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主要拠点の複合機14台を刷新し、印刷物の出力コストを30%削減。文書管理が効率的に行える環境を整備

日建総業株式会社 導入事例

2017年9月取材

サービス業101~1,000名複合機・コピー機活用文書管理・スキャニング紙文書の管理・活用営業・業務プロセス効率化

日建総業株式会社は、1941年の創業以来、ビルメンテナンス業務を中心とした施設管理事業を幅広く展開している。現在は、介護事業やアクアシステム(地下水浄化)事業なども手がけており、ビジネス範囲を大きく広げている。そうした中、間接コストを軽減する取り組みの一環として、主要拠点の複合機の見直しに着手。リコー製の『MP C5504SPF/C3004SPF』に統一することで、印刷物の出力コストを30%も削減することに成功している。同時に文書管理システムも導入し、紙の書類を簡単にPDF化して効率的に管理できる環境を整えている。

日建総業株式会社

導入先の概要

業種
施設管理サービス業
事業内容
ビルメンテナンス(清掃、設備管理、受付、電話交換、警備など)、公園・道路管理、プラントの運転管理、水処理施設の管理、介護事業、アクアシステム(地下水浄化)事業、スポーツ(フィットネス)事業、ホテル事業、住宅用補修材販売事業など
従業員数
700名(パート・アルバイト含む、2017年9月現在)
ホームページ
http://www.nikken.ne.jp/

お客様の声をご紹介

総務部 土谷 武巳氏

「大塚商会さんは、ネットワークを含めたIT機器を全般的にサポートしてくれるので非常にありがたいです。これからもコスト削減や業務の効率化につながる有意義な情報を積極的に提供していただきたいと思います」

大塚商会担当者からのコメント

「IT活用による業務の省力化を支援します」

紙出力用途の多い日建総業株式会社様は、複数台ある複合機の見直しにより出力コストの削減を実現されました。これからもIT活用による業務の省力化を支援します。

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導入事例詳細

グループによる協業を通し静脈産業のメジャーを目指す

ビルメンテナンスや公園・道路管理などの既存事業に加え、最近では介護事業や地下水浄化事業などにも力を入れている

日建総業株式会社は、ビルメンテナンス(清掃、設備管理、受付、電話交換、警備など)をはじめ、公園管理や道路清掃、プラントの運転管理、上中下水道の水処理施設の管理など幅広い事業を展開。在日米軍基地内の施設運営管理にも携わっている。いわゆる“ハコもの”の運営管理ノウハウを生かし、介護事業、アクアシステム(地下水浄化)事業、スポーツ(フィットネス)事業、ホテル事業、住宅用補修材の販売事業なども手がけ、業務多角化が進んでいる。
このうち、ビルメンテナンス事業では、東京都などから一般廃棄物や産業廃棄物を収集・運搬する認定を受けていることが大きな強みだという。それらの認定許可を受けていない同業者は、専門の業者に委託しなければならないので、その分コストが余計にかかるからだ。
さらに現在は、従来のビジネスの枠にとらわれない新たな取り組みを実践していることも同社の大きな強みといえる。例えば、公園管理の事業では、公園内の清掃や設備管理に加えて、各種イベントの企画・運営にも力を入れている。2017年9月31日から10月1日には、新宿西口公園で「ダイバーシティ・パーク in 新宿」を主催者の一員として開催。マジックやスポーツ選手によるトークショーなど盛りだくさんのプログラムを提供し、立場や考え方が異なる人々が共存共栄できる社会づくりの手助けを行っている。
アクアシステム事業では、地下水をろ過して飲料水として利用できる浄水システム「NIKKEN膜ろ過システム」を開発し、病院や介護施設、ホテルなどに販売している。

「現在、市区町村では、河川の水を浄化して水道水として地域住民に提供されていますが、水道料金には、使用後に利用する下水道料金も含まれているので必然的に高くなります。例えば、千葉県成田市の水道料金は、1平米約400円ですが、当社の地下水による浄水システムを利用すれば、100円程度に引き下げることができます。特に東日本大震災で水道水が使えなくなってしまったときは、とても喜ばれました」と総務部の土谷 武巳氏は語る。
このほか、介護事業では、障がい者サポートのスペシャリストによる重度訪問介護や高齢者向けの訪問介護サービスなどを提供。スポーツ事業では、スキー選手を養成する「トップレーサーアカデミー」や低酸素トレーニングを行うフィットネスクラブを運営。ホテル事業では、草津でペンションを経営するなど事業領域は多岐にわたる。

