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膨大な数の教材(テキスト)の流通を管理する基幹業務システムをローコストで最適化し、データ入力を大幅に省力化

一般財団法人 放送大学教育振興会 導入事例

2012年12月取材

放送大学の教材の編集・出版・販売を行う一般財団法人 放送大学教育振興会は、基幹業務システムのリプレースで教材の流通に関わる管理業務を合理化。放送大学のBSデジタル放送開始に伴う教材ニーズ増大にも対応できる体制を構築した。

業種 サービス業 従業員数 1~100名
キーワード [入庫管理] [倉庫管理] [出庫管理] [棚管理]

導入前の課題

  • データ入力の省力化による出庫・在庫管理の効率化
  • カスタマイズを最小限に抑えローコストでシステムを刷新

導入による効果

  • データ入力に要する作業が簡略化されると共に入力ミスも防止
  • 棚卸しの精度が向上
  • 出庫に関する伝票や納品書の発行工数の低減

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一般財団法人 放送大学教育振興会
一般財団法人 放送大学教育振興会 概要
業種
出版・情報サービス業
事業内容
放送大学の印刷教材の編集・出版・販売
従業員数
30名(2012年12月現在)
ホームページ
http://www.ua-book.or.jp/

さまざまな地域の広い世代に学びの機会を提供できるように尽力。親しみやすく使いやすい文具の開発なども行っている

導入事例 ダイジェスト (詳細はPDFをご覧ください)

背景
BSデジタル放送開始で関心が高まる放送大学のテキストを管理

一般財団法人 放送大学教育振興会は、放送大学の教育用印刷教材やDVD教材の編集・出版や頒布を行っている。その在庫や流通を管理するため、20年ほど前から基幹業務システムを運用してきたが、2002年に『SMILEαAD 販売管理』を導入。同振興会が大量に扱うExcelデータとの連携性に富むことがその理由だった。だがExcelデータをシステムに手入力しなければならない不便さは従来のままで、ことに大量の教材が納品される放送大学の新学期直前にはその入力作業に担当者が忙殺されていた。2011年の放送大学のBSデジタル波への移行に伴って見込まれる受講者増加を前に、在庫・出庫管理を合理化したいこともあり、基幹業務システムのリプレースが検討されることになった。

経緯
Excelとの連携強化をポイントに『SMILE BS』を新システムに選定

受注や棚移動をExcelで管理する同会にとって、データ入力の省力化が新システム選定の大きなポイントだった。その条件を満たしたのは、既存システムの後継パッケージである『SMILE BS 販売』と『SMILE Custom AP Builder』の組み合わせだった。『SMILE Custom AP Builder』で構築した「Excel連携機能」によって、Excelデータを自動的に読み取ることが可能になるからだ。

倉庫から倉庫への商品移動に伴う入出庫伝票処理が多いため、システムでの対応は非常に有効だった

ポイント
カスタマイズを最小限に抑える柔軟性も選定のポイントに

選定のもう一つのポイントは、導入コストを抑えるためにカスタマイズは最小限に留めたいという点にあった。例えば、売上データの表に項目を増やすだけでもカスタマイズが必要になることもある。こうした点においても『SMILE BS』は最適であると判断された。リプレースにあたってのカスタマイズは最小限にとどめられ、多くは『SMILE BS』が備える「自由レイアウト帳票作成機能」(得意先指定の納品書や自社独自の帳票のレイアウトに合わせて自由に作成・印字できる機能)によって対応することができた。

本社で入力された受注データを物流センター(倉庫)でも共有し、瞬時に出荷を対応

導入効果と今後の展開
リモートアクセス環境の構築でより強固な販売体制を目指す

リプレースによってExcelデータの入力が自動化され、旧システム時代は1日がかりだった入力作業がわずか数分で処理できるようになった。また、手入力の必要がなくなったことで入力ミスもなくなり、在庫管理の精度も飛躍的に向上した。さらに『たよれーる マネージドネットワークサービス(MNS) PCリモートバックアップサービス』の導入や倉庫のLED照明化も行い、業務品質の全体的な向上が図られた。同振興会は今後、『SMILE BS』へのリモートアクセス環境を整備し、出先からも教材の在庫状況を確認できるようにすることで、販売力を強化することを検討している。

基幹システムのほか、多くのシステムを大塚商会から導入し、業務を効率化させた

お客様の声をご紹介

販売部 販売課 吉岡 明美氏

「『SMILE BS』は現状でも十分に使いやすいものだと感じていますが、PCの操作が不得手な人でも簡単に使いこなせるよう、さらにシンプルで直観的な操作ができるインターフェースが実現されることに期待します」

販売部 販売課 森木 雅章氏

「パッケージシステムの真価は、どれだけ多様な業務に対応し得るかにあると思います。費用のかさむ大がかりなカスタマイズをすることなく、基幹業務の効率性が大幅にアップしたことに満足しています」

大塚商会担当者からのコメント

「お客様のあらゆる課題解決に貢献します」

一般財団法人 放送大学教育振興会様は、『SMILE』シリーズの汎用性と拡張性を最大限に活かして、業務プロセスにフィットする在庫・出庫管理システムを構築しています。作業効率の向上にご満足いただけていることを、本当に嬉しく思っています。

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