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eValue NS 2nd Edition 機能構成
ドキュメント管理

企業の情報資産であるドキュメントの安全な管理と有効活用を実現します。
「複合機連携」による紙文書の電子化、高度な「検索機能」によるナレッジの発掘、効率的な「ISO文書管理」など、ドキュメントの体系化と共有化を推進します。また、国税関係書類のスキャナ保存にも対応。領収書や請求書など証憑類の電子化による業務の効率化を支援します。

機能

エクスプローラ感覚でドキュメントを階層管理

階層構造のフォルダーでドキュメント管理が可能です。属性を表形式で表示する「リスト」、内容をイメージで表示する「サムネイル」、全ページをめくりながら内容を確認できる「マルチブックビュー」の3種類のビューを切り替えて使用できます。

eValue NSのドキュメント管理機能と、構成単位での文書管理、構成情報、部品マスターの管理機能を持ったオプション製品「eValue NSドキュメント管理 構成管理オプション」を組み合わせたパッケージ製品として、製造業のお客様向けの「eValue NS for Engineering Pack」も用意しています。

エクスプローラ感覚でドキュメントを階層管理

社内ドキュメントを効率的に電子化

ドキュメントに合わせて、さまざまな登録方法が選択できます。一件一件文書を登録するだけでなく、複合機からの自動登録、他システムやファイルサーバーに登録されているデータの移行に便利な一括登録などを用意しています。

自動登録

監視フォルダーを定期的に監視して、新しいファイルがあれば、自動的に登録します。

一括登録

CSVファイルを利用し、指定のフォルダーに属性を付けて、複数の文書を一括で振り分けて登録できます。

蓄積されたナレッジを顕在化する検索機能

ドキュメントに付加された属性の値を指定する「属性検索」と、ドキュメントの添付ファイルを対象とした「全文検索」を組み合わせた高度な検索が可能です。
よく使う検索条件を「My Search」として保存し、ワンクリックで検索結果一覧を確認したり、新着文書や更新のお知らせをメールで受け取ることもでき、必要な情報を確実にキャッチできます。

eValue NSドキュメント管理とファイルサーバーの双方を対象にした検索が可能な「企業内検索オプション」、概念類似検索により蓄積された未知の情報へもアクセスできる「自然文検索オプション」も用意しています。

蓄積されたナレッジを顕在化する検索機能

目的の情報へすばやくアクセス

目的の情報へすばやくアクセスすることが可能です。最新の情報をいち早く確認できる「What's New」、ドキュメントからリンクをたどって関連情報を入手できる「文書間リンク」、フォルダーやドキュメントにダイレクトにアクセスできるURLを貼り付けて利用できる「URL取得」などの機能が用意されています。

新旧ドキュメントの履歴を管理

新版/旧版を識別する版管理機能を用意しています。旧版参照によるトラブルを防止するために常に最新版を表示しますが、必要に応じて旧版の内容や更新情報を確認することが可能です。ドキュメント登録時に発効日/失効日を指定できる「有効期限予約」機能もあります。

新旧ドキュメントの履歴を管理

煩雑な「ISO文書」を確実に運用

ISO文書の承認・配布・受領フローを自動化します。ドキュメント登録について申請を実行すれば、最終の承認完了と同時にドキュメントを公開することが可能です。設定された配布先に「通知メール」を送信すれば、配布通知からドキュメントをダイレクトに受領できます。

ドキュメントの新規登録/改版時にワークフローを呼び出すと、ドキュメント管理とワークフローを連携させて、より高度な機能を使った申請・承認処理が行えます。

煩雑な「ISO文書」を確実に運用

ドキュメントを安全に公開するアクセス権限設定

フォルダーごとにアクセス権限を設定でき、さらにフォルダー内のドキュメントに対しても、アクセス権限を持たせることができます。フォルダー、ドキュメントともに、ユーザーやグループ単位での権限設定が可能で、きめ細かなアクセス管理が行えます。

ドキュメントを安全に公開するアクセス権限設定

万全な情報漏えい対策を実現するセキュリティ強化機能

ドキュメントの持ち出しや印刷を禁止できるセキュリティ強化機能を搭載しています。パスワード保護や印刷・コピーの禁止などのセキュリティ保護付きのPDFファイルを自動作成できる機能のほか、ファイルをダウンロードして閲覧しても内容にマスクがかかって表示できないようにする機能も用意しています。

万全な情報漏えい対策を実現するセキュリティ強化機能

国税関係書類のスキャナ保存に対応

タイムスタンプオプションを利用し、スキャン登録した証憑類へのタイムスタンプ付与や一括検証などが低コストで行えます。証憑類の電子化による業務効率化や保管コスト削減を支援します。

eValue NS 2nd Edition ドキュメント管理 国税関係書類の電子化

主な機能一覧

  • 文書属性管理
  • テンプレート管理
  • フォルダー管理
  • 権限設定
  • 一括登録・自動登録
  • 有効期限予約
  • 期限外文書の共同編集
  • 版管理
  • 自動採番
  • 簡易承認/配布/受領
  • セキュリティ強化
  • What's New
  • お気に入り
  • 文書間リンク
  • フォルダー検索
  • 属性検索+全文検索
  • ビジュアル検索(マルチブックビュー)
  • 串刺し検索
  • My Search/アラート
  • URL取得
  • 一括印刷(注1)
  • タブレット・スマートフォン対応
  • 企業内検索(注2)
  • 自然文検索(注2)
  • CADビューワ(注1・2)
  • 構成管理(注2)
  • DBコネクタ(注2)
  • タイムスタンプ(注2)
  • (注1) Windows PCにインストールして使用可能です。Windows PC以外の端末では利用できません。
  • (注2) オプション製品の追加が必要です。

eValue NSドキュメント管理 関連製品

eValueNS for Engineering Pack

eValue NSのドキュメント管理機能とオプション製品「eValue NSドキュメント管理 構成管理オプション」を組み合わせた、製造業のお客様向けパッケージです。

eValueNS for Engineering Pack

グループウェア 導入事例をご紹介

各社それぞれの課題や状況に合わせて、ITの活用による解決方法をご提案しています。グループウェアを導入した事例をご紹介します。