SalesforceとOffice365のスケジュール同期を狙いPIMSYNCを採用、安全かつ迅速な同期を実現

CRMとグループウェアなど、複数のITツールのスケジュールを一元化したい

グループウェア、コンテンツマネジメントシステム、出退勤システム、クラウドサービス……
ひとつの企業でも複数のITツールを使うのが一般的。それぞれ長所があり、業務に特化しているため、機能的には同じでも各ツールで別々に登録しないといけない、というケースも発生している。

しかし、CRMとグループウェアのスケジューラーが同期できないという悩みがあった。CRMからスケジュールデータを抜き出して、バッチ処理でMicrosoft Office 365（以下、グループウェア）に反映するという作業を行っていた中でバッチ処理が上手くいかないことが多く、再処理の手間が発生していたことだ。また、社員に「営業社員の正確なスケジュールはCRMを見なければいけない」「CRMとグループウェア、手帳にそれぞれ入力している」と非効率な手間をかけていた。

営業社員にグループウェアを活用してもらいたくても、営業活動がスケジューラーと連動しているため統一できない。CRMを全社的に使おうとした場合、グループウェアのコストが一桁変わってしまうため現実的ではなかった。そこで「確実かつ素早く同期ができる」方法を模索し始めた。しかし、そんなものが存在するのか。また上長に話したときに「CRM、グループウェア双方に登録させれば済む」と言われてしまうのではないかという不安があった、と当時を振り返った。

2年分のデータでも、PIMSYNCは素早く安定してスケジュール同期ができた点を評価

懸念点だった上長の理解は「すんなり得られた」と安田氏は語る。「弊社の幹部はグループウェアで社員の動き、活動を確認することが多いのです。CRMに登録していたけど、同期エラーが出てしまい『一週間活動していないの？』といったことも起きていました。問題意識があったからこそ『グループウェアで見られたらさらにいいよね』とすぐに理解してもらえました」（安田氏）

正確なスケジュール同期により「グループウェアを見れば社員の動きがわかる」環境を構築

本格稼働してから約半年、全国の営業社員350人がPIMSYNCでスケジュール同期を行っている。「CRM、グループウェアどちらにも入力すれば良いだろう」と人手で解消しようとしてしまうことを、明確に「手間」「非効率」と捉えて改善方法を模索する。これにより350人と管理職の手間を省くことができた。スケジュールが迅速かつ的確に同期できるようになったことで、社員は「グループウェアを見るだけで良い」となったことに「満足しています」と安田氏は語る。

「PIMSYNCが稼働してからスケジュール同期に関する問い合わせがゼロになりました」と栁沼氏は語った。今後は、同社が独自でカスタムしている項目、例えば、次回の活動、コールメモなどの同期をしていきたいと展望を語る。CRMとグループウェア双方に近しい項目、入力欄がない場合、備考欄や予定欄などに同期できる設定を追加して欲しいと要望している。

こうした細かなこだわりも、社員が「グループウェアを見れば必要なことがわかる」というような「ITに振り回されない環境」を作っていくためだと栁沼氏は続けた。

「楽になった」「手間が減った」という効果が出ている、しかし、こうした支援ツールはコストセンター。「あったら良いよね」だけでは社内、上長の理解が得られない。「手間を減らすことによりどんな価値が生まれるのかを訴求しなければなりません。社員が感じている非効率が解消されれば、その分新たなアクションを起こせるようになる。こうした価値を訴えることは大事だと感じました」と安田氏は強調した。