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造園会社が積極的なIT化推進で社員に経営者感覚を持たせ、残業削減、有給消化率UP、決算早期化も実現

株式会社山梅 導入事例

2017年9月取材

建設業1~100名ERP・基幹業務・業務管理経理・総務・調達の代行情報共有・会議システム営業・業務プロセス効率化紙文書の管理・活用

関東全域で造園業を展開する株式会社山梅は、紙ベースの事務処理の煩雑さや、集中する経理業務の負担増に悩まされていた。そうした課題を解決するには業務全体のシステム化が不可欠として、グループウェアや基幹業務システムを導入。多様な業務の電子化により、社内で情報をすばやく共有できる環境が構築され、スピーディーで正確な決算業務を遂行できるようになった。その後も同社が持続的に取り組んでいるIT化は残業時間を削減させるなど、働き方改革の「労務環境の向上」にも貢献している。

株式会社山梅

導入先の概要

業種
建設業(造園工事)
事業内容
造園工事、緑地メンテナンス、公園運営管理(指定管理者)、太陽光売電、樹木生産
従業員数
100名(2017年9月現在)
ホームページ
http://yamaume.co.jp/

お客様の声をご紹介

代表取締役社長 山田 通明氏

「システムの導入準備段階ではさまざまな課題が持ち上がるものですが、大塚商会の担当者の方は、そのたびにすばやく的確なソリューションを提示してくれました。その問題解決能力は、当社も見習いたいものです」

取締役 造園部長 大沢 将士氏

「社員の長時間労働が減少できたことも、業務効率が高まったことによる大きなメリットです。今後も的確なIT化を行うことで、“働き方改革”の推進を後押しするつもりです」

総務部 部長代理 山形 和佳子氏

「基幹業務システムの活用で、現場に出るスタッフが原価計算などもしっかり行える環境が整った結果、経理の業務負担が軽減。グループウェアによる情報共有化で休日出勤をする機会も減り、働きやすい環境になったことを実感しています」

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製品導入にいたった経緯、導入による効果をお客様の声でお話いただいています。IT導入のヒントにご活用ください。

大塚商会担当者からのコメント

「さらなる業務効率化やセキュリティ対策を全力でサポートします」

高い効果をご実感していただけるソリューションをご提供できたと自負しています。今後も、さらなるIT活用による業務改善をしていただけるよう、しっかりとお手伝いさせていただきます。

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導入事例詳細

“グリーンダイバーシティ”をコンセプトに多様な造園事業を展開

樹木の生産から公園・緑地の整備・植栽・維持管理まで、造園業務全体をワンストップで担う

群馬県太田市の株式会社山梅(以下、山梅)は、1941年創業の造園会社だ。樹木生産から企画設計、施工、メンテナンスまでワンストップで行う体制を整え、都市計画に伴う公園整備や住宅の植栽など、関東圏全域の多様な造園ニーズに応えている。
「造園会社は施工のみを行うのが一般的ですが、競合他社と差別化するため自社グループの農場で樹木生産もしているのが当社の大きな特長です」と話すのは、代表取締役社長の山田 通明氏。太田市にある広さ11ヘクタールもの農場では約3万本の樹木が生産され、設計担当者や施主が農場を訪れて豊富な樹種を実際に目にできる環境が用意されている。
同社は、同じく太田市にある都市公園「ぐんまこどもの国(群馬県立金山総合公園)」の指定管理者として、運営管理も手がけている。造園会社として群馬県では最大手だが、関東全域レベルではより規模の大きい会社との競合があるため、意欲的な受注活動を展開。2020年の東京五輪開催に向けての首都圏の緑化需要の高まりは、造園業界全体を活気付けているようだ。

造園、管理、公施設管理運営、太陽光・不動産の各部門が連携し、関東全域の造園ニーズに応えている

「里山再生事業や屋上緑化に関わる取り組みも推進してきた当社は、“グリーンダイバーシティ”をスローガンとして、今までの造園を受け継ぐ一方で、多くの方に緑との触れ合いを楽しんでいくためのさまざまな試みを行っています」(山田氏)
最近は樹木の品種改良が進み、「常緑樹化した落葉樹」や、「剪定不要な樹木」も生み出されているという。そうした樹木によって、都市に「緑の新しい価値」を提供すると共に、「ぐんまこどもの国」では生育する草の高さを調整するなどして、より多くの鳥や昆虫を呼び込むための研究なども行っている。
緑の多様な価値を追求するには、社員も多様でなければならないとして、同社は近年、人事採用の方針も転換させた。以前は造園業務に特化した採用が中心だったが、現在は地球環境や美術を学んだ人材なども積極的に採り、「ぐんまこどもの国」の管理業務を行うスタッフには、昆虫に深い造詣を持つ社員もいるという。管理職を除く社員の平均年齢は31歳と若く、同社は旧来の造園業界とは一線を画すおおらかな雰囲気に満ちている。

