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設備メンテナンス企業が見積業務をシステム化。見積りから請求までの業務負担を大きく軽減させ、万全のセキュリティ体制も構築

株式会社サンデンサービス 導入事例

2017年10月取材

建設業1~100名ERP・基幹業務・業務管理ITインフラの保守・管理セキュリティ経営基盤強化・リスク対策営業・業務プロセス効率化

オフィスビルなどに設置されている非常用発電設備の保守点検・メンテナンス、新規導入時の試験調整等を行う、株式会社サンデンサービス。その技術スタッフは、担当する多数の案件の見積データをExcelによる台帳に入力していたが、「データ共有ができない」、「原価率が不明確」など多くの課題を抱えていた。見積作成の標準化と業務負担の軽減を図るべく、このたび建設業向け支援システムを導入。属人化していた作業をシステム化したことで、以前とは比較にならないほど合理的な見積業務が行えるようになった。

株式会社サンデンサービス

導入先の概要

業種
設備メンテナンス業
事業内容
非常用発電機の保守点検・修理、試験調整作業
従業員数
12名(2017年10月現在)

お客様の声をご紹介

代表取締役 荒木 崇氏

「見積作成業務の効率が飛躍的にアップし、万全のセキュリティ体制を敷くこともできました。“働き方改革”を実践するため、今後も大塚商会さんには、当社の事務作業の省力化につながる有用なアドバイスを与えていだきたいと思います」

大塚商会担当者からのコメント

「さらなる業務改善のご要望に全力でお応えします」

株式会社サンデンサービス様には、ご満足いただけるソリューションをご提供することができました。見積作成以外の業務負担軽減にも強い意欲をお持ちですので、引き続きIT化に関する多角的なご提案をさせていただきます。

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導入事例詳細

非常用発電設備の保守点検サービスを全国規模で展開

高い技術力で国内発動機メーカーからの信頼が厚く、全国各地の非常用発電設備の保守点検・メンテナンス業務を担っている

千葉県四街道市の株式会社サンデンサービスは、病院や役所、オフィスビルなどに設置されている非常用発電設備の保守点検・メンテナンスに加え、新築の建築物に導入される非常用発電機の試験調整も行う企業である。
「保守案件の多くは、非常用発電機を製造・販売する複数の国内大手発動機メーカーから受注しています。メインとなるエリアは関東甲信越ですが、その現場は北海道から沖縄まで広範囲に及びます」と語るのは、代表取締役の荒木 崇氏。同社の技術スタッフは出張する機会が多く、電気に関する多様な国家資格を有する代表取締役の荒木氏自身も経営業務の傍ら、絶えず全国各地を保守点検や試験を行うために飛び回っているという。

「以前はいざという場合にのみ稼働する非常用発電設備の保守に消極的なお客様が少なくありませんでしたが、東日本大震災の発生以降は、その重要性が注目されるようになりました。一部の集合住宅には自家発電装置の設置が義務付けられていませんが、最近は非常用発電設備を備えていることをセールスポイントとする大規模マンションも増えています」(荒木氏)
火災発生時に建物内にいる人を安全に避難させるため、消防法では非常用電源は1時間稼働すればよいことになっているが、大規模停電時の本社機能維持に備え、数日間稼働する発電設備を整えているビルもあるという。データセンターへの設置ニーズも多く、非常用電源を二重に備えるケースも増えているのが近年の特徴だ。
「当社を1983年に創業した父も私も、電気系統の専門知識を持っています。得意先の発動機メーカーは保守点検を行う多数の協力会社と取引をしていますが、当社は父の代より電気に関する技術力の高さを評価されて堅調に業績を伸ばしてきました」と荒木氏。
消防法では、定期的に一定の負荷を与えて発動機の性能確認をすることも義務付けられており、その「負荷試験」を行うための装置を保有していることも、同社のアドバンテージになっている。
ここ数年は、2020年の東京五輪に向けて首都圏を中心に建設ラッシュが続き、それに伴う非常用発電設備の新規導入が相次いでいる。運用開始前の試験調整の依頼も増え、この業界全体が活況を呈しているようだ。ただし、発電機の保守点検や試験調整には高度な技術や経験が必要とされる。現状では先輩社員によるOJTが主軸となっているが、今後は体系的な人材教育制度を整備し、自社の技術力をさらに高めていきたいと荒木氏は意欲を燃やす。

