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オフィスの無駄な紙出力が大幅に減少。複合機を活用したソリューションで、業務効率の改善とコスト削減を実現

ポリコムジャパン株式会社 導入事例

2012年9月取材

ビデオ会議などを駆使したユニファイドコラボレーション分野のリーディングカンパニーであるポリコムジャパン株式会社は、複合機を中心としたソリューションの導入で、印刷コストを削減すると共に、FAXや名刺の情報管理の合理化にも成功した。

業種 卸売・小売業、飲食店
キーワード [複合機] [名刺管理] [ペーパーレス] [営業管理] [デモンストレーション]

導入前の課題

  • FAXやミスプリントなどによる紙出力のコスト
  • 複数人で同時に利用するため、出力時に混乱が発生
  • 名刺の管理が不十分

導入による効果

  • 膨大な名刺を効率的に電子化
  • 最適な出力環境を整備
  • FAX文書を100%ペーパーレス化
  • 印刷物の内製化によるコストカット

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ポリコムジャパン株式会社
ポリコムジャパン株式会社 概要
業種
通信機器販売業
事業内容
音声・映像・データ会議用高品質/高性能製品の拡販・マーケティング・サポート業務
ホームページ
http://www.polycom.co.jp/

ネットワークの先のあらゆるインフラやシステムを総合的に取り扱い、ユニファイドコラボレーションの可能性を最大限に引き出す

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背景
“いつでもどこからでも誰とでも”快適なコラボレーションを提供

ポリコムジャパン株式会社は1999年の設立以来、テレプレゼンス、ビデオ会議、音声ソリューションなどによる最高レベルのユニファイドコラボレーション ソリューションを提供し続け、“いつでもどこからでも誰とでも”快適なコラボレーションが行える環境を提供し、企業の生産性向上やコスト削減に大きく貢献してきた。管理用インフラを含めた総合的な製品ラインナップを取りそろえ、製造業や小売・流通業などの一般企業はもとより、教育や医療、公共機関などあらゆる分野で有効利用されている。

経緯
出力業務の改善を目指し、複合機を中心としたソリューションを導入

FAXによる注文書などで紙の出力量が多くなっており、ペーパーレス化などを含めた出力業務の改善を迫られるようになった。そこで同社は、複合機のリプレースを機に従来の出力業務の課題解決に着手。大塚商会のデモンストレーションを受けて、実際の利用方法や導入メリットを確認。リコーのカラー複合機『imagio MP C6001』を中核としたソリューションの導入を決定した。大塚商会からはコスト削減の具体的な数値の提示もあり、社内決裁もスムーズだったという。

ポイント
私書箱プリントなどの有効活用で理想的な出力環境を整備

私書箱プリント機能の導入により、複数人が同時に印刷をしようとしても、文書が入り乱れることがなくなった。本当に必要な文書なのか確認するタイミングができたため、ミスプリントの発生も激減した。また、ロケーションフリー機能により、2台ある複合機のフレキシブルな利用が可能になっている。スキャン機能も有効利用し、海外とのやり取りも円滑化。スキャンしてそのままメールができる「スキャン to E-mail」も重宝しているという。
また、名刺を効率的に読み取りデータベース化することにも成功し、会社の財産とも言える顧客の名刺情報の共有化を実現した。

日々たまっていく名刺も効率的にデータ化

導入効果と今後の展開
FAX文書をペーパーレス化し、各種印刷物の内製化も実現

複合機を活用したソリューションの導入効果は多岐にわたる。そのうちの一つは、FAX文書がほぼ100%ペーパーレス化されたことだ。その枚数は、注文書も含めると月に500枚以上になるため、そのメリットは目を見張るものとなった。さらに、最新の複合機で高精細な印刷が可能になったことで、これまで業者に発注していた印刷物を内製化できるようになり、大幅なコスト削減に成功した。
今後は、複合機で効率的に電子化した名刺をデータベース化し、マーケティング活動などへの有効活用を進めていく。

複合機の前で操作して初めて出力されるため、ミスプリントによる無駄は激減した

お客様の声をご紹介

シニアデスクトップサポート スペシャリスト 前田 孝一氏

「ペーパーレス化やドキュメント管理などの課題は、実際に業務を行っている中では気づきにくいものです。大塚商会さんから、第三者の客観的な視点でコスト削減などの提案を頂けるので非常に助かります」

ビジネスオペレーションズ オフィスアドミニストレータ 松下 久恵氏

「紙でしか残っていない情報を一から入力して活用できるようにするには手間がかかります。その点、『Quickコンバート』には紙の書類を複合機でスキャンしてWordやExcelなどに変換できる機能があるので、これから活用していきたいと思います」

大塚商会担当者からのコメント

「複合機の見直しでお客様の出力業務の課題を解消します」

数年前に比べ複合機で実現できる機能は劇的に増えています。最新のソリューションを導入することでお客様の出力業務の課題を解消し、コスト削減に確実に貢献します。今回のポリコムジャパン株式会社の取り組みは、まさにそれを具現化したものです。今後も、メリットの大きい提案ができるよう、努力します。

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