オフィスのIT全般の導入について、分かりやすくお答えします。

クラウド型ERPで週次の時間外労働を“見える化”。業務効率化で“働き方改革”の風土を醸成

株式会社早稲田大学アカデミックソリューション 導入事例

2017年10月取材

サービス業101~1,000名ERP・基幹業務・業務管理クラウド営業・業務プロセス効率化

株式会社早稲田大学アカデミックソリューションは、大学の教育や研究、業務運営などを支援するサービス企業だ。時代とともに多様化・高度化が進み、学内のリソースだけでは対応し切れなくなっている大学の事業を、アウトソーシングやノウハウの提供などを通じて側面から支えている。2017年に“働き方改革”の本格推進を打ち出した同社は、以前から活用してきたクラウド型ERPをカスタマイズして、社員の時間外勤務状況が週次で“見える化”する仕組みづくりを大塚商会に依頼。残業の大幅削減や、有給休暇取得率の上昇という目に見える成果が表れた。

株式会社早稲田大学アカデミックソリューション

導入先の概要

業種
教育・情報
事業内容
大学教育運営と研究支援
従業員数
306名(2017年1月現在)
ホームページ
https://www.w-as.jp/

お客様の声をご紹介

代表取締役社長 高木 範夫氏

「当社のみならず、グループ全体としての信頼を保つためにも“働き方改革”は必至でした。大塚商会さんのソリューションは、それを実現する基盤をもたらしてくれました」

業務支援室 室長 田島 伸己氏

「勤務時間の“見える化”が実現したおかげで、全社員の時間外労働が大幅に減り、有給休暇の取得率もアップしました」

学術リテラシー事業部 次長 則武 直樹氏

「勤怠情報が週次で把握できるようになったことは、“働き方改革”のPDCAを回すうえで大きな力になっています」

業務支援室 次長 杉山 光氏

「『ZAC Enterprise』は、各部門・部署が取り組んでいるプロジェクトを横断的に把握するのにも役立っています」

大塚商会担当者からのコメント

「サブシステムとの連携をさらに強化します」

株式会社早稲田大学アカデミックソリューション様には、今回の『ZAC Enterprise』のカスタマイズについてご満足いただいていますが、今後は採用情報や人事情報などを管理するサブシステムとの連携を強化させたいというご要望をいただいております。適切にお応えできるよう、今後も一生懸命取り組んでまいります。

この事例を印刷、保存しますか?(無料)*内容は同じです

整形ずみPDFを入手

株式会社早稲田大学アカデミックソリューション 導入事例(PDF:2,981KB)

導入事例詳細

新たな価値創造を通じて大学と社会の未来を拓く

さまざまな大学に、学校運営や、教育、研究などのソフト面における支援サービスを幅広く提供している

株式会社早稲田大学アカデミックソリューション(以下、早稲田大学アカデミックソリューション)は、早稲田大学を中心とするさまざまな大学に、学校運営や、教育、研究などの支援サービスを提供する企業である。2004年8月に設立され、2014年4月に持株会社である早稲田大学グループホールディングス株式会社傘下の複数の事業会社が統合して現在のかたちとなった。
同社の支援事業は、(1)大学運営、(2)教育、(3)国際化、(4)研究、(5)情報化、(6)社会連携の6本柱で構成されている。大学運営支援は、教務事務や図書館運営といった大学固有の運営業務を請け負うアウトソーシングを中心としたサービス事業、教育支援は近年各大学が力を入れている生涯教育の企画・運営や人材開発など、国際化支援は留学生の派遣・受け入れや外国語教育科目の開発・運営など、研究支援は大学教員による研究費申請や執行管理の支援をそれぞれ行うものだ。年々多様化・高度化する大学教育のニーズに応え、アウトソーシングやノウハウの提供、コンサルティングといった支援事業を展開している。

「校舎の管理・運営支援といった大学のハードに関わるサービス会社はほかにもありますが、当社のように大学の運営や教育、研究というソフトに特化したサービス会社はあまりありません。そのため早稲田大学以外からの引き合いも多く、都内にある複数の大学などにサービスをご提供しています」と語るのは代表取締役社長の高木 範夫氏だ。
特に力を入れているのが留学支援だ。「海外からの留学生の受け入れでは、相手校との調整や、受け入れた学生に対する語学教育支援、メンタルケアなど、多岐にわたるサービスが必要です。当社のようにフルパッケージでサービスを提供できる会社への期待はますます高まっています」と高木氏は語る。
早稲田大学への支援で長年培った経験とノウハウはほかの大学からも高く評価されており、その事業領域は、民間企業向けの社員研修や、子ども向けの教育事業などにも広がりを見せている。
2017年には企業理念を「新たな価値創造を通じて大学と社会の未来を拓く」というミッションに刷新し、「大学への貢献」(教育・研究・大学運営支援のプロフェッショナルとして、多様化・高度化する大学の改革に貢献する)、「社会への貢献」(大学のパートナーとして得た先進技術・知見・ノウハウを生かし、社会が求める課題解決と人材育成に貢献する)という二つのビジョンを掲げた。高木氏は、「男女共同参画やダイバーシティーといった社会の新たな要請に対応して、大学のみならず、幅広く世の中にサービスを提供できる企業を目指したい」と抱負を語る。

