動物用医薬品のリーディングカンパニーがIT基盤にOffice 365を採用。Teamsを活用し企業文化の改革に取り組む

「多様な情報をチーム内で共有できるTeamsは、社内コミュニケーションの質的向上に確実に貢献しています」

日本全薬工業株式会社 導入事例

製造業101~1,000名クラウド情報共有・会議システムサービス&サポート(たよれーる)営業・業務プロセス効率化業務データの活用ITの運用・保守の負荷軽減

日本全薬工業株式会社は、「ゼノアック」のブランド名でも知られる動物用医薬品専業メーカーだ。同社内では、より使いやすいWeb会議システムや、クライアントPCのディスク容量を圧迫することのないクラウドベースのメールシステムへの移行を目的としてOffice 365の運用を開始。さらに社内の新たなコミュニケーション基盤として、Office 365が提供するコミュニケーションプラットフォームであるTeamsに着目した。ICTマネジメント部の周到な準備により定着した運用は、社内コミュニケーションの深化に確実に貢献している。

2019年9月取材

日本全薬工業株式会社

導入先の概要

業種
医薬品
事業内容
動物用医薬品および医療機器等の研究開発・製造・輸出入・販売、バイオ原薬受託製造
従業員数
744名(2020年1月現在)
ホームページ
http://www.zenoaq.jp

導入の狙い

  • クラウドベースのメールシステムへ移行したい
  • Web会議システムをスムーズに運用したい
  • シャドーITリスクを削減したい

解決策

ビジネスのニーズに対応したマイクロソフトのサブスクリプションサービス、Office 365の導入

導入したメリット

  • Teamsの活用で社内コミュニケーションが深化
  • 社内のコミュニケーションのあり方が変わり、効率のよい情報共有が実現
  • 執行役員 統括本部 ICTマネジメント部長 米澤 俊弥氏

    「社内共通のコミュニケーションツールとしてTeams活用プロジェクトを推進しました。ライトでスピーディーなコミュニケーションが実現しています」

  • 統括本部 ICTマネジメント部 ICTマネジメントチームリーダー 柳沼 友美氏

    「グループウェアをクラウドサービスのOffice 365に移行したことで、オンプレミスサーバーの運用工数の削減や、シャドーITリスクの削減にもつながっています」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
クラウドサービスたよれーるOffice 365 プランE1お問い合わせ

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導入事例詳細

動物用医薬品専業メーカーとして広く社会に貢献

日本全薬工業株式会社は、ゼノアックのブランド名でも知られる動物用医薬品専業メーカーだ。研究開発・製造・仕入れ・輸出入・販売までを一貫して行う同社は、業界のリーディングカンパニーとして広く社会に貢献している。また業界で唯一、北海道・旭川から鹿児島・鹿屋まで、自社の販売拠点を全国に展開する点も大きな特色の一つだ。1946年の創業以来、長年にわたり日本の畜産振興に貢献してきた同社だが、近年は売り上げの伸長が続くペット用医薬品など、社会環境の変化に伴う新たな価値創造にも積極的に取り組んでいる。

受託を前提にした、ヒト用医薬分野への進出に向けた取り組みもその一つ。同社は創業の地でもある福島・郡山の拠点において、2014年にヒト用医薬原薬の受託生産、さらに動物用医薬品の海外導出にも対応可能な新工場を竣工(しゅんこう)した。現在、「福島から世界へ」を目指し、新工場において新たなビジネスへのさまざまな取り組みを進めている。

円滑なコミュニケーションの実現に向けてOffice 365を導入

全国に拠点網を展開する同社は、以前から営業担当が参加する会議・研修にWeb会議システムを利用してきた。移動に伴う時間的なロスと出張交通費の削減がその狙いだったが、システムの使い勝手が悪く、思うような効果が得られていなかった。また、メールの利用では、クライアントPCにメールをダウンロードする(POP3)方式のため、ディスク容量の圧迫が課題になっていた。統括本部 ICTマネジメント部 ICTマネジメントチームリーダーの柳沼 友美氏は当時をこう振り返る。

「当社の場合、拠点が全国に展開していることもありWeb会議システム自体は早くから運用してきましたが、以前のシステムは接続操作に手間取るなど不満の声が少なくありませんでした。Web会議システムの見直しと並行して、クライアントPCにデータをダウンロードする必要がない、クラウドベースのメール環境への移行についても検討を進めました」

まず取り組んだのはメール環境の改善で、2012年にExchange Onlineの利用を開始。その後、新Web会議システムにSkype for Businessを選定したことを受け、「Office 365」への移行を決断。各種ITツールに加え、大塚商会によるサービス&サポートが一体になった「たよれーる Office 365」を導入している。

「Office 365の導入は、Exchange Online、Skype for Businessが利用できることに加え、OneDrive for Businessで作業中のファイルのバックアップやファイルの共有が図れることも魅力の一つでした」(柳沼氏)

電話と手書きメモを前提にした企業文化の改革にTeamsを活用

テレビ会議システムにSkype for Businessを選定したことによってOffice 365への移行を決定。バックアップやファイル共有などの機能も活用されることになった