見積業務の負担を軽減するためシステム導入を検討

同社では全12名の従業員のうち10名が技術スタッフとして非常用発電設備の試験・点検・メンテナンスを担当しており、各人が担当案件の見積書も作成している。これまでは担当案件のデータをExcelに入力することでそれぞれ見積台帳を構築していたが、台帳のExcelファイルは単一であるため同時に複数の社員が操作することはできず、必要な見積りや原価データを随時閲覧することもままならない状況だった。Excelの台帳では得意先名や見積番号などからのデータ検索は簡単にできても、曖昧な条件をキーワードとして目的の項目を検索することは難しく、そうしたことも管理業務の進捗(しんちょく)を阻害する深刻な要因となっていたという。
「作成される見積りは毎月200件以上あり、それをExcelで管理することに限界を感じるようになりました。また、見積台帳とは別に、現場での作業終了後にExcelで作業完了台帳も作成しており、データを重複入力する煩雑さもありました」(荒木氏)
発動機メーカーに依頼された点検・メンテナンス作業にはあらかじめ価格が設定されているが、同社は防災設備の保守点検サービスを代行する会社から業務を発注されることもあり、その場合は自ら価格を決めることになる。会社として標準料金は設定しているものの、現場で生じた付加作業に関する料金については複雑なため、同一の作業でも担当者によって見積金額に差が生じるという課題も抱えていたという。
「Excelを用いた属人的な管理にはこのようにたくさんの不都合があったので、見積業務を標準化すると共に、各担当者の作成したデータを全社で共有できる環境を構築することが急務となりました」(荒木氏)
荒木氏がその解決策を検討しているときに同社を訪問したのが、大塚商会の営業マンだった。ヒアリングした状況と照らし、比較的安価に導入できるソリューションとして推奨されたのが、建設業向け支援システムとして定評のある『SMILE BS 2nd Edition POWER見積』である。
「『POWER見積』の機能や特長に関して詳細な説明を受け、まさに当社の見積作成業務を効率化するのにふさわしいシステムだと思いました。また、オンプレミスで設置している既存のサーバーの性能を強化すると共に、ファイアウォールプラットフォームの導入などによるセキュリティ強化策についても、さまざまな提案をしていただきました」と荒木氏。
大塚商会との取引はこれが初めてだったが、インフラやセキュリティ面にも目を配るその「総合力」に信頼感を抱き、『POWER見積』やセキュリティ関連機器の導入を決めたという。

業務プロセスの標準化で事務効率が飛躍的に向上

課題だった見積作成業務の標準化に成功。引き続きほかの社内業務の効率化も積極的に推進しようとしている

こうして2016年春、『POWER見積』が導入された。稼働開始から2カ月は、担当者が新システムによる業務に慣れるまでの移行期間とし、旧来のExcelと併用。その間、社内に『POWER見積』の扱い方を周知させ、操作に関して不明な点があるたびに、大塚商会に相談してアドバイスを得たという。
「原動機メーカーからの依頼案件は原価が明確ですが、標準料金が設定されていない防災設備の保守点検代行会社からの依頼案件の原価はまちまちです。しかし、システムの稼働前に各社の案件の原価をマスター登録する必要はありませんでした。『POWER見積』に登録されたデータが蓄積されることで、自然とマスターデータが形成されるからです。私がある案件のデータを作成したら、社員はそれをコピーして使えばよいので、苦労することなく見積業務の標準化がなされました。私が作成したデータを手本とさせることは、若手社員が見積業務に習熟するための教育にもつながります。また、以前は各現場の担当者しか見積作成をできませんでしたが、データの共有が図られたことで、社内で事務を担当しているスタッフが見積りを流用作成できるようになったのも大きな成果です」と荒木氏。

