
経験に基づいたカスタマイズが高い評価を獲得

同社は、他社がまねできない2点の工夫を行った。
一つは、調達業務の完全一元化だ。学内で必要になる日用品、消耗材はオフィス用品から実験用品まで多岐に及び、通常はシステムに載せにくい商品もある。しかし、同社は自社をサプライヤの一つとして『たのめーるプラス』に登録することで、一元的な発注を実現。それは、部署別の予算設定による調達量コントロールがより効果的に行えることを意味していた。また、購買履歴がシステム上で確認できることは、同社にとっても管理面でのメリットとなった。
もう一つは、出金伝票発行の自動化だ。『たのめーるプラス』の検収データを既存の経理伝票発行システムへ流すシステムを構築し、従来どおり大学側業務の省力化をサポート。こうした同社ならではの提案は武蔵野大学に高く評価され、受注に至った。

本社スタッフは約10名。調達業務の省力化も導入成果の一つだった

導入効果と今後の展開
業務効率化に加え、15%前後のプライスダウンを実現

『たのめーるプラス』に蓄積される履歴を活用した価格交渉によって、同社は15%前後の商品単価削減を実現させた。また電子購買システムによる価格透明性の確保は、大学からの信頼向上にもつながっている。
今後は、取扱品目を書籍などにも拡大させるなど、運用範囲の拡大と取扱商品の多様化を目指し、武蔵野大学のさらなる業務改善をサポートしていく。

サプライヤとして自社を『たのめーるプラス』上に登録。生き物など特別な商品は従来同様、マニュアルで発注する

お客様の声をご紹介

常務取締役 横山 尚佳氏

「これだけ機能が充実した電子購買システムの構築は、大塚商会さん以外の調達サービス会社では無理だったのではないでしょうか。受注に向け、パートナーとして仕事に取り組んだ経験から、強くそう感じています」

業務担当 中川 小百合氏

「2011年6月の運用開始に向け、大塚商会さんが背中を押し続けてくれたのが心強かったですね。担当SEの方は毎日オフィスに顔を出してくれて、まるで当社の社員のようでした」

大塚商会担当者からのコメント

「大学でも購買システムの導入が増えています」

武蔵野大学アソシエート様の事例のように、大学法人様のご意向によって購買システムを導入いただくケースが増えていますが、大学法人様が主導になって導入いただくケースも同様に増えています。

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2012年11月取材

(注)本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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