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設備工事会社が建設業向け支援システムの活用で見積り業務を大幅に効率化。テレワーク可能な環境整備で“働き方改革”も推進

株式会社俊設備設計 導入事例

2018年1月取材

建設業1~100名ERP・基幹業務・業務管理セキュリティ通信・ネットワーク営業・業務プロセス効率化機密漏えい・外部侵入対策ネットワーク環境の構築・改善

給排水・空調換気などの設備工事を請け負う株式会社俊設備設計は、見積書の作成を省力化するべく、建設業向け支援システムを導入。データの入力や管理業務を飛躍的にスムーズにし、見積書をクライアントの指定であるExcelデータとして提出できる体制も整えた。“働き方改革”を推進する同社は、社内PCに社外からリモートアクセスできる『オフィストンネリングキット』も活用。複数のアプライアンスによる万全なセキュリティ体制の下、社員が自宅や出先でテレワークできる環境を構築した。

株式会社俊設備設計

導入先の概要

業種
設備工事業
事業内容
給排水衛生設備工事 設計および施工、空調設備工事 設計および施工、TOTO和洋リモデル工事
従業員数
10名(2018年1月現在)
ホームページ
http://www.shunsetsubi.jp/

お客様の声をご紹介

代表取締役 佐藤 雄一氏

「『POWER見積』の導入で、見積書作成業務が以前とは比較にならないほど効率的になりました。その後、『オフィストンネリングキット』の利用でテレワークが取り入れられるようになるなど、大塚商会さんの提案によって当社の労務環境は大きく改善しました」

大塚商会担当者からのコメント

「引き続き多様な業務のIT化をご支援いたします」

株式会社俊設備設計様の課題だった見積書作成の業務負担が軽減され、リモートアクセスによりテレワークが可能な環境が整備されたことをうれしく思います。今後もさまざまな業務改善を後押しさせていただきます。

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導入事例詳細

高い工事品質で厚い信頼を寄せられる設備工事会社

「配管・水回りのプロ」として、給排水衛生・空調設備を中心に数多くの施工を行っている

東京都江戸川区の株式会社俊設備設計は、ビルやマンション、店舗などの給排水・空調換気などの設備工事を担う会社である。新築物件の施工が多いが、ポンプ交換、従来の水槽方式より安全で良質な水の供給を可能にする直結増圧給水取り替え工事、和式トイレを最新洋式トイレに交換するトイレの和洋リモデルなども手がけている。
「給排水設備工事に関しては東京都の指定工事店に指定されており、東京23区のほか、埼玉県、千葉県、神奈川県の一部もカバーしています。新築物件への給排水工事は、全てゼネコンからの受注です」と話すのは、代表取締役の佐藤 雄一氏。
設立は2011年。以前勤務していた設備工事会社の廃業を機に、佐藤氏が一部の社員やクライアントを引き継いで同社を立ち上げた。前職時代も含めると佐藤氏は30年以上設備工事に携わっており、それだけにクライアントからの信頼も厚い。

そんな佐藤氏が近年直面している経営課題は、人手不足による求人難だ。
「最近の配管はワンタッチで接続できる樹脂製になり、かつてのように熟練した技術を持たなくても加工できるようになっています。この仕事に就くハードルは低くなったといえますが、若い世代の人口そのものが減っていることから、人材採用には常に悩まされています」(佐藤氏)
中規模以下の新築物件は五輪需要とは無縁で、設備工事案件の絶対数は以前から変化していないが、同社へのゼネコンからの発注数は年々増加の一途をたどっている。
「国土交通省による『社会保険の加入に関する下請指導ガイドライン』により、最近は社会保険や労働者災害補償保険に未加入の労働者や小規模事業者が工事を請け負うことが難しくなりました。そうした事情を受けて、当社のような設備工事会社への発注数が増えているのです」(佐藤氏)
同社はこれまでどおりゼネコンから設備工事を受注する一方で、内装工事などの新しい分野にも取り組んでいく意向だという。
「近年は内装リノベーションのニーズが高まっています。社内には内装関連の有資格者もいることから、そうした仕事も開拓して業務の幅を広げたいですね」と佐藤氏は同社の将来像を語る。

煩雑な見積書の作成。その業務負担を軽減したい

設備工事の受注増加に伴い、同社にとって大きな負担となっていたのが、案件ごとの見積書作成の手間である。
「クライアントから発注を打診されると、提示された工事現場の図面を基に、見積書を作成して提出します。以前はその見積書をExcelで作成していましたが、1案件当たり30~40枚もの見積内訳が必要なので、データを打ち込むだけでも大変な作業でした」(佐藤氏)
建設業界における見積りの内訳は非常に複雑である。基本的に過去に作成した見積書をテンプレートとして用い、単価や数値などを上書きしていたが、入力中に行がずれてしまったり、書式の所定の行数を超えたときにオーバー分の行が次ページに繰り越されたりするため、作成後の修正作業にもかなりの時間を費やしていたという。
そうして完成した見積書は、PDF形式の鑑(かがみ)を添え、Excelデータとしてゼネコンに送付するのが慣習となっている。ゼネコンは個別の工事業者からの見積書をそろえ、案件全体の見積書として取りまとめて施主に提出することから、扱いやすいExcelデータとして受け取ることを望むのである。
「データの入力作業を軽減し、見積業務を効率化したい」という同社の要望を受け、大塚商会の営業担当者は建設業向け支援システムとして定評のある『POWER見積』の利用を提案した。佐藤氏は過去にMS-DOSバージョンの『POWER見積』を利用した経験があったことから導入を前向きに検討したが、『POWER見積』には入力されたデータをExcelのシートに書き出す機能が備わっておらず、「それではゼネコンにデータを提出できない」として断念した。
「ところが驚いたことに、見積書のデータをExcelに出力するニーズが広くあると判断した大塚商会さんは、その後『POWER見積』に『Excel連携機能』を付与してくれました」と佐藤氏。
現在の『POWER見積』に備わっている『Excel連携機能』は、同社の抱える課題を解決することを発端として、パッケージに標準搭載されるようになったものである。
ある会社では「数量 × 単価」、別の会社では「単価 × 数量」というように内訳書の書式はゼネコンごとに異なり、鑑の体裁も各社から指定される。そこで同社は、そうした書式を複数の選択肢から選べるオプションをつけるカスタマイズを要望し、大塚商会はそのリクエストにも対応した。