見積作成から案件管理、実行予算作成までカバーする 『SMILE BS 2nd Edition POWER見積』。帳票作成 機能も豊富に備えている

『POWER見積』には押印機能も搭載されている。従来は担当者が作成した見積書を紙に出力し、そこへ荒木氏が押印して承認する必要があったが、そのプロセスが電子化され、システム上でスピーディーに承認できるようになった。
個別に作成されていた、見積台帳と作業完了台帳も一本化。かつては得意先への請求書をExcelで作成して出力していたが、『POWER見積』では見積作成から請求書発行までを一連の作業としてできるため、全体の業務負担が大きく軽減したという。
「以前は社内でしか見積業務の管理をできませんでしたが、『POWER見積』はリモートアクセスをすることが可能なので、その権限を持つ私と主任は、出張先などからノートPCでデータ閲覧や編集ができます。また、『POWER見積』には見積り、受注、保留などのプロセスを管理する『受注活動情報管理機能』もあり、各担当者の受注状況もリアルタイムに把握できるようになりました」
荒木氏はこのように『POWER見積』導入によって得られた多くの効果を挙げ、「大塚商会さんには当社の業務内容にマッチした最善のシステムを紹介していただけたと思っています」と満足そうに語る。

さらに多様な社内業務をIT化して働き方改革を推進したい

『POWER見積』を稼働させるのと同時に、同社は回線やセキュリティに関するインフラも総合的に整備した。サーバーは、面倒な設定が不要で高いセキュリティレベルを維持する、大塚商会オリジナルのオールインワンパッケージ『N-Packサーバー』を導入。また、無線LAN機能も強化し社内ネットワークの回線速度をアップさせた。サイバー攻撃への備えとしては、『FortiGate』、『Cyber Cleaner LE』を導入。被害が増大しているランサムウェアや標的型攻撃、DDoS攻撃などをブロックする対策が施されている。あわせて『たよれーる インターネットおまかせパックBiz』を利用することで、インターネット接続に関わる作業を大塚商会がワンストップでサポートする環境も構築している。

『FortiGate』、『Cyber Cleaner LE』などの導入で、多様 化するサイバー攻撃を防御する万全の対策が整えられた

セキュリティ対策ソフトも組み込まれオー ルインワンパッケージの『N-Packサー バー』

今後の同社の課題は、得意先に提出する現場での点検・メンテナンス作業の報告書作成業務を効率化することだという。大塚商会からはそのために有用なシステムの利用を提案されているが、報告書については得意先ごとに異なる書式を指定されていることから、従来どおりExcelで作成しているのが現状だ。報告書のフォーマットを取り込むことができ、そこに作業完了後の現場写真も添付できるようなシステムを荒木氏は望んでおり、大塚商会ではそのためのソリューションをリサーチしているところだ。
“働き方改革”に前向きな荒木氏は、社員の負担を軽減させるため、効率化できる業務に対しては積極的なIT導入をしたいと考えている。
「特に労務時間の短縮を推進したいのですが、全国各地の現場に赴くという業務の性質上、出張に要する時間をカットすることは不可能なので、社内業務に携わる時間を少しでも縮減するための方法を模索しています。セキュリティが保障されたうえでの話ですが、私や主任が利用している『POWER見積』のリモートアクセスのような仕組みをもっと多様な業務に応用できれば、出張する社員が直行直帰しやすい環境を整備できるのではないでしょうか。大塚商会さんには、そうしたソリューションについてもヒントを与えていただきたいですね」
荒木氏はそう語り、IT全般に関する豊富な最新情報の提供を受けたいと、大塚商会への期待を口にしている。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • 建設業向け支援システム『SMILE BS 2nd Edition POWER見積』

    建設・設備業様向け見積管理システムです。見積作成はもちろん、案件管理から実行予算作成までカバーした充実の業務内容です。

  • 『N-Packサーバー』

    中小企業に必要なセキュリティ対策をセットにした大塚商会オリジナルのオールインワンパッケージ。 仮想化モデルも用意しています。すぐにご利用できる状態でお届けします。

  • 統合脅威管理アプライアンス『FortiGate』

    日本のUTM市場シェア No.1。外部からのセキュリティの脅威と内部からの情報漏えいの両方から、社内ネットワークを守ります。

  • 『Cyber Cleaner LE』

    インターネットとの不正な通信を検知して、自動で遮断するアプライアンス製品です。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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