グループの信頼を守るため“働き方改革”を本格化

早稲田大学アカデミックソリューションは2017年1月、全社を挙げて“働き方改革”を本格推進する方針を掲げた。その狙いについて、高木氏は以下のように説明する。
「異なるサービスを提供する複数の会社が統合して誕生した当社には、ノウハウの提供やコンサルティングといった知識集約型の業務だけでなく、管理・運営など労働集約型の業務に携わる人材も多く、勤務の長時間化や有給休暇の未消化が大きな課題となっていました。社会全体で“働き方改革”の気運が高まってきたことを受け、これを一気に解決することにしたのです」
また、「働き方の問題によって何らかの事故が発生すると、世の中からの批判は当社のみならず、早稲田大学やグループ企業全体にまで及びます。グループ全体としての信頼を貫くために、その一員である当社も “働き方改革”にはしっかり取り組まなければならないという思いがありました」と高木氏は明かす。
同社は“働き方改革”の具体的なアクションとして、(1)長期間労働の抑制、(2)休暇取得の促進、(3)多様な働き方づくり、(4)グッドプラクティスの共有、(5)業務効率化活動の五つに取り組むことにした。このうち長時間労働の抑制は、労働集約型の仕事が多い同社にとって越えがたい大きな壁であった。
そこで同社は、手始めに社員の時間外労働をほぼリアルタイムで“見える化”する環境を整えることにした。
同社は2010年に大塚商会を通じてクラウド型ERP『ZAC Enterprise』を導入しているが、その勤怠管理機能をカスタマイズして、月次で集計していた全社員の時間外労働が週次でレポートされるようにしたのだ。
カスタマイズの理由について、業務支援室 室長の田島 伸己氏は「月次だと結果を見るだけになってしまいますが、週次なら1週間ごとにどれだけ勤務時間が超過しているのかを把握し、残りの週で調整することができます。働き方を見直す余地が生まれ、改善が促されるのです」と説明する。
また同社は、『ZAC Enterprise』による勤怠管理を月次から週次の締めに変更したことに加え、社員の時間外労働の超過が発生しそうな場合に、管理職にアラートが届く仕組みも追加した。これによって、管理職は部下一人ひとりの勤務状況を速やかに把握できるようになり、勤務超過が発生しても、早期の対応を促せるようになった。

「チームによる仕事」へ意識改革が効果をもたらす

時間外労働の“見える化”を実現した効果は絶大であった。早稲田大学アカデミックソリューションが2017年1月に“働き方改革”を本格化してからの9カ月間、社員全体の法定時間外労働の累計を調べたところ、前年同期に比べて約2,400時間も減少した。成果の理由について、高木氏は「“見える化”によって時間外労働の実態把握や勤務超過の早期発見が実現したことはもちろんですが、“働き方改革”の基本的な取り組みとして、組織風土変革と業務効率化を推し進めたことが、法定時間外労働の大幅削減に結び付いたのだと思います」と語る。
実態が把握できても、それを解決するための策がなければ成果は表れない。同社が取り組んだ組織風土変革とは、「仕事は1人でするものではなく、チームでシェアするものだ」という社員一人ひとりの意識改革であった。
田島氏は、「1人の社員が特定の仕事を抱え込んでしまうと、誰も手助けできなくなり、長時間働かざるを得なくなるという属人化の弊害が生まれます。チームで仕事をシェアすれば、たとえ1人の社員が休んでも、ほかの社員がフォローできるので、勤務超過の解消や有給休暇の取得率アップなどに結び付くのです」と説明する。実際、同社の2017年4~9月の有給休暇取得率は、“働き方改革”を本格化する前の前年同期に比べて約3.1%上昇した。
こうした意識改革は、トップダウンでなければ実現は困難だ。社長の高木氏が「何が何でも“働き方改革”を推し進める」と明確な意思を打ち出し、経営陣や各部門・部署の管理職がそれを引き継いで部下の意識改革を促したことが成果に結び付いたのだと言える。
「管理職から一般職の全社員を対象に労働基準法や36協定などに関する労務の基礎知識の勉強会を何度も行い、意識を高めていったことも成果につながっていると思います」と語るのは、学術リテラシー事業本部 次長の則武 直樹氏である。さらに、「勤務超過の“見える化”やアラートによる早期発見が実現したことも、管理職の危機意識を高め、チームによる仕事の大切さを管理職経由で現場に根付かせる大きなきっかけになったのではないでしょうか」と則武氏は見る。