テレワークできる環境を整え働きやすい職場づくりを推進

複雑な見積書のスピーディーな作成を支援し、案件管理や粗利予測などもサポートする『POWER見積』

こうして導入された『POWER見積』を使い始めてすぐ、佐藤氏は見積書の作成や管理が以前とは比較にならないほどスムーズになっていることを実感したという。
「見積内訳を階層構成のスプレッドシートに記載できるため、入力したデータが見やすくなりました。また、以前のようにセルが崩れる心配がないため、過去に作成した見積データを再利用しながらの作成にもストレスを感じることがなくなりました」(佐藤氏)
データに含まれる文字列によるファイル検索も行えるため、類似した見積案件を探し出すのに要する時間も短縮。色分けによる案件ごとの状況区分もできるようになり、導入前と比べて飛躍的に見積データの管理がしやすくなったという。
『POWER見積』に絶大な信頼感を寄せた同社は、2014年3月に『SMILE BS 2nd Edition POWER見積』に更新。スタンドアロン版を2台のPCで利用するようになった。

IT化によるさらなる業務効率のアップを目指す同社は、2015年11月に大塚商会を通じ、USB認証キーを差し込むだけで、社員のPCやタブレット端末から社内のPCにアクセスできるようにする『オフィストンネリングキット』の導入に踏み切った。
同社には、図面や見積りの一部を至急修正して送信してほしいといったクライアントからの突発的な要望がしばしば寄せられる。工期の都合で現場にいる社員がわざわざ帰社して作業をしなければならないこともあったが、佐藤氏は以前からそのような業務環境を改善する必要性を感じていた。
「そのためには、PCやタブレット端末さえあれば、どこにいても仕事ができるという環境を整備しなければなりません。しかし重要な業務データを会社の外に持ち出すことは、セキュリティ上の問題を伴います。折しもマイナンバー制度がスタートしようとしていた時期にあたり、安全性を確保しながらテレワークできる環境整備を模索していたときに大塚商会さんから『オフィストンネリングキット』を薦められました。画面転送型のリモート操作で、アクセスしたデータは社外のPCに保存できないと知り、『当社が求めていたのはまさにこれだ』と思いました」
そう話す佐藤氏は、建設関連業界が深刻な人手不足を解消するには、“働き方改革”に意欲的に取り組むことで若い人材に目を向けてもらうことが必要だと考えている。

外部からの脅威も内部の情報漏えいも効果的に防ぐ『FortiGate』。多様なセキュリティ機能が集約され、コストパフォーマンスにも優れている

同社はセキュリティにより万全を期すため、『オフィストンネリングキット』と同時に、統合脅威管理アプライアンスの『FortiGate』と、L2(レイヤー2)スイッチ機能が搭載されたセキュリティアプライアンスの『SubGate』も導入。『FortiGate』はファイアウォール、VPN、アンチウイルス、侵入防止システム、コンテンツフィルタリング、電子メールフィルタリング(アンチスパム)など多様な機能を1台で担い、『SubGate』は標的型攻撃などの脅威を検知して遮断することで、ウイルスの拡散を防止する。「リモートアクセスによるテレワーク環境の整備により、社員は自宅や現場にいながらメールの送受信や図面の修正などができるようになりました。セキュリティ面の整備も含めて、当社の業務内容や環境にマッチする適切なソリューションを提案してくれた大塚商会さんには本当に感謝しています」(佐藤氏)

ITを積極利用してさらなる業務の効率化を図る

佐藤氏はこれまで見積書の作成を一人で担ってきたが、これからは経営管理業務に注力するため、ほかの社員が見積業務を担当できるようになることを望んでいる。
『SMILE BS 2nd Edition POWER見積』を2ライセンス導入したのはそのためで、若手社員を中心に少しずつスキルを習得させているという。現状では2台を連携させていないが、サーバーを置かずにデータ共有させることができるので、今後複数の社員が見積作成を行うようになった際、的確な見積がなされているかどうかを佐藤氏がしっかり管理することも可能だ。
『POWER見積』では、見積段階での事前原価が把握できるため、粗利予測を立てることも容易である。
「今後の目標は、全社員が見積業務をできるようにすることです。現状では私も含め、そのつど販売店のWebサイトなどで確認していますが、各人が個々の資材原価を覚えてしまえば、見積作成は大幅に効率が上がると思います」(佐藤氏)
また、見積書作成のために配管の長さを割り出す際、現状では図面にスケールを当てて手作業で計算しているが、図面をスキャンするだけで自動的に総延長や必要な資材の数量などが計算できるシステムもあり、そうしたツールの導入も含め、ITの積極利用によって業務全体の負担軽減に努めたいと佐藤氏は言う。
「『POWER見積』や『オフィストンネリングキット』などの活用で、既存の業務が大幅に効率化することが証明されました。作業のさらなる効率化や、より働きやすい業務環境の構築に向け、これからもさまざまなIT化のヒントをいただきたいと思います」
佐藤氏は大塚商会に対する期待をそのように語った。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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