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業務用食品商社が受信FAXのペーパーレスソリューションで業務を大幅に効率化。問い合わせへの迅速な対応にも貢献

「ドライバーの業務負荷軽減のために導入したFAX注文書の自動仕分けソリューションは、コスト削減や顧客対応の向上にもつながりました」

協和物産株式会社 導入事例

2018年9月取材

卸売・小売業、飲食店101~1,000名複合機・コピー機活用文書管理・スキャニングERP・基幹業務・業務管理コスト削減・売り上げ向上紙文書の管理・活用

協和物産株式会社は、首都圏を中心とした業務用食品の総合商社だ。外食産業向け食材、酒類、消耗品の自社配送サービスに対する評価は高く、口コミを中心に取引先を増やしてきた。そんな外食業界では、発注にFAXが使われることが多い。同社では毎朝ドライバーが、FAX注文書を手作業で仕分けることで迅速な配送サービスを実現してきた。その付帯業務の省力化を目的に導入したFAX自動仕分けソリューションは、1日30分以上かかっていた手作業をなくし、コスト削減や顧客からの問い合わせへの迅速な対応など、多くのメリットをもたらしている。

協和物産株式会社

導入先の概要

業種
外食産業専門卸商社
事業内容
外食産業向け食材/酒類/消耗品の販売および配送業務
従業員数
120名(2018年9月現在)
ホームページ
https://www.web-kyowabussan.com/

導入の狙い

  • FAX注文書の仕分け作業を省力化したい

解決策

FAX番号にひも付けられた顧客情報に基づき、各ドライバーの配送ルート別に注文書FAXを自動仕分け

導入したメリット

  • ドライバー1人当たりの勤務時間を月20時間短縮できた
  • 紙出力を50%削減した
  • 問い合わせ対応が迅速になった
  • 経営管理部 部長 郡司 敏氏

    「コース別にFAX注文書が自動仕分けされるソリューションを導入したことで、ドライバー勤務時間の約15%削減を実現しました。外食業界ではまだまだFAXが主流です。同ソリューションは今後も当社の業務に貢献してくれるはずです」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番
ドキュメント配信システムRidoc GlobalScan Version2
ファクス文書処理ソフトRidoc Smart Director
リコー製複合機RICOH MP Cシリーズ
基幹業務システムSMILE BS 2nd Edition 販売
SMILE BS 2nd Edition 会計

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導入事例詳細

自社便配送で大きな信頼を得る業務用食品の総合商社

協和物産株式会社は、外食産業向け食材、酒類、消耗品の販売および配送業務を手がける業務用食品の総合商社だ。1972年に東京・中野で創業し、自社配送体制によるスピード感が外食業界で高く評価され業容を拡大。現在は東京・東雲に本社および配送センターを移転し、首都圏の飲食店など2,500社以上と取引を行っている。

その第一の強みは、豊富な商品知識を持つドライバーが配達を行っている点だ。毎日の配送コースは約50コースで、そのうち40コースを自社便で配送。ただ荷物を運ぶだけではなく、商品知識を備えるドライバーが配達先で顧客の問い合わせに即答できるという信頼感は、口コミによる新たな顧客開拓にもつながっている。取扱商品は1万点以上。その多くは社内に在庫を持ち、注文にスピーディーに対応できる点も同社の特長の一つだ。
「例えば、チーズタッカルビに使われるラクレットチーズのように、メディアが取り上げることで特定の食材に注文が集中するのが最近の傾向です。東雲の配送センターに豊富な在庫を保有しているので、こうした急な場合もスムーズに対応できています」と経営管理部 部長の郡司 敏氏は説明する。

また注目商品や簡単なレシピを、毎週一回のペースで社内試食会を開催し、好評だった商品は即座にメールやチラシで紹介していくというリアルな訴求力も顧客から高く評価されている。さらに、マヨネーズ一つからでも配達し、午前3時までの注文は当日便で配達するという顧客ニーズに合ったサービスが評判を呼び、堅実な企業成長につながっている。

迅速な配送サービスの陰でFAX注文書の処理が課題に

1日平均で700~800件のFAX注文を手作業で仕分けしていたが、受信FAXのペーパーレスソリューションで業務を大幅に効率化した

外食業界では、今もFAXによる注文が大きな割合を占めている。そのため、同社の約60名のドライバーは、出社するとまず受信した紙のFAX注文書から、担当コース上の店舗分を仕分けするという手作業が毎朝の日課になっていた。郡司氏はこう説明する。
「Web注文への移行は以前から積極的に取り組んできましたが、全体の約2,500社のうち1,000社ほどは今もFAXで注文を送ってこられます。そのため、当社のドライバーは朝出社すると、受信した1日平均700~800件の注文書から、自分が担当する顧客分を仕分けするという手作業を行っていたのです。毎朝30分以上かかるこの付帯業務をなくすために、自動読み取り(OCR)による注文書FAXの電子化ソリューションを検討しました。しかし、手書き文字の認識率は非常に難しく、導入には至りませんでした」

