複合機とクラウドの連携でFAX文書の管理業務の効率アップを図り、運用管理コストを大幅に軽減

「複合機のFAX文書を自動的に電子化してクラウド上に保存する仕組みを、低コストで構築することができました。その費用対効果は非常に大きいです」

さくらインターネット株式会社 導入事例

2018年11月取材

運輸・通信業101~1,000名文書管理・スキャニング複合機・コピー機活用クラウド紙文書の管理・活用コスト削減・売り上げ向上営業・業務プロセス効率化

さくらインターネット株式会社は、インターネットインフラサービスのパイオニア企業だ。市場のニーズを先取りした新サービスを次々に提供し業績を拡大している。同社では顧客などからFAXで送られてくる各種申込書類をいかに効率的に管理するかが喫緊の課題の一つだった。そこで、複合機で受信したFAX文書を自動的に電子化し、クラウド上に保管する仕組みを構築することで課題を解決。社内の運用管理の負担を軽減すると共に、どこからでもクラウドにアクセスして仕事ができる業務基盤を構築している。

さくらインターネット株式会社

導入先の概要

業種
情報通信サービス業
事業内容
インターネットへの接続サービスの提供、データセンターを利用したITリソースの提供、インターネットを利用した各種情報提供サービス業務
従業員数
432名(2018年11月現在)
ホームページ
https://www.sakura.ad.jp/

導入の狙い

  • 受信FAX文書をクラウド上に自動保管したい
  • オンプレミスのサーバーの運用管理を軽減したい
  • どこでも仕事ができる働き方改革を推進したい

解決策

複合機で電子化した文書を、クラウドのSharePointに直接保管できる仕組みをご提案

導入したメリット

  • 複合機で電子化した文書をクラウド上に自動保管できるようになった
  • 電子化した文書のファイル名の付与が簡素化された
  • 社内の運用管理の時間と手間が大幅に軽減された
  • どこからでもSharePointにアクセスして業務が行える環境が整った
  • 管理本部 総務部 情報システムグループ 庾 昌日氏

    「現在、複合機を活用した業務は問題なくスムーズに回っています。今後も業務改善につながるソリューションを積極的に提案していただきたいです」

  • 管理本部 総務部 情報システムグループ  小峰 佳代氏

    「大塚商会の営業担当やエンジニア担当の方はフットワークが軽く、こちらの要望に対して迅速に回答してくださるので、とても頼りになります」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番詳細お問い合わせ
リコー製複合機RICOH MP Cシリーズ詳しく見るお問い合わせ
複合機の活用
ソリューション
カンタン私書箱プリント AE2詳しく見るお問い合わせ
複合機の活用
ソリューション
Easyファクス詳しく見るお問い合わせ
複合機アプリケーションQuickスキャン V4詳しく見るお問い合わせ

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導入事例詳細

市場のニーズを先取りした新サービスで業績を拡大

大阪本社、東京支社、福岡オフィスを構え、クラウド型のホスティングなどインターネットサービスを幅広く提供している

さくらインターネット株式会社(以下、さくらインターネット)は、代表取締役社長の田中 邦裕氏が高等専門学校在学中の1996年に創業したインターネット関連サービス企業だ。現在は、東京・大阪・北海道に合計五カ所のデータセンターを所有し、クラウド型のホスティングが売り上げの7割近くを占めている。ここ数年は、市場のニーズを先取りした新サービスを次々に立ち上げ、大きな注目を浴びている。
その一つが「高火力コンピューティング」だ。GPUサーバーを活用した計算リソースサービスで、機械学習やデータ解析などの用途に妥協のない最高性能を提供。高価なGPUサーバーを自社で購入することなく、安価に利用できる利点がある。

その一方で、働き方改革にも力を入れている。その施策を「さぶりこ(Sakura Business and Life Co-Creation)」と総称し、会社に縛られず広いキャリアを形成(Business)しながら、プライベートも充実させ(Life)、その両方で得た知識や経験をもって共創(Co-Creation)へつなげることを目指している。具体的には、「ショート30」(業務を早く片付けたら、定時の30分前に退社できる)「フレックス」(1日の勤務時間を10分単位でスライドできる)「タイムマネジメント」(20時間分の残業手当を先払いで支給する)「どこでもワーキング」(自宅やカフェなどで仕事ができる)といったユニークな施策を実施している。

FAXで送られてくる申込書類の効率化を推進

さくらインターネットでは、顧客などからFAXで送られてくるインターネット関連サービスの申込書類をいかに効率よく管理するかが一つの課題になっていた。
「以前から、FAX文書の電子化は複合機を使って実現し、そのデータをファイルサーバーに保管して各部署のフォルダーに振り分ける取り組みを行っていました。しかし、オンプレミスのファイルサーバーに保管しているデータは、モバイルデバイスから直接アクセスして取り出すことはできません。そこで、ファイルサーバーの老朽化を機に、複合機で電子化した文書をOffice 365のSharePointに保管する仕組みに切り替えることにしたのです」と管理本部 総務部 情報システムグループの庾 昌日氏は語る。

