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『Microsoft 365 Business』でIT基盤を整備し、拠点間の情報共有や災害時のBCP対策など、港運業界が直面する諸課題の解消を図る

日本港運株式会社 導入事例

2018年1月取材

運輸・通信業101~1,000名クラウドセキュリティ情報共有・会議システム営業・業務プロセス効率化経営基盤強化・リスク対策

日本港運株式会社は、1955年の設立以来、半世紀以上にわたって神戸港における港湾荷役事業の中心的役割を担い、その発展と変革に寄与してきた。多拠点間の速やかな情報共有は長年の課題だったが、このほどグループウェア『サイボウズ』を導入してコミュニケーション基盤を整備。さらに、『Microsoft 365 Business』の導入をいち早く決定し、クラウドの利用でBCP対策を強化することに着手。「港の自動化」を掲げる業界のリーディングカンパニーとして、社内のIT化を無理なく段階的に推し進めるその取り組みは注目を集めている。

日本港運株式会社

導入先の概要

業種
港運業
事業内容
港湾荷役事業を中心に、自動車運送取扱事業、保険代理業、不動産管理業、陸送業などを幅広く展開
従業員数
240名(2018年1月現在)
ホームページ
http://www.nipponkoun.co.jp/

お客様の声をご紹介

管理グループ ITチーム チーム長 惣田 勝彦氏

「『Microsoft 365 Business』の一番の利点は、マイクロソフトが提供しているさまざまな製品やサービスを総合的かつ段階的に利用できることです。しかも、セキュアなクラウド環境で利用できるので、BCP対策も強化できます」

大塚商会担当者からのコメント

「有意義な情報提供でお客様の課題解決に寄与します」

ITチーム長の惣田様は、ITトレンドに常にアンテナを張り巡らせながら業務改善に取り組まれています。今後も有意義な情報を提供することでお客様の課題解決に寄与していきます。

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日本港運株式会社 導入事例(PDF:2,500KB)

導入事例詳細

港運業界のトップ企業としてIT活用にも率先して取り組む

貿易の玄関口である神戸港で大切な貨物を預かり、保管から船への積み降ろしまで一貫したサービスを提供している

日本港運株式会社は、神戸港における港湾荷役事業の中心役割を担ってきた企業だ。企業理念である“Chance”“Challenge”“Change”には、どんな課題にも果敢に挑戦し、チャンスをつかむために変化し続ける、という意味が込められている。現状に満足することなく、常に斬新な感覚を持ち、挑戦者の気持ちで日々の業務に努めるという企業ポリシーが、神戸港の荷役事業を牽引してきた理由だろう。
同社の事業は主に「船内業務」「倉庫業務」「コンテナターミナル業務」に分けられる。船内業務は、新幹線や風車など人の力では到底動かせないような大きくて重い品物をさまざまな荷役機器を使い分けながら船に積み込む業務だ。倉庫業務では、輸出日まで大切に保管された品物をフォークリフトや手作業で丁寧にコンテナに積載する。コンテナターミナル業務では、コンテナ船の限られた停泊時間の中でコンテナの積み降ろしを行い、予定通りに船を出航できるようにサポートする。

技術と経験に大きな信頼を寄せられてきた港運業界にも、今、IT化の波が寄せ始めている。業界専門紙にはIoTやAIなどの言葉が一般的に使われるようになり、国土交通省は「港の自動化」を推進するなど、最先端のITを活用した業務効率化への取り組みが求められるようになってきた。また、港運業は港での事業なので、巨大地震による津波や大型台風などの被害のリスクに常にさらされている。災害などが発生しても港湾業務が継続的に行えるよう、BCP対策の強化も重要な課題だ。
しかし、港湾業務に従事する企業のほとんどは社内に情報システム部門がなく、同社も同様に専任のシステム部門を持たず、必要に応じて兼務にて対応してきた。
そこで同社は同業他社に先駆け、2017年4月に社内にITチームを立ち上げて、ITを活用した業務改革にいち早く取り組むことを決定した。その推進役として、外部のIT系企業から招かれて入社したのが、管理グループ ITチーム チーム長の惣田 勝彦氏だ。
「神戸港においてトップを走る荷役会社として、今後の港運事業におけるIT活用の方向性を見える化し、業務効率の向上やBCP対策の強化、さらには働き方改革などにつなげていくことが、当社のITチームに課せられたミッションと考え、一つずつ取り組んでいます」と惣田氏は語る。