社員が5日間連続の有給休暇を取得できる「プラチナウィーク」という制度も実施している

『ZAC Enterprise』を使って長時間労働の抑制を促したことに加え、同社は社員が5日間連続の有給休暇を取得できる「プラチナウィーク」という制度も実施した。「まとまった有給を取得するには、その間の仕事を誰かに頼まなければなりません。制度面でもチームによる仕事を促進することにしたのです」と説明するのは、業務支援室 次長の杉山 光氏だ。
一方、高木氏が組織風土変革とともに“働き方改革”のための要と位置付ける業務効率化に関しては、それぞれの部門・部署が互いの先進的な取り組みを学び合う「グッドプラクティスの共有」に取り組んでいる。
「当社では毎月、全ての部門・部署を集めた全社会を開いていますが、毎回2~4チームが業務効率化のための取り組みを発表し、3カ月ごとに最も優秀な取り組みを表彰する制度を設けました。最優秀賞は社員投票によって選ばれる仕組みで、これも社員の意識改革に結び付いていると思います」と田島氏は語る。

“働き方改革”のPDCAが回しやすくなった

今後は勤怠管理だけでなく、採用情報や人事情報など、より多くの情報が『ZAC Enterprise』で円滑に統合管理できることを計画している

早稲田大学アカデミックソリューションによる“働き方改革”は、勉強会やベストプラクティスの共有などを通じて、社員全体に改革の意識を根付かせ、企業風土そのものを変革したことが成功のカギであったと言える。
田島氏は、「特に中間管理職の意識が変わり、いかに部下たちを残業させず、適切に休暇を取得し、生産性を向上できるかと考えるようになったのは、非常に大きな前進だと思います」と語る。
また則武氏は、「勤怠情報が週次で把握できるようになり、リアルタイムに働き方の見直しが図れるようになったことは、“働き方改革”のPDCAを回すうえでも大きな力になっています」と語る。
「2010年に『ZAC Enterprise』を導入して以来、これまでに何度かカスタマイズを行ってきましたが、勤怠情報管理を月次から週次の締めに変更し、時間外労働の超過が発生したらアラートが作動するという今回のカスタマイズは、最も大がかりなものでした。本来なら、カスタマイズには相当な期間を要するはずですが、すぐにでも“働き方改革”を本格化させたいという当社の要望に応え、短期間で対応してくださった開発会社のオロさんと大塚商会さんには本当に感謝しています」(則武氏)

同社は今後、“働き方改革”の一環として、在宅勤務制度をはじめとする「多様な働き方」の実現を目指しているが、田島氏は「『ZAC Enterprise』はクラウド型のERPなので、在宅勤務にも親和性が高いのが魅力ですね」と語る。
高木氏は、「今後は勤怠管理だけでなく、採用情報や人事情報など、より多くの情報が『ZAC Enterprise』で円滑に統合管理できるようになれば良いと思っています。そのほかにも、大塚商会さんには、生産性向上や業務の効率化に資する新たな技術やソリューションの情報を積極的に提供していただきたいですね」と期待を込めて語った。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • クラウド型ERP『ZAC Enterprise』(プロジェクト損益管理 統合業務管理)

この事例を印刷、保存しますか?(無料)*内容は同じです

  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

整形ずみPDFを入手

株式会社早稲田大学アカデミックソリューション 導入事例(PDF:2,981KB)

  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

関連する導入事例を見る

大塚商会は、オフィスIT全般について、幅広く対応します

大塚商会は、お客様のビジネスチャンスの獲得やコスト削減・生産性向上・競争力強化といった課題や要望に対するソリューションをワンストップでご提供しています。
また、販売したコンピューター・サーバー・通信機器・複合機などのあらゆるオフィス機器、ネットワーク設備、ソフトウェアの保守サービスを、当社が行う「自営保守」の原則があります。そして、多くのスタッフや専用回線を持つたよれーるコンタクトセンター、全国に展開するサポート拠点、社内に数多く在籍する公的資格・メーカー認定資格者が、お客様を強力にサポートしています。

大塚商会の企業情報

大塚商会のサポートは、さまざまなメーカー・機器にも対応!

お客様のお手間を取らせず、一つの窓口でいつでも対応します。