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高級不動産に特化した不動産仲介会社が、複合機による電子化ソリューションを導入。ペーパーレス化へのスムーズな移行を実現

「手軽なペーパーレスソリューションで書類の検索性も向上。必要な書類をすぐにお客様に提供できるようになりました」

信義房屋不動産株式会社 導入事例

2018年11月取材

不動産業1~100名文書管理・スキャニング複合機・コピー機活用紙文書の管理・活用営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上

信義房屋不動産株式会社は、台湾最大の不動産仲介会社の日本法人だ。2009年の設立以来、投資対象として魅力がある都心部の物件と台湾富裕層を橋渡しする役割を果たしてきた。不動産取引において保存が必要な書類は多岐にわたる。保管スペースの問題もあり、早くから紙書類の電子化に取り組んできた同社にとって、作業の簡略化と検索性向上は重要課題になっていた。複合機を入り口にした手軽な電子化ソリューションは、この問題の解決に大きく貢献している。

信義房屋不動産株式会社

導入先の概要

業種
不動産仲介
事業内容
不動産の売買、仲介、賃貸借、管理および鑑定
従業員数
100名(2018年11月現在)
ホームページ
https://www.sinyi.co.jp/

導入の狙い

  • 不動産取引に伴う書類の電子化をよりスムーズに進めたい
  • 印刷ミスを減らしたい

解決策

複合機のスキャナーを利用した電子化ソリューションと出力データを複合機に蓄積する私書箱の仕組みの活用

導入したメリット

  • 書類の電子化作業の効率化と検索性の向上
  • 出力データの事前確認による印刷ミスの削減
  • 管理部 部長 樋口 和人氏

    「宛名ラベルなどの手差し用紙への印刷でも『カンタン私書箱プリント AE2』は便利ですね。以前のように、高価な専用用紙に無関係な文書を印刷するようなことがなくなり、とても助かっています」

  • 六本木店 大道 孝光氏

    「『Quickスキャン V4』は、複合機の操作パネルで保存フォルダーが指定できます。それに伴う検索性向上は、お客様が必要としている不動産に関する書類を即座に提供する環境の実現につながっています」

  • 六本木店 笹川 明紗氏

    「環境問題という観点から、ペーパーレス化は見落とせない課題と感じています。そうした点でも、ミスプリントが確実に減る『カンタン私書箱プリント AE2』は導入した意義がありますね」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番
リコー製複合機RICOH MP Cシリーズ
複合機アプリケーションQuickスキャン V4
複合機の活用ソリューションカンタン私書箱プリント AE2

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導入事例詳細

日台の架け橋として、国内の高級不動産を台湾の富裕層向けに販売

富裕層向けに人気の高い港区の高級物件を多く取り扱う

信義房屋不動産株式会社(以下、信義房屋不動産)は、台湾最大の不動産仲介会社である信義房屋の日本法人だ。約束を忠実に守ることを意味する「信」、人間として正しい行いを意味する「義」の二文字を社名に、取引の安心・信頼を追求してきた信義房屋は、不動産仲介業では台湾唯一の上場企業として、絶大な信頼を得ている。そのブランド力を背景に、台湾から日本への不動産投資の架け橋として2009年に設立されたのが同社だ。2012年末以来の円安に伴い、台湾富裕層による日本国内の不動産への投資熱が高まったことが同社のビジネスの追い風となった。

台湾からの不動産投資は東京向けの場合、都心六区と呼ばれる港区、中央区、新宿区、千代田区、渋谷区、文京区に集中し、中でも港区の人気が突出して高い。その背景にあるのが、台湾の投資家たちの不動産投資へのシビアな視点だ。管理部 部長の樋口 和人氏はこう語る。
「不動産投資の知見を持った方たちが、安定的な運用ができる投資先という視点で東京の不動産物件を見比べると、おのずと都心部の物件が浮かび上がるということなのだと思います。一般の日本人にとっては手が届かないような高額物件であっても、台湾の投資家たちは、値段に見合う価値を認めればためらうことなく購入する傾向がありますね」

台湾からの距離が近い関西圏の人気も高く、こちらはセカンドハウスとしてのニーズも多いという。これまで東京本社と大阪支店の二拠点で事業を展開してきた同社は、2018年に東京・六本木に新支店を開設。都心部の不動産物件への人気集中と、そのニーズに対応する中で培われた人気エリアに関する土地勘を生かして、国内の日本人顧客も対象にした営業展開をスタートしている。

複合機を基盤にしたペーパーレス化を積極的に促進

不動産取引では、売買契約書や権利書、登記簿謄本、重要事項説明書などさまざまな書類のやりとりが行われる。それに伴い、仲介業者もその写しの保管が求められる。
「不動産仲介において記録が必要になる書類は、売買契約書のような取引に直接関係する書類だけでなく、マネーロンダリング目的の取引を阻止するための身分証明書や管理組合の規約など多岐にわたります。そのため不動産業界では以前から取引の都度、大量の書類をコピーしてきました」(樋口氏)

