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統合的なグループウェアで、職員間の情報共有を効率化。限られた人的資源を福祉サービスに注ぐ

社会福祉法人 枚方市社会福祉協議会 導入事例

2012年1月取材

社会福祉法人 枚方市社会福祉協議会は、個人情報保護の厳守を大前提としながら、複数の拠点間でデータを共有し、職員同士のコミュニケーションを深めるためのシステムとネットワークを導入。業務効率の改善が市民サービスの向上に結び付いている。

業種 サービス業 従業員数 101~1,000名
キーワード [情報セキュリティ] [ネットワーク構築] [文書管理] [組織内の横連携] [個人情報保護]

導入前の課題

  • ドキュメント活用が煩雑
  • 職員同士の行動の把握が困難
  • 職員への一斉伝達や個別連絡にかかる労力

解決策

○ ドキュメントの電子化と共有、職員間のスケジュール共有、社内メッセージが利用可能に

システム導入:

導入による効果

  • ドキュメントの検索性と保全性が向上
  • 情報漏えいのリスクを軽減
  • 会議招集や施設予約などにかかる手間が削減
  • 職員同士の円滑なコミュニケーションによる、業務効率化

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社会福祉法人 枚方市社会福祉協議会 導入事例(PDF) [2,262KB]

社会福祉法人 枚方市社会福祉協議会
社会福祉法人 枚方市社会福祉協議会 概要
業種
社会福祉協議会
事業内容
社会福祉を目的とする事業の企画・実施、社会福祉活動への住民参加のための援助、社会福祉を目的とする事業に関する調査・普及・助成・その他
従業員数
約190名(アルバイトを含む、2012年1月現在)
ホームページ
http://www.hirakata-shakyo.net/

限られたマンパワーで、33もの事業に取り組み、地域福祉の向上につなげている

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背景
多種多様な福祉サービス提供のため、個人情報保護を徹底し情報を共有。業務効率化を図る

社会福祉法人 枚方市社会福祉協議会は、枚方市民のための各種福祉関連サービスや、ボランティア活動支援、福祉や悩み事に関する各種相談など、さまざまな事業を行っている。事業数が33と幅広いことと、地域包括支援センターなど五つの事業所を運営している点が同協議会の特徴だ。事業規模に比べて職員数が少なく、拠点ごとに分散しているため、職員間のコミュニケーションと情報共有に多くの不便を感じていた。特に、共有資料や各種様式などの重要なデータは、事務局で保管されており、各事業所の職員は事務局に出向き、紙書類として持ち出したり、USBメモリで持ち運んだりするため、時間的なロスはもちろん、情報流出などのリスクと隣り合わせであった。

経緯
システムからネットワークまで、あらゆる要望にワンストップで対応

同協議会は、協議会内で一元的にデータを活用し、職員同士のコミュニケーションを活性化できる仕組みを検討した。複数ベンダーによる提案の中から、『eValue NS』を中心とした大塚商会のソリューションを選んだ。選定の決め手となったのは、システムからネットワーク、サポートまで、いかなる要望にもワンストップで対応できる総合力にあった。

ポイント
セキュアな環境でのドキュメントの活用と、情報の共有が進む

同協議会の事務局では、社会福祉法に基づいて永年保存が義務づけられた書類や研究成果・計画書・議事録など、膨大なドキュメントを紙で保管していた。これらの文書を電子化してアーカイブすれば、『eValue NS』を使って必要な文書が簡単に検索できる。また各事業所からVPNを経由して文書を自由に取り出すことも可能で、情報漏えいリスクは格段に低減した。さらに『eValue NS』のスケジューラによって、個々の職員の行動予定を共有できることも大きな成果だ。閉じられたネットワーク内で情報のやり取りができる社内メッセージや掲示板の機能は、職員同士のコミュニケーションの活性化を促した。

導入効果と今後の展開
業務の無駄が減り、市民へのサービス提供に余裕が

重要なファイルサーバ内のデータは、テープによるフルバックアップとNASによる5日間差分バックアップの二重体制を敷いている。日常的な操作ミスによるファイル消失にも迅速に対応でき、万一のシステム停止にも万全に備えている。今回の同協議会における情報系システム構築の最大の効果は、職員が無駄な業務に費やす時間とストレスが減り、市民サービスの質が向上したことだ。現在は、災害時にも業務が停止しないシステムと体制づくりを検討中。この部分でも大塚商会に対する期待は大きいようだ。

社内メッセージによって個人のアドレスを持つことができたので、データの受け渡しや連絡業務がスピードアップしたと職員にも好評だ

お客様の声をご紹介

総務課 係長 富樫 功夫氏

「大塚商会さんとは、PCなどの物品購入や『ほのぼの給与シリーズ』の導入からの付き合いです。トラブルや、相談への対応が早く助かっています。たよれーるコールセンターと現場の営業さんとで情報共有されているので頼りにしています」

大塚商会担当者からのコメント

「これからは災害に強いシステム運用体制を提案します」

万一の際には、災害ボランティアセンターとしての役割を果たす社会福祉法人 枚方市社会福祉協議会様。災害によるシステム障害で、業務が停止してしまうような事態は絶対に避けたいとお考えです。当社としましては、コスト面や運用面など実態に合うさまざまな策を提案させていただきたいと思っています。

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