社内の諸課題を解消するため『Microsoft 365 Business』に着目

港運業界では港の現場と事業所など、複数の拠点を持っていることが多い。PCを使用して共有される情報であってもPCを持ち歩かない従業員が確認のために事務所へ戻るのは非常に手間だ。そのため、紙ベースで情報をやりとりしている企業が多く、同社も例外ではなかった。
事務系の従業員へはPCが支給されていたので、WordやExcelなどのOffice製品を使って書類を作成する文化は根づいており、ファイルサーバーも導入していた。しかし、フォルダ名などの運用ルールは整っていない状況だった。
「私が着任した当時は、紙の書類をかばんに入れて事務所と港の間を一日一回運んでいました。情報共有にこのようなタイムラグが発生していることもIT活用で改善できると考えました」(惣田氏)
だが、いきなり大掛かりな情報系システムを導入しても、情報管理に不慣れな従業員の混乱を招く恐れがある。そのため、まずはグループウェアを導入し、そのポータルサイトに毎朝ログインして情報を見る習慣を身につけてもらうところから着手した。

『サイボウズ』が全社規模の情報共有ツールとして社内に浸透し、紙の書類の受け渡し業務などが軽減されるようになった

その際、グループウェアとして選定したのが、クラウドサービスの『サイボウズ office on cybozu.com』(以後、サイボウズ)だった。誰にでも分かりやすい画面とシンプルな機能で、いつ誰に文書を送ったのか明確に分かる仕組みになっていることが選定の決め手だった。
次に、現行のファイルサーバーは社内にあり、災害などが発生したときには重要なデータを守ることができないため、外部の安全な場所でデータを保護できるクラウドストレージの活用を検討するようになった。
最初は、社内の承認が得やすいように、インターネットなどで調べて最安値のクラウドストレージを導入したという。ところが、トラブルが頻発して業務に支障を来す恐れがあった。そのうえ、障害時のサポート対応が遅いといった問題も抱えていた。
そんなとき、惣田氏は大塚商会が正式版リリースに先駆けて開催した『Microsoft 365 Business』のセミナーに参加し、『Microsoft 365 Business』が新たにリリースされることを聞いて、大いに興味を抱いたという。

セミナーで導入効果を確信した『Microsoft 365 Business』

『Microsoft 365 Business』は、Windows 10とWindows / Office 365、Enterprise Mobility + Securityの一部機能をより使いやすくしたものなどをセットにして、月額課金で利用できる包括的なソリューションだ。クラウド上で、セキュアな情報共有基盤が手軽に構築できる利点がある。
「セキュアなIT環境を、『Microsoft 365 Business』を導入することで利用できるというセミナーの講師の説明がとても分かりやすく、説得力がありした。Microsoft 365を活用すれば、当社の諸課題が確実に解決していけると確信したのです」と惣田氏は語る。
ITチームでは、社内のPCのOSをWindows 7からWindows 10へ移行させることもミッションとして抱えていた。しかし、PCを一気に入れ替えると相当な費用がかかってしまう。その点、『Microsoft 365 Business』であれば、必要なメンバーからアカウント単位で段階的にWindows 10へ切り替えていけるという利点もあった。
「ちょうどタイミング良く『Microsoft 365 Business』が利用できると聞いたので、まずは少人数で活用することにしたのです」(惣田氏)
同社はまず、『Microsoft 365 Business』を正式リリース前にいち早く導入し、2017年9月より日常業務でOffice製品を活用している総務部門を中心とした20名で試してみることにした。それに伴い、月に1回のペースで研修会を開き、惣田氏が具体的な活用メリットなどを紹介していった。
「とにかく使ってみてください、といったあいまいな言い方では、誰も使ってみようという気にはならないので、具体的に”こういう便利な機能があるから、一緒に使って業務効率を高めましょう”と呼びかけて実践的な研修を行いました。今も、個々人のITレベルを把握しながら、研修以外の時間でも個別の質問に応じ、各自が実務で使いこなせるようにフォローしています」と惣田氏は言う。

