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30年以上にわたり地域医療を担う病院が、シフト・勤怠・人事など管理業務をIT化。より充実した医療サービスを提供できる体制を整備

医療法人社団 青洲会 神立病院 導入事例

2017年8月取材

サービス業101~1,000名ERP・基幹業務・業務管理サービス&サポート(たよれーる)経理・総務・調達の代行紙文書の管理・活用営業・業務プロセス効率化

茨城県土浦市の医療法人社団 青洲会 神立病院は、設立から35年にわたり地域医療の担い手として、患者様の多様なニーズを捉えた医療・福祉サービスを提供してきた。数年前に電子カルテを導入し、IT化のメリットを実感した同病院は、このほど、長年、紙の管理票と手作業で行われてきた看護師の勤務シフト作成や勤怠管理、給与計算等の事務的作業を省力化するためIT化に踏み切った。これにより職員の業務負担が軽減されたことは“働きやすい職場づくり”に直結し、さらなる医療の質の向上を見据えた基盤づくりにもつながっている。

医療法人社団 青洲会 神立病院

導入先の概要

業種
医療
事業内容
内科、外科、整形外科、脳神経外科、放射線科、循環器内科、神経内科、胃腸外科、麻酔科、肛門外科、皮膚科、リハビリテーション科、眼科、腎臓内科、血管外科、人工透析、人間ドック、各種健康診断
職員数
530名(2017年8月現在)
ホームページ
http://www.seisyuukai.com/

お客様の声をご紹介

常務理事 整形外科医 平塚 圭介氏

「業務のIT化は、当院の目指す地域医療をより充実させることにつながります。大塚商会さんには、全国から集まる情報や多様な人脈も含めた総合力を地域医療にも役立てるべく有益な提案を頂けることを期待しています」

経営管理課 課長 柴原 隆氏

「今回のシステム導入で、電子カルテに続いて基幹業務部分の効率化が進んだことを実感しています。本稼働後もシステムの操作法などについて疑問が生じることが多いので、大塚商会さんには今後も万全のアフターサポートをお願いします」

看護部長 古谷 敏子氏

「看護師の勤務時間に対する管理意識が以前より高まっているように感じます。また、特定の職員に負荷が集中しないようなシフトを組めるようになり、公平感のあるシフトが実現しています。さらに業務を効率化し、患者様により充実したケアを提供できるようにしたいです」

経理課 石田 比呂子氏

「システム化によって迅速かつ正確な経理業務ができるようになりました。給与計算には絶対にミスがあってはならないので、手作業だった頃は常にプレッシャーを感じていましたが、そうした精神的負担からも解放されました」

大塚商会担当者からのコメント

「ITの効果的な活用で業務課題解決と働きやすさをサポートします」

過疎高齢化を背景に地域医療に取り組む神立病院様へ、ITの効果的な活用によって課題解決へと導くことができるようなご提案をしながら、これからも全力でサポートします。

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導入事例詳細

きめ細かな医療・福祉サービスで「地域医療連携」を実践

最寄り駅との往復バスに加えて自宅送迎の体制を整え、患者様本位の地域に根差した医療を提供している

茨城県土浦市の医療法人社団 青洲会 神立病院(以下、神立病院)は、現理事長の平塚進氏が1982年に開いた「神立クリニック」を出発点とする医療機関だ。19床だったクリニックを40床へ増床し、「神立病院」としたのは1984年。1989年には医療法人社団 青洲会を設立し、土浦市内に介護老人保健施設、ケアセンター、グループホーム、保育園も運営するなかで、神立病院は同法人の中核機能を担うようになった。
神立病院は、「地域社会に貢献できる良質な医療と看護・介護を追求し、全ての人が満足できる病院を目指す」という理念を掲げている。
「理事長は職員に対していつも、『24時間365日、心豊かな地域づくりに貢献』という言葉を伝えていました。私どもは早い段階から自宅送迎対応をしていますが、これも地域に根差した医療の提供を第一に考えたとき、必然的に生まれたものです」と話すのは、常務理事・整形外科医の平塚 圭介氏。
茨城県では過疎・高齢化が進み、老々介護も増加している。もともと一軒一軒の距離が遠く、公共交通機関も充実していないことから、日々の通院が困難な高齢者が増えている。最初は地域にバス停を設置し、病院行きの循環バスを走らせていたが、今では停留所まで行くことも困難な方が増えた。
この変化を捉え、神立病院では最寄り駅と病院間の送迎バスは残したまま、予約制ではあるが自宅送迎の対応を速やかに開始した。住んでいる場所にしばられることなく通院できるこの対応は大変喜ばれ、地域貢献につながっていることはもちろん、病院側としても診察を必要としている方の安定した来院にもつながっていると実感しているそうだ。