増大する管理業務の省力化に向けIT化を力強く推進

事業を堅調に拡大する一方で、同社は「管理業務の件数増加」という課題に直面していた。原価管理や請求などに関するデータは担当者ごとにExcelに入力していたが、以前から利用していた財務管理ソフトにはそれらデータを統合する機能がなく、特に経理を行う総務部の業務処理の負荷が増大するばかりだったという。
「毎月行う月次決算業務には数名のパートスタッフを動員しての“人海戦術”で対応するしかなく、長時間の残業が常態化していました。また、管理層は個々の社員の仕事内容を細部まで把握できず、『紙による業務管理は限界だな』と感じていました」(山田氏)
こうした状況を改善するべく、同社はグループウェアの活用を検討。数社のベンダーに相談し、大塚商会の提案する『eValue NS 2nd Edition』に魅力を感じたものの、ITを活用する企業風土が醸成されていない段階で本格的なシステムを導入することに不安を覚え、まずは操作性のシンプルなスケジュール管理ソフトを利用することにした。社員がその活用に習熟してきた2014年、営業日報や申請書類なども電子化したいと考えた同社は、あらためて『eValue NS』の導入を決断するに至った。

グループウェア『eValue NS』の運用により、ドキュメント類の管理体制を強化。全社の情報共有化も図られた

「『ドキュメント管理』や『ワークフロー』をはじめとする多彩な機能が当社の業務効率と質を向上させ、現場に出た社員と会社を結ぶコミュニケーションツールとしても力を発揮してくれると思いました」と取締役 造園部長の大沢 将士氏は選定理由を説明する。
『eValue NS』の導入決定からしばらくして、ビルメンテナンス業ソフトと『SMILE BS 2nd Edition 会計』を導入し、両ソフトを連携させての運用が開始された。同社の造園部管理課には年間契約を結ぶ約120のメンテナンス先があり、その定期の案件管理業務を効率化することが目的である。
一方、造園工事業は、工事案件ごとに実行予算を設定し、日々の工事進捗や出来高を入力し、収支を「見える化」しなければならない。
「それまでは現場担当者の予算管理データと会計が連動していなかったために数字が合わず、決算時の確認・修正作業に大変な手間を要していました。『SMILE BS 2nd Edition 会計』の『プロジェクト原価管理オプション』により、案件ごとの管理データを実際の会計業務と連携させることで、その課題が解決されることに大きな期待を抱きました」と話すのは、総務部 部長代理の山形 和佳子氏。

導入が決定したのは2014年9月、6月を決算期とする同社の翌年の期首に当たる7月の本稼働を目指し、システム構築とデータ入力、大塚商会による導入研修が進められた。
「運用開始までのスケジュールはタイトでしたが、大塚商会の担当エンジニアが私の悩みを親身に聞いてくれて、課題が持ち上がるたびに速やかに解決策を用意してもらえました。現場の担当者20数名が受けた導入研修では、操作法だけではなく原価管理の大切さなどもレクチャーされたおかげで、スムーズに導入することができました」(山形氏)

会計処理が大幅にスピードアップし社内コミュニケーションも活性化

『SMILE BS』にはその後『販売/人事給与』も追加され、同社の基幹業務を根底から支える存在となっている。
「『SMILE BS』によって、会計データの処理が大幅にスピードアップしました。以前は日々入力される数値データを決算時にまとめてチェックしていましたが、今は毎月の月次決算が翌月3営業日までにできるようになり、株主総会までに余裕を持って決算報告をまとめられるようになっています」(山形氏)
また、個々の現場担当者に原価管理意識が芽生え、受注から請求までの業務全体に対する責任感が高まったことも、『SMILE BS』によって得られた大きな成果だと大沢氏は言う。
システム化によって業務効率が向上することを実感した同社は、顧客ごとの商談経緯を可視化して社員間で共有するため、2016年10月に営業日報管理『Daily Reportテンプレート』を導入。既に運用している『eValue NS』と組み合わせ、社内のコミュニケーション機能をさらに強化した。出先からタブレットPCなどで日報を入力できるようになったことで、大沢氏はその日のうちに全ての日報に目を通し、社員のコメントにもすばやくレスポンスできるようになった。
「『eValue NS』によってあらゆるドキュメントが共有できるようになり、総務系の各種申請のワークフローも電子化されました。社内規定の改訂やその他重要な伝達事項も速やかに周知できるようになり、社員間のコミュニケーション機能は以前とは比較にならないほど高まっています」(大沢氏)
『eValue NS』や『SMILE BS』がもたらした業務効率化は、同社が推進する“働き方改革”の実現にもつながっているという。
「少し前までは残業するのが当たり前という風潮がありましたが、管理業務がスピードアップした結果全社員の退社時刻が早まり、有給休暇の消化率も高まっています。当初は新しいシステムの導入に抵抗を抱く社員もいましたが、今では誰もがこのような労務環境の改善をIT化のおかげだと捉えています」(山田氏)
その背景には、山田氏自身が率先してタブレットPCを持ち、「いつでもどこでも」グループウェアにアクセスして業務をスマートにこなす姿勢を社員に示したこともある。トップのそんな姿勢が全社の仕事に対する取り組み方を変化させ、現場に出るスタッフにもタブレットPCを日常的に活用するワークスタイルを根づかせた。
「造園=古臭い業界というイメージがあるかもしれませんが、現場に出るスタッフがモバイルツールを駆使しながら仕事をしていることや、残業や休日出勤の少ない働きやすい職場であることを、会社説明会に来た学生に訴求できるようになりました。その結果、新卒者の採用もスムーズに進むようになりました」と大沢氏。
同社の取り組んだシステム化は、社内の「見える化」と外部への「見せる化」といった業務改善にとどまらず、人事採用にまで好影響を及ぼしている。