こうした中、以前からITパートナーとして取引していた大塚商会から、複合機の入れ替えに伴い提案されたのが、注文書FAXの自動仕分けを実現する、ドキュメント配信システム『Ridoc GlobalScan Version2』とFAX文書処理ソフト『Ridoc Smart Director』だった。2018年6月に提案を受け、高く評価した同社は翌7月に導入を決定した。導入に当たり同社が社員へ配布した操作マニュアルはA4サイズで2ページ程度だけであり、運用は極めてスムーズに進んだという。

FAX注文書を自動振り分け。毎朝の仕分け作業を不要に

導入したシステムの第一のポイントは、注文書を自動で仕分けられる点だ。FAX受信した注文書はデータ化され、送信元番号の照合による顧客情報に基づき、自動でサーバー内のドライバー別(ルート別)フォルダーに振り分けられる。これにより、ドライバーが毎朝行っていた紙の注文書の仕分け作業は一切不要になった。

1枚の注文書を入力担当とドライバーが共有。出力枚数を半減

導入システムによって、ドライバー1人当たり月20時間ほどの業務時間削減につながり、ドライバーの負荷軽減と人件費の削減に大きな成果を上げている

さらに、注文書の運用の効率化も注目したいポイントだ。これまでは、受信した注文書を全てコピーし、一部をドライバーの仕分け用に、もう一部を事務スタッフの販売管理システム入力用に使用していた。しかし導入後は、ドライバー別に仕分けられた注文書データを事務スタッフが一部出力し、入力終了後にドライバーへ渡すという手順でムダを省いている。

「注文書は出荷時に担当者が検品に使用するため、ドライバーに渡す必要があります。こうした業務フローを確立したことで、複合機の出力枚数が半減できた点も大きな特長です」

ドライバー人件費を約15%削減し、出力枚数も大幅に削減

最大の効果は、業務工数の大幅な効率化だ。30分以上かかっていた仕分け作業が不要になったことは、1人当たり月20時間ほどの業務時間削減につながり、ドライバーの負荷軽減と人件費の削減に大きな成果を上げている。

「注文書の仕分けが不要になったことで、ドライバーが出社して配送業務に出発するまでの時間を別の業務に充てられるようになり、結果として帰社後の残業時間が大きく減ったのです。これにより、ドライバーの人件費は15%ほど削減されました」

顧客の問い合わせ対応の迅速化にも貢献

顧客のFAX番号を入力するだけで、すぐに注文書が画面に表示されるため、問い合わせの対応は劇的に速くなった

さらに、顧客からの配達に関する問い合わせに対して、スピーディーに対応できるようになったことも見落とせない効果だ。同社の場合、配達に関する顧客からの問い合わせは、毎月100件以上に達するという。FAXによる注文の場合、問い合わせ対応は注文書の原本を確認することが望ましいが、膨大な量のFAXから目的の注文書を探し出すのは大きな手間だった。だがシステム導入後は、FAX番号を入力すれば即座にPC上で注文書が確認できるようになった。

「問い合わせに対応する事務スタッフは、顧客のFAX番号を入力するだけで、すぐに注文書が画面に表示されるため、問い合わせの対応は劇的に効率アップしました。また先方の操作ミスで白紙のFAXが届くことも少なくありませんが、こうした際もFAX番号から顧客を特定できるので、即座にお知らせできるようになりました」

紙詰まりの受信トラブルは皆無に

またFAX受信データがサーバーに確実に記録されるようになったことで、紙詰まりなど出力エラーによる受注漏れが皆無になった点も改善されたポイントだ。
「これまでは、複合機トラブルで注文書が出力されていないという受注漏れが少なからず生じていました。しかし今は、受信データとして確実に電子化されるので、受注漏れは皆無です。取引先名と受信日時の受信情報を基に、「締め時間までに送った、送っていない」というトラブル対応にも大きく貢献しています。こうして考えてみると、ドライバーの付帯業務の効率化以外にも、さまざまな面で業務改善という副産物を得ています」

基幹業務システムや複合機、そして今回導入したペーパーレスソリューションを大塚商会から導入し、業務の効率化を実現してきた協和物産の大塚商会への期待は高い。
「“働き方改革”が言われる中、業務の省力化は当社にとっても大きな課題でした。大塚商会さんの提案で意義があると感じたものは、今後も積極的に取り入れていきたいですね」と郡司氏は言葉をまとめた。

大塚商会担当者からのコメント

「ペーパーレスソリューションによる業務の省力化で、残業削減を実現した好事例です」

物流業界ではドライバー不足が深刻な課題になっていますが、その解決にITが貢献できる部分も少なくありません。業務の省力化をご検討中であれば、ぜひ一度大塚商会にご相談ください。

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  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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