同病院のもう一つの側面は、急性期と慢性期の間にある患者様を多く受け入れている点だ。近隣には急性期患者を受け入れる医療機関や慢性期患者を受け入れる医療機関・介護施設はあるが、高齢化が進むこの地域では、入院や入所を伴う介護を要するには至らないが定期的な診察やリハビリは必要、という方が多くいる。この現状を踏まえ、通いやすさと共に、予防医療や二次救急、往診や訪問リハビリなど、退院後の在宅支援にも力を注ぐようになった。
「患者様の生活環境や経済状態などに応じた対応が求められるため、看護師とソーシャルワーカーが連携したマネジメントにも力を入れています」(平塚氏)
2017年5月には「地域医療連携室」を開設。病棟や訪問看護ステーションなどと密に情報共有することで、スムーズな退院支援につなげるのがその目的だ。

職員の負担軽減に向け管理業務のIT化を検討

神立病院では数年前に電子カルテを導入し、紙カルテによる情報管理からデータによる管理に移行した。医療事務の効率を高めると共に、院内や地域医療連携の実践における情報共有の基盤を整えたかたちだ。
一方、管理部門における業務のIT化は未着手で、500人を超える職員の勤怠管理や給与計算などの業務効率化は以前より課題だった。
「職員の勤怠は紙のタイムカードで管理しており、その集計と給与計算にはずいぶん労力を費やしていました。人手を増やすことも検討しましたが、時代の流れとも照らし合わせ、今回IT化を決断しました」と話すのは、経営管理課 課長の柴原 隆氏。
それまで院内の基幹業務に関するデータは古いPC1台で管理されており、もしも故障してしまうと業務全体がストップするという危機感もあった。また、人事異動時に業務を速やかに引き継げる環境の整備も必要だった。
非効率的なのは、看護師の勤務管理も同様だった。これまでは、一般病棟、回復期リハビリ病棟、療養型病棟ごとにシフト表を記載した一枚の大きな紙を貼り出し、総勢約90名の看護師が各人の希望する勤務日と勤務時間帯(日勤/夜勤等)を記入、これに基づいて管理者はシフトを調整していた。
「希望する休日やシフトの時間帯には偏りが生じがちです。保育園への送迎や学校行事への参加が重なる子育て中の看護師の希望がある一方、ほかの看護師に夜勤や休日出勤を集中させるわけにはいきません。さまざまな配慮をしながらのシフト作成は毎月非常に時間と手間のかかる作業でした」と看護部長の古谷 敏子氏は語る。
これらの課題解決に向け、神立病院は3社のベンダーに相談。その結果、大塚商会による提案が採用された。
「他社が勤怠・シフト・給与のシステムをそれぞれ単体で提案してくる中、大塚商会さんは全体の業務の流れを見ながら段階的に整備していくロードマップを提示してくれました。時代のスタンダードから離れた現システムとの差を埋めて標準化していきたいという我々の希望についても、継続的に必要な提案をしてくれそうだったことも決め手でした」と、平塚氏は振り返る。
今回大塚商会が提案したのは、就業管理システム『勤次郎Enterprise』と、シフト勤務自動スケジューラー『快決!シフト君』を導入し、その勤怠データを基幹業務システム『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』と連携させるプランだ。導入決定後は計画に従い2016年12月に準備開始、2017年6月にまず『勤次郎Enterprise』と『快決!シフト君』が本稼働。続いて同年7月に『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』の「給与」業務機能が稼働した。現在は、「人事」機能の稼働に向けての整備が進められている。
異なるメーカーのシステムを三つ導入するため、大塚商会のSEがプロジェクトマネージャーとなり、窓口を一本化。現場からの質問や相談に応じる体制を取った。これにより、3システムを段階的に導入しながらも、ほぼ同時に運用を開始することができた。

業務効率を高めることで“働きやすい職場づくり”を実現

システム導入に際しては、現行の業務プロセスが変わることに抵抗感を抱く職員がいることも予想された。
「電子カルテを導入したときは、多数の反発する声が上がりました。しかし、導入後しばらくたつと誰もがその利便性を理解し、“もう紙には戻れない”と実感するようになりました。いまやPCやスマートフォンを操作したことのない職員はほぼ皆無ですから、十分な説明と準備期間を経て導入すれば、基幹業務のシステム化も必ずできると思いました」と平塚氏は言う。

