運送業の実態に対応した勤怠管理の仕組みで、ドライバーの勤務状況を可視化。小回りが利く運送業システムで売り上げの一元管理を実現

「昔ながらのやり方が通用しなくなった今、勤怠管理の全面的な見直しが必要でした。その要求に見事に応えてくれました」

有限会社伸幸運輸梱包 導入事例

運輸・通信業1~100名ERP・基幹業務・業務管理営業・業務プロセス効率化経営基盤強化・リスク対策

有限会社伸幸運輸梱包は埼玉県戸田に本社を構え、出版配送を中核として一都三県で事業を展開する運送会社だ。同社が直面していたのは、旧態依然とした運送業界の勤怠管理の改善という大きな課題だった。その実現に向けて、社労士事務所と共に就業規則や給与体系を全面的に見直したうえで取り組んだのが、管理のための仕組みの構築だった。大塚商会をパートナーにしたその取り組みは、複雑なドライバーの勤務実態の可視化という成果につながっている。

2018年6月取材

有限会社伸幸運輸梱包

導入先の概要

業種
運送業
事業内容
一般貨物自動車運送事業
従業員数
50名(2018年6月現在)

導入の狙い

  • ドライバーの勤務実態を可視化したい
  • 複雑な運賃計算にシステムで対応し、経営状況を可視化したい

解決策

勤怠管理システムとカスタマイズした人事給与システムの連携。運輸業に特化した販売管理システムの導入

導入したメリット

  • 休憩や待機も含め、ドライバーの勤務実態が完全に把握できた
  • 取引に関する情報が可視化できるようになった
  • 代表取締役社長 田島 秀克氏

    「当社のような規模の企業にとり、支払いが一元化できることのメリットは大きなものがあります。それだけにITに関する多様な課題に一元的かつきめ細かく対応してくれる大塚商会さんの存在はとても大きなものがあります。」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番詳細お問い合わせ
運輸業システムSMILE BS 2nd Edition
トラックスター
詳しく見るお問い合わせ
自由帳票オプション
給与連携オプション
基幹業務システムSMILE BS 2nd Edition
人事給与
詳しく見るお問い合わせ
勤怠管理システムTimePro-XG就業詳しく見るお問い合わせ

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導入事例詳細

“会社の顔”になるドライバー育成で業容を拡大

書店やコンビニエンスストアへの新刊配達と返本回収という出版配送に軸足を置いて事業を展開している

有限会社伸幸運輸梱包(以下、伸幸運輸梱包)は、埼玉県戸田に本社を構え、一都三県でサービスを展開する運送会社だ。1984年の創業以来、書店やコンビニエンスストアへの新刊配達と返本回収という出版配送に軸足を置いて事業を展開してきた。その後の出版市場の縮小を受け、同社は一般貨物輸送や大手物流会社のセンター間輸送など、顧客や積み荷の分散化を積極的に推進。現在の売り上げに占める出版配送の割合は60%ほどまで減少している。また出版配送の内訳を見ても、納品先が大手通販会社の配送センターという例が増えているという。保有するトラック台数は約50台。事業の転換が進んだことで、大型車が大部分を占めている。同社の一番の強みは、ドライバーが“会社の顔”として顧客との営業折衝まで行う点にある。代表取締役社長の田島 秀克氏はその狙いをこう説明する。

「運送業界では近年、ドライバーの労働時間削減が大きな課題になっていますが、限られた時間内で業務を終えるには、一人ひとりが責任を持ち、効率よく仕事を進めることが大切です。その実現のため当社では、実務だけにとどまらない人材教育を行っています」
専門職としてのドライバーではなく管理能力を備えるドライバー育成のため、新卒者や未経験者を中心に採用することも同社の特色の一つだ。採用後に大型免許を取得するケースも多く、その費用は会社側で負担しているという。

時代の変化に応じ、雇用環境を全面的に見直す

かつての運送業界は、給与も請求もどんぶり勘定ということが珍しくなく、同社も例外ではなかった。先代社長から事業を承継して以来、田島氏はこうした現状に危機感を持っていたが、改革にはなかなか踏み切れなかったという。その状況を大きく変えたのが、2013年に行われた陸運局と労働基準監督署による行政指導だった。
「行政による指導は、それまで自分の頭の中にぼんやりと存在していた考えを実践する大きなきっかけになりました。昔のやり方が通用しないことが明らかになる中、まず実現する必要があると判断したのが勤務実態と経営状況の可視化という課題でした」

