創業40周年の総合制作会社が、基幹業務システムのリプレースを通し、請求業務の効率化と利益実績による評価を実現

株式会社トライ 導入事例

2018年1月取材

サービス業1~100名ERP・基幹業務・業務管理セキュリティ営業・業務プロセス効率化経営基盤強化・リスク対策

株式会社トライは、印刷事業を中核に、紙媒体やWebコンテンツの制作からイベントプロデュースまで手掛ける総合制作会社だ。多様な広報関連業務のニーズにワンストップで対応する総合力とサービスの品質は、企業をはじめ官公庁、自治体などからも高く評価されている。以前から『SMILE BS 2nd 販売』によって300社を超える顧客を管理してきた同社は、2017年秋にリリースされた『SMILE V 販売』へいち早く移行を決定。業務効率の向上とセキュリティを一層強化し、さらなる顧客層拡大への取り組みを推し進めている。

株式会社トライ

導入先の概要

業種
サービス業
事業内容
各種印刷物の企画・編集・デザイン・印刷、ホームページの企画・制作・運用、システム・アプリの開発、イベント・展示会の企画・運営、映像メディアの企画・制作、編集・出版
従業員数
48名(2018年1月現在)
ホームページ
https://www.try-sky.com/

お客様の声をご紹介

代表取締役 立川 勝得氏

「勉強会などで若い経営者の方とお話しすると、社内の情報共有のあり方が大きく変わりつつあることに気づかされます。新たなコミュニケーションに対応した、我々ならではの新たなサービスにも積極的に挑戦していきたいですね」

社長室 経理課 課長 佐藤 直子氏

「イベントプロデュースでは資料をとじ込むファイルが急に必要になることも多いのですが、そうしたとき心強いのが大塚商会の『たのめーる』です。品質に不安のない商品が即座に届くのでとても助かっています」

大塚商会担当者からのコメント

「IT活用による効率化をご支援します」

株式会社トライ様は、最新の販売管理システム『SMILE V 販売』に刷新したことで、さまざまな業務効率に結び付けられました。これからも業務効率化につながる最新のIT活用を、しっかりとご提案いたします。

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導入事例詳細

社内の専門チームが広報の多様なニーズに対応

印刷事業を中核として、Webコンテンツの制作、イベントプロデュース・ノベルティグッズ制作などにワンストップで対応している

株式会社トライは、東京・文京区にある総合制作会社だ。社内にコピーライターやデザイナーを擁し、紙媒体やWebコンテンツの制作、イベントプロデュースまでワンストップで対応する総合力がその強みだ。広報・PR部門の多様なニーズに対応する高品質なサービスは、上場企業や官公庁、自治体など幅広い顧客層から高く評価されている。

創業は1978年で、今年40周年を迎える。その歴史は、出版社に勤務していた代表取締役の立川 勝得氏が独立し、東京大学農学部キャンパス近くに大学紀要(紀要:大学や研究所などが定期発行する学術誌)や論文集の印刷を手掛ける小さな印刷会社を立ち上げたことに始まる。タイプ・オフセット印刷からスタートした同社は印刷業界の変化に対応しながら、電算写植やDTPへと移行。その後のWebメディアの進化やオンデマンド印刷の普及にもいち早く対応し、現在に至っている。

「SF小説が好きな科学少年だったこともあり、コンピューターには早くから注目していました。印刷のデジタル化は、電算写植機という専用機からPCとデザインソフトの組み合わせへと進化してきましたが、PCがベースになるとメディアが紙でもWebでも、できることに大きな違いはないと感じました。デジタルに明るい若いデザイナーたちとの出会いもあり、おのずとWebの対応も推進することになったのです」と立川氏は振り返る。

立川氏はアイデアマンとしての一面も備えている。自ら考案した、似顔絵イラストが立ち上がる「起き上がり名刺」は実用新案登録され、同社の知る人ぞ知る人気商品になっている。さらに近年は、イベントプロデュースやノベルティグッズ製作など、印刷からは離れた企画分野のサービスにも力を注ぐ。
「東日本大震災のとき、取引先の多くが支援事業に取り組み、微力ながら私どももそのお手伝いをさせていただきました。その際、人と人が出会うことの大切さを実感し、それがイベント事業に本格的に取り組むきっかけになったのです。イベント案件は現在、東京五輪・パラリンピックの広報活動から各種セミナー、シンポジウムのプロデュースまで、さまざまな方向に広がりつつあります」(立川氏)