ところが、当時はまだ複合機からSharePointに直送できる仕組みがなかったので、試験的に社内に中間サーバーを設置し、そのデータをSharePoint上に同期ツール経由でアップロードする仕組みを試してみた。しかし、逆に作業が煩雑化してうまくいかなかったという。
「実際にデータの同期が取れているかを確認しなければならず、データの同期が取れていない場合には、どこに問題があるのか検証を行わなければなりません、その結果、かえって運用管理の負担が大きくなってしまったのです」と管理本部 総務部 情報システムグループの小峰 佳代氏は語る。

そうした中、受信したFAX文書を直接クラウド上に転送できるアプリケーションがリリースされたことで、従来の課題が一気に解消へと向かう。
「以前から複合機の導入でお付き合いのあった大塚商会さんに相談していたところ、発売直前だった『Easyファクス』を紹介してくれたのです。実際に複合機からSharePointにデータを直送できることを確認し、大阪本社と東京支社に新たに導入しました」(小峰氏)

FAX文書をSharePointへダイレクトに保存

FAX文書をOffice 365のSharePointに直送できる仕組みを構築し、業務効率を高めている

今回のシステム構築に伴い、大阪本社と東京支社の複合機を入れ替え、リコー製複合機『RICOH MP Cシリーズ』を合計15台導入している。その際に、サーバーレスロケーションフリー印刷を可能にする『カンタン私書箱プリントAE2』も導入し、どの複合機からでも印刷が可能になった。
「ネットワーク上で全ての複合機をグループ化しているので、いつも利用している複合機に印刷をかけても、どの複合機からでも印刷可能です。打ち合わせや出張時など、都合の良い複合機から出力できるようになり大変便利です。また、プレビュー機能で印刷物の内容も確認できるので、印刷の取りやめやモノクロ、両面への変更なども可能で、印刷物の放置や取り違いもなくなり、トナー代や紙代のムダ削減にも貢献しています。管理面では、各複合機のプリンタードライバーを各自インストールする手間がなくなったこともポイントです」(庾氏)

『Easyファクス』と『Quickスキャン V4』でクラウド連携を実現

『Quickスキャン V4』は、スキャンした原稿の向き、重送などを複合機パネル上のプレビュー画面でチェックできる

そのうえで、複合機を活用した電子化アプリケーション『Easyファクス』と『Quickスキャン V4』を導入。それらを連携させることで、複合機で電子化した文書がOffice 365のSharePointの共有ライブラリに自動的に保管される仕組みを構築した。
「FAXで送られてきた申込書類は、『Easyファクス』を使ってSharePointの専用フォルダーに一時的に保管されます。そこに担当者がアクセスして必要な書類を取得し、自分のPCにダウンロードして活用する、という流れです。その際、情報システムグループでフォルダーの中身をチェックし、申込書類がまだダウンロードされていない場合には、関係部署に取得を促し、業務に関係のない迷惑FAX文書は手動で削除しています」(庾氏)

同時に『Quickスキャン V4』を活用することで、操作パネル上で電子化する文書のファイル名の付与や、保存先フォルダーの指定が簡単に行えることも大きな利点だった。
「あらかじめ登録しておいた定型のファイル名を選ぶこともできますし、各自が管理しやすいファイル名を直接入力することもできます。そのため、後で保存先のフォルダーを見たときに、何のファイルか一目で分かるので大変便利です」(小峰氏)

運用管理コストが激減し、働き方改革にも寄与

さくらインターネットは、今回のシステム構築により、電子化した文書をクラウド上に速やかに保管して活用できる業務基盤を低コストで構築することに成功している。
「社内に中間サーバーを設置して、SharePoint上にデータをアップロードしていたときは、週に1回のペースで動作確認やトラブルシューティングを行っていたので、毎月5~10時間くらいをメンテナンス作業に費やしていました。しかし、現在のシステムに移行してからは、ほとんどメンテナンスを行わずに済んでおり、日々の業務が省力化されました」(小峰氏)

そのうえ、『Easyファクス』や『Quickスキャン V4』はイニシャルコストが安いので、たよれーるの保守サポート費用を含めても、費用対効果は非常に大きいという。
「一般的には、複合機で電子化した文書はファイルサーバーに保管することが多いと思いますが、サーバーが壊れてしまったら、また新しく入れ替えなければなりません。その点、今回導入したアプリケーションであれば、そうした問題が解消され、運用管理コストを確実に引き下げることができます」(庾氏)

今回のシステム構築の主な目的は、FAXで送られてくるインターネット関連サービスの申込書類を電子化することにあったが、その活用シーンは大きく広がりつつある。
「営業担当者のタブレットからも、Office 365のSharePointにアクセスできるので、SharePointに保存した提案資料を使って顧客先でプレゼンを行う機会が増えました。また、SharePointは検索スピードが速く、Office文書の全文検索なども行えるので、必要なファイルを探し出すときに重宝しています」(庾氏)

今後も、複合機とクラウドサービスの連携の仕組みを最大限に活用しながら、モバイルデバイスを使っていつでもどこでも仕事ができる環境づくりを強化していく考えだ。

複合機の操作パネルでファイル名の変更や保存先フォルダーの指定が簡単に行えるようになった

大塚商会担当者からのコメント

「複合機の活用によって働き方が変わります」

さくらインターネット株式会社様の業務改善に役立てたことを誇りに感じています。どんなオフィスにもある複合機ですが、使い方次第でさまざまなメリットをもたらします。これからも、課題を解決できるソリューションをご提供します。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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