各拠点で運用している複合機の見直しに着手

同社が長年行っているビルメンテナンスや公園管理などの主力事業では、約7割が官公庁の入札案件だという。特にここ数年は電子入札が主流になり、指名競争入札から一般競争入札に変わりつつあるため、価格競争がますます厳しくなっている。同社のような豊富な実績がある企業でも、低価格で提示しないと落札できないのが実情なので、官公庁のビジネスで今後も一定の利益を確保していくためには、間接コストを極力軽減する必要がある。特に総務部では、各拠点に導入している複合機の出力コストをいかに削減できるかが大きな課題の一つだった。
「ビルメンテナンス業務では、作業完了報告書を提出する必要があるので、必然的に紙の書類が増えていきます。案件によってはカラー写真を印刷するケースも多いので、事業規模の拡大に伴い、複合機の出力コストは年々増え続ける一方でした」と土谷氏は語る。
そこで、総務部では、間接コストを軽減する取り組みの一環として、全社規模の複合機の出力コスト削減に着手。そのきっかけとなったのは、当時、コスト削減のサポートを行っていたコンサルティング会社から複合機の見直しを図る提案を受けたことだった。
「ちょうど、それまで導入していた複合機の5年リースの契約が切れるタイミングだったので、コンサルタント会社の紹介で数社のベンダーから見積りを取り、複合機の入札を行うことにしたのです。そのときに最も安価かつ最適な提案をしてくれたのが大塚商会さんでした」と土谷氏は語る。
その後、各拠点の複合機の出力状況を調査・分析したうえで、2015年11月にリコー製の複合機『MP C5504SPF 』4 台と『MP C3004SPF』10台の合計14台を、埼玉支店(事務センター)などの4カ所の主要拠点と横須賀米軍基地内の施設に導入。その際、カラー写真を出力する頻度の多い部署には、比較的高スペックの『MP C5504SPF』を設置するなど、複合機の最適配置を実現している。
また、一部の複合機には、オプションのフィニッシャーも導入し、印刷物の中綴じやステープル(ホチキス留め)などが自動的に行える環境を整えた。
その一方で、各拠点にある大量の紙の資料をデジタル化して安全に管理できる環境を整備することも重要な課題の一つだった。そこで、今回の複合機の移行に伴い、リコー製の複合機とシームレスに連動する文書管理システム『Ridoc Desk』もあわせて導入することになった。
さらに、既存の会計および給与ソフトの保守サポートも他ベンダーから大塚商会に切り替え、IT製品の窓口一本化を進めている。

2色印刷の活用などで出力コストを30%削減

各拠点の複合機をリコー製に統一し、2色印刷などを活用することで複合機の出力コストを30%削減することに成功している

各拠点の複合機の移行作業は、特に問題なくスムーズに運び、操作方法も簡単なので、従業員は新しい複合機をすぐに使えるようになったという。
今回導入した複合機の契約形態は、以前と同じ通常のリース契約だが、複合機の1枚当たりの出力単価が安くなったことや、これまでフルカラーで印刷していたものを、モノクロ印刷と同じ単価で出力できる2色印刷に切り替えたことで印刷費用が大幅に軽減。その結果、会社全体で複合機の出力コストを30%も引き下げることに成功している。
さらに、フィニッシャーの中綴じやステープル機能を活用することで、ページ数の多い冊子の印刷も簡単に行えるようになり、出力業務の効率化も実現している。
「出力コストの大幅な削減に加え、フィニッシャーを導入したことで利便性もアップしたので、現在の複合機の満足度は非常に高いです」と土谷氏は語る。

