複合機とクラウドの連携でFAX文書の管理業務の効率アップを図り、運用管理コストを大幅に軽減

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市場のニーズを先取りした新サービスで業績を拡大

その一方で、働き方改革にも力を入れている。その施策を「さぶりこ（Sakura Business and Life Co-Creation）」と総称し、会社に縛られず広いキャリアを形成（Business）しながら、プライベートも充実させ（Life）、その両方で得た知識や経験をもって共創（Co-Creation）へつなげることを目指している。具体的には、「ショート30」（業務を早く片付けたら、定時の30分前に退社できる）「フレックス」（1日の勤務時間を10分単位でスライドできる）「タイムマネジメント」（20時間分の残業手当を先払いで支給する）「どこでもワーキング」（自宅やカフェなどで仕事ができる）といったユニークな施策を実施している。

FAXで送られてくる申込書類の効率化を推進

さくらインターネットでは、顧客などからFAXで送られてくるインターネット関連サービスの申込書類をいかに効率よく管理するかが一つの課題になっていた。
「以前から、FAX文書の電子化は複合機を使って実現し、そのデータをファイルサーバーに保管して各部署のフォルダーに振り分ける取り組みを行っていました。しかし、オンプレミスのファイルサーバーに保管しているデータは、モバイルデバイスから直接アクセスして取り出すことはできません。そこで、ファイルサーバーの老朽化を機に、複合機で電子化した文書をOffice 365のSharePointに保管する仕組みに切り替えることにしたのです」と管理本部 総務部 情報システムグループの庾 昌日氏は語る。

ところが、当時はまだ複合機からSharePointに直送できる仕組みがなかったので、試験的に社内に中間サーバーを設置し、そのデータをSharePoint上に同期ツール経由でアップロードする仕組みを試してみた。しかし、逆に作業が煩雑化してうまくいかなかったという。
「実際にデータの同期が取れているかを確認しなければならず、データの同期が取れていない場合には、どこに問題があるのか検証を行わなければなりません、その結果、かえって運用管理の負担が大きくなってしまったのです」と管理本部 総務部 情報システムグループの小峰 佳代氏は語る。

そうした中、受信したFAX文書を直接クラウド上に転送できるアプリケーションがリリースされたことで、従来の課題が一気に解消へと向かう。
「以前から複合機の導入でお付き合いのあった大塚商会さんに相談していたところ、発売直前だった『Easyファクス』を紹介してくれたのです。実際に複合機からSharePointにデータを直送できることを確認し、大阪本社と東京支社に新たに導入しました」（小峰氏）

FAX文書をSharePointへダイレクトに保存

運用管理コストが激減し、働き方改革にも寄与

さくらインターネットは、今回のシステム構築により、電子化した文書をクラウド上に速やかに保管して活用できる業務基盤を低コストで構築することに成功している。
「社内に中間サーバーを設置して、SharePoint上にデータをアップロードしていたときは、週に1回のペースで動作確認やトラブルシューティングを行っていたので、毎月5～10時間くらいをメンテナンス作業に費やしていました。しかし、現在のシステムに移行してからは、ほとんどメンテナンスを行わずに済んでおり、日々の業務が省力化されました」（小峰氏）

そのうえ、『Easyファクス』や『Quickスキャン V4』はイニシャルコストが安いので、たよれーるの保守サポート費用を含めても、費用対効果は非常に大きいという。
「一般的には、複合機で電子化した文書はファイルサーバーに保管することが多いと思いますが、サーバーが壊れてしまったら、また新しく入れ替えなければなりません。その点、今回導入したアプリケーションであれば、そうした問題が解消され、運用管理コストを確実に引き下げることができます」（庾氏）

今回のシステム構築の主な目的は、FAXで送られてくるインターネット関連サービスの申込書類を電子化することにあったが、その活用シーンは大きく広がりつつある。
「営業担当者のタブレットからも、Office 365のSharePointにアクセスできるので、SharePointに保存した提案資料を使って顧客先でプレゼンを行う機会が増えました。また、SharePointは検索スピードが速く、Office文書の全文検索なども行えるので、必要なファイルを探し出すときに重宝しています」（庾氏）

今後も、複合機とクラウドサービスの連携の仕組みを最大限に活用しながら、モバイルデバイスを使っていつでもどこでも仕事ができる環境づくりを強化していく考えだ。

「複合機の活用によって働き方が変わります」

さくらインターネット株式会社様の業務改善に役立てたことを誇りに感じています。どんなオフィスにもある複合機ですが、使い方次第でさまざまなメリットをもたらします。これからも、課題を解決できるソリューションをご提供します。