ドライバーの勤務実態の把握が大きな課題に

コンプライアンス上の課題と業務の実態に対応した雇用に関するルールを整備したうえで、このルールに基づく勤怠管理のシステム化を行った

特に大きな問題になったのが、ドライバーの勤務実態の可視化だった。その第一歩として田島氏は、社労士事務所に協力を仰ぎ、就業規則や給与体系の全面的な見直しを図ることにした。コンプライアンス上の課題と業務の実態に対応した雇用に関するルールを整備したうえで、次に取り組んだのがこのルールに基づく勤怠管理のシステム化という課題だった。
「真っ先に相談したのは、当社のITパートナーとしてこれまでもいろいろと相談してきた大塚商会さんでした。ITに関するあらゆる相談に乗ってくれるうえ、何かあればすぐに駆け付けてくれる大塚商会さんは、我々のような規模の企業にとって何かと頼りになる存在です。新たな勤怠管理の仕組みの構築という今回の課題についても、必ず最適な答えを提示してくれると判断したことがその一番の理由でした」

その後、就業規則や賃金体系の再構築に携わった社労士と大塚商会の担当者、勤怠管理システムのメーカーによる打ち合わせを繰り返す中で、田島氏が目指す、新たな勤怠管理の仕組みの構築が図られることになった。

ドライバーの勤務状況の可視化を実現

『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』と勤怠管理システム『TimePro-XG就業』をベースに、細かな作り込みを行うことで同社の勤怠管理、人事給与システムは構築された。その第一のポイントは、ドライバーの勤務実態の可視化を実現した点にある。ドライバーの勤怠管理には、他業種にはない管理項目が必要になる。その一例が、拘束時間内の休憩時間の存在である。ドライバーは、休憩や仮眠も車内で行うことが一般的だ。こうした休憩時間は、出退勤をベースにした勤怠管理では管理できないのが実情だ。

新システムは、既存の車載デジタルタコグラフの記録機能を利用することで、拘束時間内の休憩や荷下ろしや積み込みの待機時間を正確に把握することを可能にした。休憩や待機の都度、装置のボタンを押すだけで記録が残されるため、ドライバーの負担が最小限にとどまることも注目したいポイントだ。

複雑な手当計算へのシステムによる対応を実現

カスタマイズにより、運送業に特有の手当の計算なども全てシステムで対応できるようになったことも効果の一つだ。それは毎月の給与計算の大幅な省力化と正確化につながっている。
「これまで当社では市販の給与ソフトを使って給与計算を行っていたのですが、搭載機能では対応し切れない手当などの項目も多く、そうした部分は手作業で対応するほかないのが実情でした。そのため、以前は『ここ間違っているんじゃない?』というドライバーからの給与に関する問い合わせも少なからず生じていました。しかし昨年5月のシステムの稼働以来、こうした問い合わせは一切ありません。また、毎月の給与計算の作業が5分程度で済むようになりました。実際に仕事をしたSEの方は苦労したと思いますが、完璧なシステムが構築できたと自負しています」

現時点では、休憩や待機時間に関する記録は手入力で人事給与システムに入力しているが、デジタルタコグラフを対応機種に入れ替えることでその自動化も可能になる。一層の省力化に向け、同社は機種の入れ替えも含め検討を進めている。

使い勝手の良いシステムで売り上げの一元管理を実現

一方で、経営状況の可視化も伸幸運輸梱包にとって大きな課題になっていた。10年近く前に導入した販売管理システムが新たな運賃計算に対応できないため、システムによる売り上げの一元管理が難しくなっていたことがその理由だ。こうした状況を受け、同社が移行先として選定したのは大塚商会が提供する運輸業システム『SMILE BS 2nd Edition トラックスター』だった。

実装機能で多様な運賃計算方法に対応

運送業界特有の多様な計算方法への対応で、売り上げの一元管理を実現した

『トラックスター』の場合、カスタマイズに頼らず実装する機能の運用を工夫することで多様な業務への対応が図られている。運送業界の場合、運行内容に応じて、所要時間や運送距離、積載重量に応じた多様な運賃計算が行われている。同一顧客でも複数の計算方法を使い分けることが一般的であるため、こうした多様な計算方法への対応はシステムによる一元管理を実現するうえで大きな意味を持つ。
「多様な運賃計算方法への対応を具体的に示してもらえたことは本当に助かりました。こちらが求めるものを正しく理解したうえで、対応方法を分かりやすく説明してくれる点はさすがだと思いましたね。また運送業界の場合、消費税の計算方法には1カ月の売上額に基づく方法以外に、トラック単位、日付単位などさまざまな方法があり、計算方法次第で数円単位の誤差が出てしまいます。そのため『トラックスター』が項目ごとに細かな設定が行える点にも助けられました」

今後同社は、デジタルタコメーターと勤怠管理システムの連携を含め、さらなる業務の効率化を図るうえで大塚商会の新たな提案に大きな期待を寄せている。

大塚商会担当者からのコメント

「これからもご期待に沿えるよう、努力を続けます」

伸幸運輸梱包様に高くご評価いただいたのは、何かあればすぐに駆け付ける当社のサポート力でした。今後も新たな提案も含め、よりきめ細かなサポートを実現することで、ご期待に応えていきたいと考えています。

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