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購買業務の効率化と“見える化”に成功、サプライヤのWebカタログとの連携で膨大な商品掲載も省力化

公益財団法人 地球環境産業技術研究機構 導入事例

2013年10月取材

地球環境の保全につながる産業技術の研究・開発を行う公益財団法人 地球環境産業技術研究機構。電子購買支援システムの導入で、研究活動に供する大量の試薬等の発注から納品までの時間を大幅に短縮、購買業務の“見える化”も実現した。

業種 サービス業 従業員数 101~1,000名
キーワード [電子購買支援システム][たのめーるプラス][外部カタログ連携オプション][購買業務][研究機関]

導入前の課題

  • 手書きの紙帳票で行う購買業務が煩雑
  • 紙ベースの購買承認は進捗状況が不明

解決策

○ サプライヤのWebカタログと連携できる電子購買システムを導入

システム導入:

導入による効果

  • 発注から検収に至る購買手続きの時間が30~40%短縮
  • 出張先でも決済の承認が可能に
  • 購買履歴のデータベース化

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公益財団法人 地球環境産業技術研究機構
公益財団法人 地球環境産業技術研究機構 概要
業種
研究機関
事業内容
地球環境の保全に資する産業技術の研究・開発
従業員数
157名(2013年4月現在)
ホームページ
http://www.rite.or.jp/

地球環境保護と経済発展の両立を目指して、地球温暖化対策の中心的課題であるCO2の削減に取り組む

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背景
地球環境を保全するための先進的な産業技術の研究・開発を推進

公益財団法人 地球環境産業技術研究機構は、地球環境問題に対する革新的な環境技術の開発を国際的に推進する研究機関として設立された。特にCO2回収・貯留技術の開発でめざましい成果を上げており、その研究の動向は国内外の注目を集めている。
一方で、事業を支える経理や各種決済手続きの多くは紙ベースで行われていた。同機構の予算の大半が税金で賄われている以上、“諸業務の合理化で事業の生産性を高めることは公共の利益に直結する”との考えのもと、業務改革としてIT化に着手。「TEC」と呼ばれる三つの方針(“業務の見える化(Transparency)”、“効率化(Efficiency)”、“コスト削減(Cost reduction)”)を打ち立て、改革をスタートさせた。

経緯
購買業務の大幅な省力化を目指し、『たのめーるプラス』を導入

同機構の購買品は、一般的な事務消耗品に加え、各研究グループの活動に要する試薬や理化学品などもあり、品目・量ともに膨大な数に上る。従前、その購買手続きは手書きの紙帳票で行われており、購入申請から承認、発注、納品時の検収までの処理が非常に煩雑だった。特に購買の承認ルートでは、多いときで20名近い担当者の捺印が必要となっており、手続きに時間がかかるうえ、進捗状況も把握できないことが課題だった。
そこで、電子購買システムの導入を検討。大塚商会の『たのめーるプラス』を選定した。決め手となったのは幅広い機能性と導入コスト、そして購買承認の設定が最大9段階と細かく設定できることだった。

ポイント
サプライヤのWebカタログと連携、煩雑な登録作業を省力化

導入にあたって、商品マスタ登録の段階で、試薬品だけでも品目が数万点に上るため『たのめーるプラス』上の商品登録作業に多大な労力がかかるという壁に直面した。そこで、サプライヤが所有するWebサイト上のカタログ情報と連携し、バイヤー管理者側で商品マスタ登録をすることなく、『たのめーるプラス』で注文ができるようにする『外部カタログ連携オプション』の利用を選択。こうした手間の省力化に成功した。

システム導入前と比べ、購買業務全体で30~40%の時間短縮となった

導入効果と今後の展開
業務の効率化のみならず、購買の“見える化”も実現

2013年4月に試験的運用を始めた『たのめーるプラス』により、注文のたびにサプライヤに見積書を発行させたり、納期を確認したりする手間がなくなり、導入前と比べて購買業務全体で30~40%の時間短縮が実現した。さらに『外部カタログ連携オプション』によって、サプライヤごとの取扱商品や条件が常に明示できるようになり、比較しての購入が可能になった。
同機構の業務改革が目指す“見える化”、“効率化”、“コストダウン”は、購買業務においては『たのめーるプラス』の導入によって確実に達成されつつある。

お客様の声をご紹介

専務理事 本庄 孝志氏

「今回のシステム化で購買のフローを“見える化”したことは、業務効率の向上だけでなく、予算の適正管理や内部統制の強化にもつながっていると思います」

常務理事 事務局長 伊森 雅史氏

「細かな要望にも柔軟に対応してくれるのは、幅広いユーザにさまざまなシステムを提供する大塚商会さんならではだと思います。さらなる業務効率化に向け、今後も充実したサポートを期待しています」

総務グループ 購買 調査役 金森 薫氏

「購買業務のスピードアップと、以前は確認が困難だった各研究グループの購買手続きのステータスが把握できるようになったことが大きな成果です。また、何かあっても、大塚商会さんのサポートセンターの対応が早いので心強いですね」

業務改革推進本部 調査役 深田 俊彰氏

「当機構の購買品目は膨大なので、商品マスタの登録が非常に難航しました。これに対して『外部カタログ連携オプション』という解決策を提示していただいたことに感謝しています」

大塚商会担当者からのコメント

「さらに広い範囲でのサポートや提案をできるよう心がけてまいります」

導入当時『外部カタログ連携オプション』は、『たのめーるプラス』と試薬販社との連携実績はありませんでしたが、公益財団法人 地球環境産業技術研究機構様に積極的にご協力を頂き、効率的なシステムを構築できました。今後、さらに活用を広げるお手伝いをすると共に、マルチベンダーとしてのコーディネート力を生かし、包括的なご支援を提案していきます。

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2013年10月取材

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