「電子契約」とは、従来の紙媒体の代わりに電子データにて契約締結を行うことです。電子契約にも紙の契約書と同様の効力を認める法律があるため、「電子署名」や「電子証明書」、「タイムスタンプ」などの条件さえ満たせば、従来の紙契約書と同様の証拠力を示すことが可能になります。

取引先から「電子契約でお願いします」と言われることが増えていませんか？

いまや電子契約は、業務効率化・コンプライアンス強化・コスト削減の観点から、”新しい常識”になりつつあります。 紙での契約は「時間がかかる・印紙代／郵送代が高い・探しづらい」といった課題があり、取引先も電子化を進めることで、業務全体のスピードと精度を高めています。その流れに対応できないと、取引機会の損失や信頼低下につながる恐れもあります。

今こそ、電子契約への対応が求められています。

電子契約は、契約当事者双方が本人の電子証明をもって契約する「当事者型」と、本人確認をメールアドレスで行い、サービス事業者の電子証明書を付して契約する「事業者（立会人型）」の2種類の方法で実現されます。

その2つの方法で実現するために必要なポイントは、電子署名法で定められた書類の「本人性」と「非改ざん性」の証明になります。

電子契約を効果的に運用するためには、承認ワークフロー・文書管理システム・電子契約システムの3つを整えることが重要です。承認ワークフローで「誰が何を承認するか」を明確にし、文書管理システムで契約書を一元管理し、電子契約システムで締結作業を効率化することで、契約業務全体の透明性と内部統制が強化されます。

契約締結は、当事者同士で言った・言ってないの争いにならないよう証明するために、書類へ印鑑やサインを用いて証拠力を持たせてます。

電子文書での契約においても紙の書類における署名や押印に相当し、同等の法的効力を持たせる必要があります。そういった電子契約の有効性や証拠力などについて法整備がされたものが電子署名法になります。

電子帳簿保存法では、税務に関する電子データを保管するための要件が定められています。特にタイムスタンプなどの電子帳簿保存法に対応した機能が備わっているか確認が必要です。また、契約書を電子化しても、使いやすく整理できなければ活用を進めることはできません。契約相手や種類、契約日、有効期限日、自動更新の有無などを検索、抽出できる文書管理機能があるシステムだと便利です。