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ビジネスニーズに対応する、信頼性が高いマイクロソフトクラウドサービスを導入。メールデータ容量の確保と管理工数削減を実現

税理士法人 東京税経総合事務所 導入事例

2012年12月取材

税務と会計の総合コンサルティング業務を行う税理士法人 東京税経総合事務所は、スパムメール対策と管理業務の省力化を図るため、クラウド型メールサービスへと移行。BCP(事業継続計画)の強化という面でも成果を上げた。

業種 サービス業 従業員数 1~100名
キーワード [迷惑メール] [メール履歴管理] [自計化] [電子メール保存容量]

導入前の課題

  • スパムメールの防止
  • 顧客とのやり取りを記したメールの保存

解決策

○ 信頼性の高いクラウド型メールサービスへの移行

システム導入:

導入による効果

  • スパムメールを高精度フィルタリング
  • 大容量メールボックスの確保
  • メールアカウント設定の簡素化

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税理士法人 東京税経総合事務所
税理士法人 東京税経総合事務所 概要
業種
税理士事務所
事業内容
月次監査、決算、資金調達・金融機関交渉、経営課題の行動計画書作成、相続税対策、事業承継対策
従業員数
30名(グループ会社含む、2012年12月現在)
ホームページ
http://www.tokyo-zeikei.jp/tokyozeikei/

全所員がマルチモニタを活用。IT導入による業務効率改善に積極的に取り組む

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背景
経営者が求める情報をいち早く提供。IT導入を積極的に推進

税理士法人 東京税経総合事務所は、グループ会社としてコンサルティング業務を担当する株式会社東京税経総合研究所と、経理専門のアウトソーシング会社である株式会社水上会計を擁する。税務と会計を通じて企業経営を支援するプロフェッショナル集団と言える。30名以上のスタッフが、月次監査や決算資料作成を支援するほか、顧問先法人が安定的かつ強固な経営基盤を整えるためのコンサルティング業務にも取り組んでいる。「より速く、より正確に」の実現で経営者の意思決定を支援することをモットーとし、同税理士法人は早くからIT導入に積極的に取り組んできた。

経緯
スパムメール対策とメール容量拡大のためクラウド型メールサービスを検討

同税理士法人は、大量のスパムメールの処理という課題に直面していた。月曜の朝には100通を超えることもあり、その削除が所員の毎朝の日課となっていた。また、送受信した電子メールの管理も課題の一つだった。コンプライアンスの観点からは、顧問先とのメールのやり取りはすべて保存することが望ましい。だが、各人のPC上で保管するこれまでのやり方は、いずれ行き詰まるのは明らかだった。中には、1万通以上のメールをPCに保存した結果、動作が重くなるケースも発生していた。またPC上のみでの管理は、PCに問題が生じた場合、データそのものが失われる可能性もあった。こうした問題の解決を図るため、クラウド型メールサービスへの移行が検討されることになった。

ポイント
マイクロソフトの信頼感と大塚商会のサポートを決め手に『たよれーる Office 365』を選定

クラウドをビジネスに利用することに大きな不安を感じていた同税理士法人は、コピー機やFAXで取引がある大塚商会に相談。その結果、浮かび上がったのはマイクロソフトが提供するクラウドサービス『たよれーる Office 365 Exchange Online』だった。これまで利用してきたOutlook Expressのデータがスムーズにエクスポートできることもあり、その採用が決定された。『たよれーる Office 365』のサポートセンターを活用することで、初期設定もスムーズに行えた。

導入効果と今後の展開
メールアカウントの一元管理によって工数の大幅削減が実現

『たよれーる Office 365 Exchange Online』への移行により、スパムメールは一切届かなくなった。『Exchange Online』にはウイルスチェック・スパム対策の機能が標準搭載されているためだ。PC上のメール保存が不要になると共に、25GBという大容量の記憶域が確保され履歴の保存も容易になった。さらに所員のメールアカウント設定が自席でできるようになった点も効果の一つ。同税理士法人は今後もITを積極的に業務に活用していく考えだ。

管理者画面で全所員のメールアカウントが管理できるようになったことで、管理工数は大幅に削減された

お客様の声をご紹介

IT事業部 システム企画室 室長 町田 力氏

「会計事務所は本当においしいレストランと一緒で、口コミで広まるもの。よい仕事をしていれば今の顧問先が新しい顧問先を連れてきてくれます。一つ一つの仕事をしっかりとやっていくことが大切と感じています」

大塚商会担当者からのコメント

「先進的な取り組みには、学ぶべき部分が数多くあります」

ITシステムの責任者である町田様はiPhoneやiPad、kindleといったデバイスを、すべていち早く入手してご自分で試されています。セミナーにも参加するなど研究熱心で、教えられることがたくさんあります。

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2012年12月取材

(注)本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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