近年、需要に対して設備投資が過剰になっている印刷業界では、価格競争が続いている状況だ。比較的需要に恵まれた首都圏の市場に全国の印刷会社が参入してきており、同社の経営環境も厳しさを増してきている。しかし、この状況はチャンスと捉えることもできる、と立川氏は言う。
「全国の印刷会社が東京に進出することは脅威ではありますが、それは、優れた仕事をしてくれる協力会社と出会う機会につながります。全国の優れた印刷会社と協業でき、さらに厳しい価格競争を優位に戦ううえで重要になるのは付加価値の創出です。私たちが提供するワンストップサービスの強みを生かしながら、ビジネスチャンス拡大につなげることも可能だと考えています」
設立以来、市場の変化に積極的に対応し地歩を築いてきた同社は、これからも変化を巧みに捉えることを武器に、ビジネスの可能性を広めていく考えだ。

300社を超える顧客の管理に『SMILE BS 2nd 販売』で対応

コピーライターやデザイナーを擁し、企画から印刷までを自社で行える環境が整っている

多様な制作案件や印刷業務にワンストップで対応することで成長を続けてきた同社には、もう一つの特徴がある。それは取引先の多さだ。取引先は合計300社に及び、常時100社以上と取引があるという。実は、そこにも立川氏独自の経営哲学がある。

「取引額は、1,000万円を超えるものから数万円程度までさまざまですが、金額を問わず多様な商談に対応することを心掛けています。大口案件を失うことが経営に与える影響をできるだけ小さくしたいためです。300社の取引先は、当社の安定した経営の基盤です」

その一方で、常時100社を超える取引先を管理するには、かなりの労力が必要になる。請求書発行、入金管理をはじめとする顧客管理において、2013年の導入以来、大きな役割を果たしてきたのが、大塚商会を通して導入した『SMILE BS 2nd 販売』だ。社長室 経理課 課長の佐藤 直子氏は選定理由をこう説明する。「比較的手の届きやすい費用で導入でき、請求や入金管理に関する必要十分な機能が備わっていたことが選定の第一の理由です。また、大塚商会の担当者の説明から、運用を工夫することで原価管理など経営状況の可視化にも役立てられると分かったため、導入を決定しました」

得意先への柔軟な対応と共に請求業務を効率化

手間をかけずに顧客の入金方法に合わせた管理を行えるSMILEシリーズの「一括請求機能」は、佐藤氏が高く評価する機能だ。
「一括請求機能」とは、一つの得意先に複数の支店・営業所がある場合、支店・営業所に納品した売り上げを、本社に一括して請求することができる機能だ。
「お客様によっては、取引は拠点別に行う一方、入金は本社から一括して行われる、ということも珍しくありません。SMILEシリーズの一括請求機能は、こうしたお客様の入金管理の効率化に非常に役立っています」(佐藤氏)

絶えず100社を超えるお客様と取引を行っている同社にとって、顧客の多様なニーズにきめ細かく対応しながら業務にかかる手間を削減できる『SMILE』の存在は、今ではなくてはならない存在になっているといえるだろう。

利益に基づく営業担当の評価を実現

『SMILE V 販売』の新機能、行間の調整により、日々の業務効率向上を実現した

同社は2017年9月、『SMILE』シリーズの最新バージョンである『SMILE V 販売』へのリプレースをいち早く行った。5年のリース期間終了を1年前倒ししての移行だったが、その背景には、セキュリティ面の認証、2009年の個人情報保護マネジメントシステム(JIS Q 15001)の取得、さらに2014年の情報セキュリティマネジメントシステム(ISO/IEC 27001:JIS Q 27001)の取得とあわせ、システム上では最新OSサーバー Microsoft Windows Server 2016でのセキュリティ強化を目指す狙いもあったという。
『SMILE V 販売』の運用に当たって、同社には1点課題があった。『SMILE V 販売』は汎用(はんよう)的な販売管理ソフトであるため、コンテンツ作成やイベントプロデュース業が必要とする案件単位での売り上げ・利益管理を行うには、どうしても運用でカバーする必要があるのだ。