Office 365導入により、扱いやすいWeb会議システムとクラウドベースのメール環境を得た同社が次に注目したのが、チャットやファイル共有、Web会議の仕組みを統合するコミュニケーションプラットフォームであるTeamsだった。情報システム部門を統括する執行役員 統括本部 ICTマネジメント部長の米澤 俊弥氏は、その理由をこう説明する。

「私が入社したのはOffice 365の導入を終えた2017年のことですが、まず驚いたのが電話への依存度の高さでした。不在時の着信には、対応したスタッフが手書きのメモを残すことにも驚かされました。情報システム部門がこういった状態ですから、全社的な状況は推して知るべしです。このような企業文化の改革に向け、何か良いツールはないだろうかと調べる中で出会ったのがTeamsでした。今、契約しているOffice 365であれば、無料で使えるため、すぐにこれだと思いました」

現場と管理職双方への働きかけを通し、普及基盤を整備

ツールを用意しても、企業文化の改革は決して簡単なことではない。ICTマネジメント部内でTeamsの運用を開始し、手応えを得た米澤氏が、全社展開に先駆けて行ったのは、部門における先行運用だった。

「全社展開を図るうえでは、旗振り役が必要です。しかし、コミュニケーションツールの場合、部長やマネージャーを旗振り役にするのはなかなか難しい面もあります。こうしたツールが得意なスタッフがいる部署に声を掛け、現場で使ってもらうことにしました。ただし、現場が盛り上がっても、管理職がそれにブレーキを掛けるようでは困ります。そこで月次の部長ミーティング時の資料共有にもTeamsを使ってもらうようにしました。メール添付ファイルで共有してきた資料や議事録をTeamsに変更しただけですが、それだけでも、部下から『Teamsを使ってみたい』と提案されたときに『何それ?』となる心配はなくなります」(米澤氏)

全社的にTeamsの利用を開始したのは2018年4月のこと。チーム開設を希望する部署に対して、柳沼氏をはじめとするICTマネジメント部のスタッフが説明を行ったうえで、チームごとに運用を開始していったという。

「案内と操作マニュアルを送るだけではなかなか定着しません。『新しい書き込みがあったら何らかのリアクションをした方がいいですよ』など、具体的な運用アイデアも含め、説明を行いました」(柳沼氏)

チャットの利用に懐疑的な部署に対しては、ファイル共有の機能を積極的に推奨し、ファイル共有専用のPCやNASからの移行を促した。過去にファイル共有のためだけに部署ごとに導入されたPCやNASもまだ多く、Office 365の導入と社内普及は、こうしたシャドーITのリスク削減にも貢献するものと期待している。

Office 365が企業文化を改革。業務効率の底上げに貢献

Office 365 プランE1のユーザーであれば無料で使用できるコミュニケーションプラットフォーム、Teamsを活用することによって、それまでの「手書き」メモなどの依存度が大幅に削減し、コミュニケーションの質も向上した

Teamsが変えたのは、同社のコミュニケーションの“質”だった。メンバー間のやりとりをチームで共有することによる情報共有の深化がその一例である。

「Teamsの効果は、情報共有の効率アップというよりむしろ、コミュニケーションの質的向上にあると捉えています。私の場合、チームメンバーの一人に何かを伝える際に、ほかのメンバーも知っておいた方がいい情報についてはTeamsを利用するようにしています。物事を受け止め、判断する際、『AがBにこんなことを伝えた』というのも、大切な情報の一つだからです。こうした形の情報共有の実現は、コミュニケーションの深化に貢献していると感じています」(米澤氏)

全国各地で地域と密着した駐在員制を取り入れている同社では、拠点の所長と駐在員の1on1ミーティングにもTeamsが活用され、対面コミュニケーション不足をカバーしているという。

ユーザーのSharePoint開発を後押し。業務の効率アップを推進

さらに同社は、Office 365のSharePoint Onlineをベースにしたグループウェアの運用も開始している。

「これまで使っていたグループウェアは、フォルダー単位の移行や、ファイルの同時編集ができないなど、文書管理という観点で課題が少なくありませんでした。全社共有のグループウェアについては、SharePoint Onlineを基盤にした新システムに移行したことで、これらの課題が解決でき、とても使いやすい環境が実現しています」(柳沼氏)

部門別に運用するグループウェアについてもSharePoint Onlineへの移行を予定しているが、その開発はユーザーに委ねる方針という。

「サイト開発が比較的容易に行えるという特長を生かし、ユーザーに自由に使ってもらう方向で展開を図っていく予定です。新たなツールで業務を効率アップしたいと考える社員に対し、まずはSharePointの基礎から学ぶ勉強会を開催し、その取り組みを支援していく考えです」(米澤氏)

同社はこれからも、Office 365を基盤にした業務効率の底上げを積極的に取り組む考えだ。

大塚商会担当者からのコメント

「新たな社内コミュニケーションのあり方を考えるうえで必見の事例です」

メールに代わる新たなコミュニケーションツール導入は、多くの企業において大きな課題になっています。日本全薬工業株式会社様の事例は、その解決を考えるうえで大きなヒントになるはずです。

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