業務効率化で生まれたゆとりをより充実した顧客対応に生かす

同社は業務の省力化によって生まれたゆとりを、顧客対応を充実させることにも活用しようとしており、そのために大塚商会からPOD機も導入した。
「これまで営業ツールの製作は外部委託していましたが、POD機の活用によってより質の高いものを内製することが目的です。まずは会社の封筒のデザインを刷新し、今後はパンフレットなども社員自身の手でオリジナリティの感じられるものを作りたいです。そうした業務に時間を割けるようになったのも、システム化の恩恵です」と山田氏。
同社はこれまでのシステム化に際して、サーバーやネットワークの再整備も進めてきた。セキュリティにも十分な配慮をし、『ADらくらく運用パック』のアクティブディレクトリによる利用権限管理を行っているが、多くの社員がタブレットPCを活用するようになったことから、今後は情報漏えいの防止をはじめとするさらなるセキュリティ強化のためにも大塚商会の力を借りたい、と山田氏。
「“グリーンダイバーシティ”をコンセプトに、これまで以上に多角的な事業展開をする意向ですが、当社には新規の市場を開拓するノウハウがありません。大塚商会さんはマーケティング戦略においてもさまざまな知見を蓄積されているので、これからはそうした経営戦略の面でも有用なアドバイスをいただければと思っています」
そう語る山田氏は、大塚商会との取引を通じて「学べること」が非常に多いと言う。
「これまでのお取引を通じて、大塚商会さんの課題解決力の高さを実感させられました。当社も造園の分野においてソリューションを提供しているわけですから、お客様の抱える課題を的確に分析し、最適な解決策をスピーディーに提示するその姿勢を見習いたいですね」
山田氏はそう話し、これからも大塚商会とのパートナーシップを大切にしていきたいと語った。

今回導入した製品・サービス・ソリューション

  • 基幹業務システム『SMILE BS 2nd Edition 販売』

    売上売掛から仕入買掛、在庫管理までの全般をカバー。マスターや伝票に独自項目を追加したり、各種実績の集計・オリジナル帳票の作成・データ分析など多角的に行えます。

  • 基幹業務システム『SMILE BS 2nd Edition 会計』

    高度な分析機能と数多くの管理機能をラインアップし、財務会計から管理会計までを幅広くサポート。スピーディーで正確な伝票処理、柔軟なデータの分析と有効活用を実現します。

  • 基幹業務システム『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』

    人事管理から定型の給与計算業務までをフルサポート。自由項目を利用した独自の人事情報や、履歴の管理、人事異動の判断材料などを収集することができます。

  • 営業日報管理『Daily Reportテンプレート』

    「営業日報を手書きやExcelで管理しており、顧客ごとの商談が分からない」「訪問件数は多いが実績が上がらない」このようなお悩みをお持ちの方向けに、おすすめのシステムです。1日の営業日報を登録するだけで、顧客ごとの商談経緯を把握でき、効率化のポイントが分かります。ルート型営業に最適です。

  • 統合型グループウェア『eValue NS 2nd Edition』

    eValue NS 2nd Editionは企業のグループワークに必要な機能を網羅した統合型グループウェアです。
    ドキュメント管理、ワークフロー、スケジューラ、コミュニケーションの機能を統合しポータル化。さらに、ガイダンスに従って業務を進められる「業務ナビ」機能により、高機能と使いやすさを両立しています。

  • たよれーる らくらくWi-Fi

    たよれーる らくらくWi-FiはオフィスのWi-Fi環境管理を大塚商会が365日24時間代行します。お客様側の管理業務が不要になり、iPadやWindows タブレットを有効活用することができます。

  • セキュリティ『SKYSEA』

    SKYSEA Client Viewは操作ログを取得し、資産管理機能を備え情報漏えい対策とIT運用管理を支援します。標準機能としてUSBメモリーなどの「外部デバイス管理」機能を装備しています。

  • カラーPOD機『RICOH Pro C5200』

    高度なプロダクションニーズを満たす色再現性や凹凸紙への対応など、絶え間ない革新を進めながら、企業内業務に必要なオフィス機能もご用意しています。

その他の導入システム

  • マネージドネットワークサービス『ADらくらく運用パック』

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  • 印刷して、上司への説明に。
  • 印刷して、稟議書に添付して。
  • 印刷して会議資料に。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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