リコー製の複合機と連携して活用できる文書管理システムを導入し、紙の文書をスキャンして簡単にPDF化できる環境を整備している

また、新たに『Ridoc Desk』を導入したことで、紙の文書を複合機でスキャンして簡単にPDF化できる環境が整ったことも大きな成果の一つだ。
「以前の複合機の時代から紙文書のデジタル化は行っていましたが、そのときの文書管理システムには課題がありました。複合機でスキャンしたデジタル文書が独自ファイル形式で保存されるので、PDFファイルに変換するためには、PDF変換用ソフトを別途利用する必要があったのです。その点、『Ridoc Desk』は、複合機でスキャンしたデジタル文書を直接PDF化できるのでとても便利になりました」と土谷氏は語る。
また、大塚商会からNECのビジネスフォンも導入し、拠点間に構築したIP-VPNで内線通話化を実現。拠点間の通話料金を削減している。同社の間接コスト削減の取り組みに大きく貢献することとなった。
「現在、主要4拠点をIP-VPNで結び、内線通話を行っています。内線通話は通話料がかからないので、コストを気にせずに拠点間で連絡を取り合えるようになりました」と土谷氏は語る。

業界特有の課題解決のため今後もIT化を積極的に推進

同社は、複合機の移行を機に間接コストを大幅に軽減することに成功しているが、同社のIT活用の取り組みはまだ緒に就いたばかりだという。
例えば、現在は各拠点にNAS(Network Attached Storage)を導入し、そこに複合機でデジタル化した文書を保存し、ネットワークを介して拠点間で文書情報を共有できる環境を整えている。しかし、今後は、クラウドサービスなどを利用して、モバイル環境からも社内文書を閲覧できる環境を構築することも視野に入れている。
「既に総務部では、財務資料や人事資料などの重要な文書は、オンラインストレージにバックアップを取って管理していますが、今後は、そうしたクラウドサービスを全社規模でより効果的に活用していきたいと考えています」と土谷氏は語る。
特に今後の大きな課題は、勤怠管理のIT化をどのように進めていくかだという。というのも、同社のビジネスは入札案件が多く、その度に従業員の働く場所が変わるため、勤怠管理のシステム導入が簡単ではないからだ。
「ビルメンテナンスの場合、3月28日に落札し、4月1日から新しいビルで仕事が始まる、といったケースがよくあります。そのため、わずか数日の間に従業員を手配し、新たな業務をスタートさせなければなりません。しかも、働く場所はお客様先なので、勤怠管理の仕組みを整備する時間的な余裕がないのが実情です」と土谷氏は語る。
また、ビルメンテナンス業務で清掃などを行う従業員は、比較的高齢者が多いので、スマートフォンを活用したWeb勤怠管理の仕組みなどを導入しても使いこなすことは難しいという。そのため、現場によっては、従業員に紙ベースの出勤簿に日々の勤務状況を記載してもらい、それを毎月本部に郵送してもらうことで給与計算を行うケースもある。そのうえ、現場ごとに手当の付け方が異なるので、出勤簿のフォーマットを統一することも難しい。
とはいえ、紙ベースの出勤簿をもとに、総勢700名に上る従業員の給与計算を毎月行うのは決して効率的とはいえない。出勤簿の記入漏れによる間違いが起こる可能性も高い。そのため、勤怠管理の効率的な仕組みを早急に整備したいという。
「なるべくコストをかけずに、IT活用によって業務を省力化できるものがあれば、今後も積極的に活用していきたいと考えています。特に勤怠管理については、毎回仕事をする現場が異なるビルメンテナンス業界特有の難しい問題を解決しながら、全社で統一化して効率的に行えるようにしたいです。しかし、当社だけで実現していくことは難しいので、大塚商会さんの提案力とサポート力に大いに期待しています」と土谷氏は語る。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • 複合機『MP C5504SPF/C3004SPF』

    直感的な操作ができる「MultiLink-Panel 」を標準搭載し、豊富なアプリケーションによる新しい情報活用ニーズへ対応したフルカラー複合機をご紹介します。

  • 文書管理システム『Ridoc Desk』

    複合機で取り込まれたファクス(FAX)やスキャンされた紙文書、電子文書や画像データを、紙を扱うようにバインドし、一つの文書として管理することで効率よく整理することができます。付せんをつけたり、文書にスタンプを押したり、ドキュメントの編集も簡単に操作が可能です。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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日建総業株式会社 導入事例(PDF:2,582KB)

  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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