勤怠管理システムの導入をはじめ、シフト管理から給与まで一連の管理業務をシステム化することに着手した

システムにより「様式9」を出力できるため、効率化が図れた

電子カルテ導入時の経験から、平塚氏はプロジェクトに対する不安や反発心が高まるときを捉え、理解と協力を仰ぐ内容のメールを管理職に対して送ったという。この対応は功を奏し、メールを機に協力的な流れが高まった。そして院全体のコンセンサスを得ながら、トップダウンでプロジェクトを遂行できたのだ。この職員向けの啓発やフォローアップのタイミングなどについては、豊富な導入経験を持つ大塚商会からのアドバイスも後押しになったようだ。
「システムの操作については、大塚商会の担当者の方が、十分な時間を割いて丁寧なレクチャーをしてくださいました。『快決!シフト君』と『勤次郎Enterprise』間のデータ連携について理解を深めるのに多少時間がかかりましたが、今では多くの看護師が操作に慣れつつあります。まだ本稼働してからの日数が浅く、効果の具体的な検証は少し先になりますが、「様式9」もシステムによって作成されるようになるなど前向きな変化を実感しながら運用に取り組んでいます」と古谷氏。

給与計算などの実務部分を担当する経理課の石田 比呂子氏も、「以前の給与計算は500人分を3人で処理して4人でチェックするという非常にハードな業務を一週間で行っていました。紙の用紙を見ながら手入力が基本で、時間に追われながらの作業でもあったため、計算ミスもなかなかなくならない状況でした。システム導入後は一カ月かけて対応していけますし、計算ミスなどのリスクから解放され、担当者が精神的にも時間的にもゆとりを感じながら業務ができるようになりました」とその変化を話す。
管理業務の効率化を模索していた神立病院では数年前から「職員増員」か「IT化」か、の議論が繰り返されていた。
「初期費用やランニングコストで見合った提案に出会わず、これまでシステム化を見送ってきましたが、近年は深刻な人手不足が進んでいます。また、計算ミスのようなヒューマンエラーを起こさせない環境を整備することは経営側の責務であり、業務効率化による時間短縮も含めて“働きやすい職場づくり”につながると考えました」と、今回の導入の目的と狙いを柴原氏は語る。そして、病院独自の形式で行われてきたさまざまな業務プロセスが時代に見合った形で標準化されることにも大きな期待を寄せている。

ITの効果的な活用で地域医療の課題に立ち向かう

平塚氏はITの積極活用によって、医療サービスそのものの質が高まる可能性についても言及する。
「外来での診療や入院中に得た患者様のデータを詳細に分析すれば、より適切な治療や病気の予防に役立てられますし、AIなどの技術がさらに進展すれば、地域医療のあり方も確実に変化・前進するでしょう。交通事情などから患者様の通院が困難なのは茨城県に限ったことではありません。この先在宅ケアが進んだとしても地方では一軒一軒の家が隔たっており、ただでさえ不足している医師や看護師が在宅の患者様をもケアしていくには、より現実的な策を講じなければなりません。ITに寄せる大きな期待の一つに遠隔診療システムの発達がありますが、法制度の問題が解決されれば、普及に向けて前進できるかもしれません」
情報・通信技術の革新によってもたらされる新しい事業機会や経営改善の手段を具体的な形で提供し、企業活動全般にわたってサポートするというミッションステートメントを持つ大塚商会は、神立病院にとって心強いパートナーでもある。
「単にシステムや機器を販売するだけではなく、今ある資源をより効果的に使いこなすノウハウや、関連する副次的な情報提供にも期待します。未来の社会変化を先取りした提案によって、地域医療に取り組む当院をこれからもサポートしてほしいです」(平塚氏)
神立病院は未来の地域医療においても、「地域貢献」という理念をぶれずに掲げ、前進し続ける。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • 基幹業務システム『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』

    人事管理から定型の給与計算業務までをフルサポート。自由項目を利用した独自の人事情報や、履歴の管理、人事異動の判断材料などを収集することができます。

  • たよれーる『給与業務支援サービス』

    従業員に対する給与明細書の配布業務と給与振込業務を支援するASPサービスです。給与計算処理後に印刷、封かん、仕分けといった面倒な作業は不要となり、業務効率の向上とコスト削減を実現します。

  • 就業管理システム『勤次郎Enterprise』

    多様化する雇用・勤務・賃金形態に、幅広くスピーディーに対応し、複雑で煩雑な勤怠情報を自動計算する就業(勤怠)管理システムです。

  • シフト勤務自動スケジューラー『快決!シフト君』

    勤務計画は経営資源の割り当てという重要な仕事です。各種労働法を遵守しながらサービスを維持するために苦労されているご担当者様のお悩みは多く、特に医療・福祉介護の職場では立ち入り監査で法律違反が77%を超えるなどメディアを騒がせています。そんな昨今だからこそ、経営の観点から勤務表作成業務を見つめ直す企業が増えています。

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  • 印刷して、稟議書に添付して。
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