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柔軟性の高いグループウェアを自在にカスタマイズし、全業務プロセスを網羅するワークフローを構築

NTTソフトウェア株式会社 導入事例

2012年3月取材

NTTグループの各研究所の先端技術をベースにしたICTソリューションを提供するNTTソフトウェア。業務のワークフロー化を目指し、グループウェアを統合。柔軟性が高く、フレキシブルなシステムの選択により、複雑な業務プロセスに適したフォーマット作りに成功している。

業種 サービス業 従業員数 1,001名~
キーワード [定型業務] [汎用性] [BPR] [承認ルート] [ローカル業務] [標準化]

導入前の課題

  • グループウェアを統合
  • 業務プロセスのスピードアップ
  • ICTにかかる運用コストを削減

解決策

○ パッケージの基本機能が優れ、しかもカスタマイズが容易なグループウェアへの統合

システム導入:

導入による効果

  • 全社的な定型業務作業時間の圧縮
  • ICTランニングコストの削減
  • 認証システムや各種データベースとの連携
  • 帳票類やワークフロー開発工数の削減

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NTTソフトウェア株式会社
NTTソフトウェア株式会社 概要
業種
情報・通信業
事業内容
(1)ソフトウェアの設計、開発、販売、運用・保守および品質管理。(2)情報通信ネットワークシステムの設計、開発、建設、管理、運用・保守およびシステム評価。(3)情報通信ネットワークを利用する各種情報サービスの提供、コンテンツ制作およびそれらサービス提供に必要なシステムの賃貸・販売。(4)ハードウェアの開発、製造、販売および設置。(5)上記事業にかかわる新技術の調査、その応用開発、コンサルティング、教育および研修
従業員数
1,522名(2011年3月31日現在)
ホームページ
http://www.ntts.co.jp/

先端技術と信頼・実績の相乗効果で、お客様のビジネススタイルを豊かにするICTソリューションを提供している

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背景
日本のビジネススタイルを変えるICTソリューションを提供

最先端の固定通信および移動通信のネットワーク技術をはじめ、クラウドサービスや各種アプリケーションに関する情報系プラットフォーム技術を有するNTTソフトウェア株式会社。事業の目的は、ICTソリューションを通してNTT研究所発の先端技術を世の中に広め、社会貢献を果たしていくこと。モバイル&ユビキタス・システムや光・IP通信システム、企業活動高度化システムを事業分野としている。グローバル化により経営のスピード化が求められている日本企業にむけて、NTTソフトウェアは、顧客のライフスタイル・ビジネススタイルを豊かに変えていくICTソリューションを提供している。
横浜事業所に籍を置く経営企画部 ICTシステム部門は、全社的な情報システム部門としての役割を担っている。

経緯
部署ごと業務ごとに増殖したプロセスをワークフロー化

顧客企業に新しい価値を提供するためには、担い手である社員の業務が円滑かつスピーディなものでなければならない。2009年に経営推進本部が業務改善の一環として着手したのは、社内で複数利用していたグループウェアの統合と、ワークフローシステムを使ったフロント統合基盤の構築だった。つまり部署ごとの固有ルールや複雑な業務プロセスを、一つの手段で簡単に行えるワークフローにまとめようと考えたのだ。手始めに、当時市場に流通していたグループウェア11製品を比較・検討。4製品に絞り込んだ中に大塚商会から提案された統合型グループウェア『eValue NS』があった。大塚商会とは、NTTソフトウェアのメール誤送信防止ソフトウェア『CipherCraft(R)/Mail』の販売代理を務めるなど協業実績があった。

ポイント
統合型グループウェア『eValue NS』の採用に踏み切る

選定基準は「カスタマイズのしやすさ」と「ランニングコスト」。社内にはさまざまな規定やルールがあるため、それに適応できる柔軟さが求められた。『eValue NS』は、現場で行われている業務フローをシステムに落とし込めるカスタマイズ性が非常に高かった。パッケージの基本機能と保守性に秀で、「他社の製品を圧倒していた」との高い評価を得た。
さらに生産性革新本部では、『eValue NS』導入によるコスト削減効果を事前に算出。経費精算処理などを行う専門ワークフロー運用によって、社員の作業時間が圧縮され年間2,000万円削減できると試算。さらにグループウェアを統一することで削減される保守費やメンテナンス費が年間約2,500万円という見通しとなった。

マニュアルを読まなくても困らない使いやすい設計のシステムと高評価だ

導入効果と今後の展開
ワークフローは定着化。次のステップは周辺システムとの連携

同社では、経費精算など全社共有の業務を処理する専用ワークフローと、使用頻度は低いがひな形を共通することで効率化が図れる汎用型ワークフローの併用によって、短期間で構築でき、徹底しやすい運用スタイルを導き出した。
『eValue NS』導入から丸2年、ワークフローの整備は一段落つき、定型業務は大幅な効率化に成功した。今後は、スマートフォンやタブレット端末への対応や、同社のシングルサインオン製品との連携を図っていく。

お客様の声をご紹介

経営推進本部 経営企画部 ICTシステム部門 担当課長 矢野 力氏

「大塚商会さんとは多くのお付き合いがありますが、OSKさんとは今回初めてお仕事をしました。とてもきめ細かくアドバイスを頂き、助かりました。手厚いサポートがなかったら、ここまでうまく稼働できなかったと思います」

経営推進本部 経営企画部 ICTシステム部門 課長代理 押田 英文氏

「ワークフロー以外ではドキュメント管理とスケジュール機能を『eValue NS』で活用しています。社員の違和感を軽減するため、大塚商会さんには当社が以前使っていたスケジュール管理ソフトと同じような操作感の再現をお願いしました」

経営推進本部 経営企画部 ICTシステム部門 課長代理 渡辺 道広氏

「今回のワークフロー開発においては一部、外部の開発会社に大きめな一式を任せたのですが、学びながら2カ月くらいで大枠作り上げてしまいました。『eValue NS』のカスタマイズキットは応用が利くので、比較的簡単にパターンが作れます」

経営推進本部 経営企画部 ICTシステム部門 主査 桑名 洋平氏

「大塚商会さんとOSKさんのサポートにはとても満足しています。困ったことがあると必ず『こうしたらどうですか?』という提案を頂きましたが、それを自分たちのアイデアにまた還元するという好循環が多かったのです」

営業推進本部 マーケティング部門 担当課長 山森 洋一氏

「現場のユーザとしても、『eValue NS』導入によって電子化が進み、業務がやりやすくなっています。営業担当が使う小さいPCの画面サイズだと、どうしてもスクロールが多くなるので、何かユニークなアイデアで解決してもらえると嬉しいですね」

大塚商会担当者からのコメント

「非定型業務の効率化もご提案」

『eValue NS』の特長を生かしたワークフロー化で定型業務の効率化と運用コストの削減は実現できました。これからは非定型業務の効率化が本格化します。NTTグループ企業で、NTTソフトウェア様が保有するシングルサインオンの製品『CLSGuard』『TrustBind』と大塚商会の製品を組み合わせた稼働実績があるので、現在はそれを展開しています。

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この導入事例で使われた製品・システム

2012年3月取材

(注)本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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