『Microsoft 365 Business』をいち早く導入し、業務の効率化やBCP対策の強化などさまざまな課題解決に役立てている

例えば、神戸港に入港する船の到着時刻は前日の昼ごろに確定するのだが、そこから船の荷物の種類や量に応じて、誰がどのような荷揚げ作業を行うのかを計画し、その日の夕方ごろ、関係する従業員に連絡する。以前は、情報を総務チームでとりまとめ、その中の一人がExcelで作業予定表を作成し、各従業員が退社する前に印刷して社内の掲示板に貼り出していた。しかし、悪天候などで入港が遅れることもあるため、常に時間に追われていた。
「その点、『Office Online』のExcelの同時編集機能を活用すれば、担当者はオンライン上で手分けして作業予定表を作れるので、これまでより大幅な時間短縮につながります。こうした実務上の導入効果を説明することで利用頻度は急速に高まるのです」(惣田氏)
鞄に入れて移動させていた紙の情報も電子データ化してクラウドサービスを利用することで、地震や火災などによるデータ消失のリスクを回避するというBCP対策を自然に実現することができた。

段階的活用で諸課題を解消。将来の働き方改革にも寄与

先に導入した『サイボウズ』は、全社規模の情報共有ツールとして社内に浸透。かばんで紙の書類を行き来させる無駄な作業は軽減され、デジタル情報を共有する社内文化が確実に根づいてきたという。
一方、『Microsoft 365 Business』は、まだ一部で試している段階だが、これを全社展開することによって、同社が直面している諸課題が一気に解決できると手応えを感じている。
「Office製品などを定期的にバージョンアップしていくと、膨大な費用がかかりますし、ライセンス管理も煩雑化します。その点、『Microsoft 365 Business』は、一定の月額費用を支払うだけで常にアップグレードされた最新のOffice製品を利用できます。そのうえ、アカウント単位で必要な人から順次導入できますし、利用するサービスも必要に応じて増やしていけるので、オンプレミスでOffice製品などを導入するよりも、圧倒的にコストメリットがあります」と惣田氏は語る。
さらに、アカウントごとのライセンス状況がブラウザーを使って一目で確認できるので、運用管理の工数を大幅に軽減できる利点もある。
将来的には、港で荷揚げ業務などを行っている従業員にスマートフォンを支給し、社内にいなくても翌日の作業予定表などの情報をリアルタイムに共有できる体制づくりを、『Microsoft 365 Business』を利用して進めていきたいという。これによって、社内のペーパーレス化も推進できる。
「『Microsoft 365 Business』には、電話を内線化できる機能も実装されているので、まずはスマートフォンを電話端末として利用してもらい、そのうえで、『Microsoft 365 Business』のポータルサイトにログインする習慣を身に着けてもらい、現場の従業員が無理なくスムーズに情報を共有できるようにサポートしてきたいと考えています」と惣田氏は語る。
さらに『Microsoft 365 Business』は、働き方改革を推進するうえでも有効なツールだ。具体的には、『Office Online』など場所を問わず働くためのツールを有効活用することで、結婚や育児などで退職した女性従業員が、在宅で事務作業などが行える環境整備を目指していく。
「『Microsoft 365 Business』を導入すれば、いつでもどこでも仕事が行えるようになるので、働き方の選択肢が大きく広がります。そのうえ、チャット機能なども活用すれば、どこにいても円滑にコミュニケーションが取れるなど、これからの活用が楽しみです」と、惣田氏は今後の展開に大きな期待を寄せている。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • 『Microsoft 365 Business』

    セキュリティの心配や、面倒なIT管理に煩わされる必要はもうありません! より一層社員の能力を引き出す環境をMicrosoft 365が実現します!

  • グループウェア『サイボウズ Office on cybozu.com』

    中堅・中小企業で高いシェアを占めるグループウェアです。情報を共有する各種機能、メッセージ機能などを備え、使いやすさが特長です。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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