「当社では、営業担当のディレクターがExcelで作成した案件単位の売り上げのリストや、紙問屋や印刷会社など仕入れ先からの請求書を見ながら、経理担当者が売り上げや仕入れの金額を『SMILE V 販売』へ入力しています。しかし、印刷会社からの請求書には、その印刷会社に依頼した全案件の合計金額が記載されてくるため、手作業で案件ごとに仕入れ金額を分ける必要があります。このような一手間を加えて運用することで、今は営業担当者ベースの利益の可視化が実現しました。従来は、売上額の大きさが社員の会社への貢献度として評価されがちでしたが、利益という観点から社員を評価できるようになったことは大きなメリットです。」(佐藤氏)

また、『SMILE BS 2nd 販売』と『SMILE V』を比較すると、特に操作性やユーザーインターフェイス面で大きく進化していると佐藤氏は指摘する。『SMILE V』では、行間の調整に加え、フォントやフォントサイズの変更もできるようになった。

「文字や数字を表示する間隔を調整できるようになって、これにはとても助けられています。いつも夕方になって日が落ち、また、一日の業務の終わりが近づいてきて目が疲れてくると、画面上で、3と6、6と8、などの区別がつきにくくなることがありました。小さいことかもしれませんが、毎日数字を扱っていると、これはとてもつらいことなのです。今回、『SMILE V 販売』に搭載された文字間隔を調整できる新機能を使って、担当のSEの方に一番見やすい文字間隔になるように調整してもらったところ、今は目の疲れ具合が全く違います。フォントやフォントサイズが同じでも、文字間隔が違うだけでこれほど見やすくなるものかと驚いています」(佐藤氏)

『SMILE V 販売』が実装する、充実した検索機能も、同社の業務効率向上に有効なものとして注目されている。
『あいまい検索』は、ひらがな/カタカナ/大文字/小文字、全角/半角を区別することなく検索できる機能だ。例えば、ひらがなの“お”に対して“オフィス”“オリーブオイル”などを候補として検索結果に表示する。
一方、『インクリメンタルサーチ』は入力文字に対して候補が即時表示され、入力を進めるごとに絞り込まれる機能だ。例えば、“コ”を入力すると、“コピー用紙”“クランキーチョコ”などが検索結果として表示される。
また、複数文字列を組み合わせた検索が可能となる「AND/OR検索」も組み合わせて活用することで、膨大な件数の得意先や商品などが登録されていても、検索時間や手間が大幅に短縮される。
よく使うコードを選択して保存した自分専用の「マイリスト」の作成機能も、『SMILE V』シリーズから搭載された。
「同じ企業でも支店数が50を超えるお客様もいます。支店名だけが違う取引先名がずらりと並ぶ中で、今は一気に見たい情報を探し出すことができるようになりました。これまでデータ検索にかかっていた時間を考えると、この機能は業務効率向上に直結していると実感しています」(佐藤氏)

『SMILE』シリーズを活用しながら、着実に業務効率向上が図られている。
同社の今年のテーマは「チャレンジ」だと立川氏は言う。「若い経営者の方たちとの出会いが、自分たちのビジネスを見直させてくれます。培ってきた高い品質と技術を武器にしながらも、再び若い方たちとチャレンジしていく、これが今後も時代の変化に柔軟に対応していく鍵になります」
現在運用でカバーしている業務も、将来的にはIT活用でさらなる効率化を目指したい。次世代システムの在り方も視野に入れながら、同社はさらなるチャレンジを推し進めていく方針だ。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • 基幹業務システム『SMILE V 販売』

    売上・売掛から仕入・買掛、在庫管理までの全般をカバー。マスターや伝票に独自項目の追加や、各種実績の集計・オリジナル帳票の作成・多角的なデータ分析などが行えます。

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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