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電話応対システムと営業支援システムを導入。税理士事務所内の情報共有化が進み、顧問先へのサービス向上に大きな効果を発揮

須田邦裕税理士事務所 導入事例

2013年9月取材

地元企業を20数年にわたって支えている須田邦裕税理士事務所は、従業員全員による進捗管理体制づくりと顧問先情報のデータベース化をめざしてSFA(営業支援システム)の『顧客創造日報』を採用した。パソコンと連動する電話応対システム『SMILE BS CTI』とともに、業務効率化と顧問先へのサービス向上になくてはならない存在となっている。

業種 サービス業 従業員数 1~100名
キーワード [税理士事務所][CS向上][営業支援システム][ターゲットリスト][電話応対システム]

導入前の課題

  • 案件進捗状況の全従業員による共有化
  • 顧問先への対応情報の抜け落ちによるリスクを未然に防止

解決策

○ 営業支援システムを導入し、既設の電話応対システムとともにCSの向上を図る

システム導入:

導入による効果

  • 事務所内の情報共有により案件の進捗管理をより確実に実施
  • 顧問先へのレスポンスやサービス品質の向上
  • 従業員の横の関係が強化されてモチベーションも向上

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須田邦裕税理士事務所
須田邦裕税理士事務所 概要
業種
税理士事務所
事業内容
東京都武蔵野市、三鷹市を中心とする都内・近隣各県の企業向けに、財務会計・税務の支援および経営コンサルティング業を展開
従業員数
9名(2013年9月現在)
ホームページ
http://www.suda.gr.jp/

顧問先の企業とはコンサルティングなどを通して深い関係を築き、所長の須田邦裕氏は多くの著作も手がけている

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背景
顧問先だった会社の経営を引き受けるほど密接な関係を構築

須田邦裕税理士事務所は、膝を交えた付き合いを大切にする相談相手として20数年にわたり顧問先をサポートし続けている。約100件の法人の顧問先のほか、確定申告や相続税など個人の税務相談にも幅広く応じている。税務申告や試算表作成などの定型業務だけでなく、経理部門の業務のアウトソーシング先となることも珍しくない。経営コンサルタントとして深く関わる中で顧問先の社長にも就任するなど、密接な関係の構築が大きな特徴となっている。

ITシステムの導入には意欲的だ。デスクの上にはさまざまなビジネスツールの画面が並ぶ

経緯
管理体制の改善と顧問先からの相談内容記録のために、SFAを導入

業務の進捗管理が案件の担当者任せになっていたことから、管理体制を改善するためにITの活用を検討していた。また顧問先からの相談内容を確実に記録し、CSを向上させる必要を感じていた。長年の付き合いがある大塚商会と打ち合わせをする中で、SFA(営業支援システム)の導入を決意。一般企業の営業部門にも使われる可視化経営支援システム『顧客創造日報』を採用することにした。これと合わせて、5年前に採用し、照会の問い合わせにすぐ答えられるなど効果を発揮していた電話応対システムも最新版の『SMILE BS CTI』にバージョンアップした。

ポイント
顧客先からの相談内容が蓄積されたデータベースを従業員全員で共有できる

『顧客創造日報』の案件管理画面「ターゲットリスト」に各案件の担当者が進み具合を入力する。その内容は、パソコンの画面で全員が見ることができるため、従業員は互いが抱える案件の進捗状況を簡単に確認できるようになった。また顧問先からあった相談についてもそのつど記録しており、自動的に蓄積されていくので顧客別データベースが日々構築されている。

「ターゲットリスト」の画面。四角いマス目の色で進捗状況が分かる

導入効果と今後の展開
進捗管理が改善され、顧問先からの信頼感の向上につながった

「ターゲットリスト」の画面は、管理者である所長が見るのはもちろん、従業員同士でも日々確認している。その結果進捗管理が改善されるとともに、案件の垣根を超えて従業員が相談し合うようになり、事務所の雰囲気も明るくなった。顧問先からの相談についても、必要に応じて記録を見直すことで記憶が蘇り、1カ月前に会った相手との対話もスムーズにできるため、信頼感の向上につながっている。今後も就業環境の改善に向けて、ITシステムの導入が必要となる可能性が高いが、バックアップ体制が万全で安心感があるという理由で高く評価する大塚商会に支援を仰ぐことにしている。

「困っている人に知識を提供し、世の中の役に立ちたい」という想いから、所長の須田邦裕氏は数多くの著書を執筆。最新刊は『本当はもっとこわい相続税』(日本実業出版社刊)で、読者がより興味深く読めるような「小説」になっている

お客様の声をご紹介

所長税理士 須田 邦裕氏

「ネットワークの時代に入り、素人では障害が起きても昔のPCスタンドアロンのように自分で復旧することはできません。ビジネスパートナーとして大塚商会には万全の信頼を置いています」

主査 情報システム担当 須田 裕行氏

「将来的には事務所の規模を拡大し、税務や会計だけでなく登記や労務管理などもまとめてお手伝いするワンストップサービス体制を構築していこうと考えています」

大塚商会担当者からのコメント

「今後も、お客様とともにシステム活用の幅を広げていきたいと思います」

須田邦裕税理士事務所様は、企業で営業案件の管理に使われることが多い『顧客創造日報』を導入し、見事に成果を挙げています。私どもにとっても大変参考になる事例で、多くのことを学ばせていただきました。大塚商会の社内でもSFAはなくてはならないシステムとなっています。今後も須田邦裕税理士事務所様とともに、活用の幅を広げていきたいと考えています。

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この導入事例で使われた製品・システム

2013年9月取材

(注)本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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