しかし売買契約書は10ページ以上となることが一般的で、重要事項説明書に至っては50ページに及ぶものも珍しくない。こうした書類を紙文書として管理するには、かなりのスペースが必要になる。その問題もあり同社は設立当初から書類の電子化に積極的に取り組んできたが、効率的な運用にまでは至っていないのが実情だった。こうした中、以前から取引がある大塚商会が窓口となり、リコー製複合機リプレースを行った。そのときに新しく提案されたのが、複合機のスキャナー機能を利用し、コピー感覚で紙書類の電子化が行えるアプリケーション『Quickスキャン V4』だった。

「リプレースに際し、各ベンダーに提案を依頼したのですが、その中で最もコスト的に魅力ある提案をしていただけたのが大塚商会さんでした。『Quickスキャン V4』はその際に薦められたのですが、実際に使ってみるとこれはとても便利ですね。当社のペーパーレス化へのスムーズな移行において大きな役割を果たしています」と樋口氏は語る。

電子化文書の検索性向上が顧客サービスに貢献

『Quickスキャン V4』によって階層化されたフォルダーへ紙書類を簡単に電子保存でき、スムーズな検索が可能

『Quickスキャン V4』のポイントとしてまず挙げられるのは、複合機の操作パネル上で保管するフォルダーの選択やファイル名の設定が行える点だ。それは電子化に関する作業の省力化だけでなく、保存ルールに基づいた処理が確実に行えることで、蓄積されたデジタル文書の検索性向上にも大きく寄与する。

電子化した文書を東京本社と大阪支店、六本木支店が共有するファイルサーバーに保存し、全社で共有する信義房屋不動産が特に高く評価するのが、後者の検索性向上だ。六本木店 大道 孝光氏はそのメリットをこう説明する。
「台湾に在住のお客様に書類を郵送しようとすると、到着まで1週間以上かかります。そのため以前から電子メールの添付ファイルを利用してきましたが、これまでは、電子化に手間取り、必要な書類の検索にも時間がかかることが少なくありませんでした。『Quickスキャン V4』によって階層化されたフォルダーに書類が簡単に保存でき、スムーズな検索が可能になったことは、お客様の満足度向上にも貢献しています」

確定申告用の書類の迅速な提供にも貢献

信義房屋不動産は関連会社による賃貸物件管理サービスの提供などを通し、台湾に在住する不動産オーナーの資産管理を全面的にサポートしている。日本の税制に基づいた確定申告のサポートもその一つだ。不動産収入の申告に関する手続きでも『Quickスキャン V4』は大きな役割を果たしている。
「不動産収入の申告では、家賃や管理費収入の裏付けになる賃貸契約に関する書類が必要になります。実際にその作業を行うのは当社が契約する税理士事務所ですが、『Quickスキャン V4』導入後は、税理士の要望に応じ、必要な資料が迅速かつ確実に提供できるようになったこともメリットの一つと考えています」(樋口氏)

『カンタン私書箱プリント』で印刷のムダを削減

同社はこのリプレースのタイミングで、オンデマンド印刷アプリケーション『カンタン私書箱プリント AE2』もあわせて導入している。出力データをいったん複合機・プリンターの「私書箱」に蓄積し、利用者が操作パネルで自分の出力文書を確認してから出力を行うようになったことは、プリント時のうっかりミスの削減や印刷物の取り違えの回避につながった。六本木店の笹川 明紗氏はこう説明する。
「私はこの会社に入社してまだ間もないのですが、以前の職場ではPCで指示した印刷データが即座に出力されてしまうため、印刷ボタンをクリックした後で間違いに気づいたときは、間違った文書も一緒に印刷するほかありませんでした。しかし操作パネルで出力文書を確認したうえで印刷する『カンタン私書箱プリント AE2』であれば、こうしたミスを回避することが可能です。初めてこの仕組みを知ったときは、ちょっと感動しましたね。紙出力の削減は、環境問題の観点からも見落とせない課題なので、導入したメリットを感じています」

スムーズな手差し印刷にも貢献

手差し印刷がミスなくスムーズに行えるようになった点も『カンタン私書箱プリント AE2』導入効果の一つ

信義房屋不動産では、中古物件の購入を検討する顧客に対するサービスの一環として、写真用紙を使った物件案内資料を内製している。その際に利用する手差し印刷がミスなくスムーズに行えるようになった点も『カンタン私書箱プリント AE2』導入効果の一つだ。
「不動産仲介業界では、中古物件を実見したお客様に物件や周辺環境を紹介する資料を用意することが珍しくありません。当社でも写真の表現性が高い特別な用紙を使った資料を用意しているのですが、以前は手差し印刷の用紙に無関係な文書が印刷されてしまうというミスもたびたび発生していました。そのため、手差しコピーを行う際は、オフィス内に『今から手差し印刷をします』と声を掛ける必要がありました。こうした手間が不要になり、落ち着いて手差し印刷が行えるようになったことで、業務の効率化に一役買ってくれました」(樋口氏)

同社は、業務効率化や顧客満足度の向上に貢献する大塚商会のこれからの提案にも、大きな期待を寄せている。

大塚商会担当者からのコメント

「複合機を活用した業務改善をサポートします」

紙書類の電子化はペーパーレスによるコスト削減だけではなく、情報活用の促進にもつながります。これからも複合機を活用したさらなる業務改善をサポートします。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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