「電子証明書の使い分け」、「対象書類の範囲について」、「締結した契約書の一元管理」をわかりやすく紹介した『電子契約入門ガイド』を無料でご提供中！法律について詳しく説明したカタログと、大塚商会の自社事例を一緒にご提供します！
電子契約サービスの導入をご検討の方におすすめの資料です！
電子契約で困っていませんか？
大塚商会がお客様の環境にあわせて最適な電子契約サービスをご提案します。
業務効率化やセキュリティ強化、コスト削減も期待できるため、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
電子契約サービスの導入支援なら、ぜひ大塚商会へお問い合わせください。
Webでのお問い合わせ
お電話のお問い合わせ
【総合受付窓口】大塚商会 インサイドビジネスセンター
0120-579-215（平日 9:00～17:30）
契約業務でこんなお困りごとございませんか？
印鑑のために出社しなければならない
契約書の押印の作業は出社しなければできない。
契約書の管理や押印・署名手続き業務の工数が膨らむ
複数人による押印など、手続き業務のほか、契約書の保管作業や検索も大変。
書類の保管スペース確保が難しくなってきた
契約書に限らず、保管の必要な書類が溢れてスペース確保が難しくなってきた。
契約業務の課題は「電子契約」で解決！
電子契約とは
「電子契約」とは、従来の紙媒体の代わりに電子データにて契約締結を行うことです。電子契約にも紙の契約書と同様の効力を認める法律があるため、「電子署名」や「電子証明書」、「タイムスタンプ」などの条件さえ満たせば、従来の紙契約書と同様の証拠力を示すことが可能になります。
取引先から電子契約を求められる背景
テレワークが普及するなか、オンライン上で行う電子契約は「誰が」「いつ」「何を」を締結したかが記録されるため、コンプライアンスとセキュリティ強化が実現できます。また、電子契約は取り扱う契約書は印紙税法で課税対象から除外されているため、収入印紙にかかるコストのほか、印刷代や郵送代なども削減できます。このようなメリットから導入を進める企業が増えています。
電子契約のメリット
- 電子メールで送れるため、テレワーク（在宅）環境で契約業務が可能
- 印刷・製本・郵送の手間がなくなるため、短期間での契約完了が可能
- 印紙代・印刷コスト・郵送費などのコスト削減が可能
- 電子契約は、第三者機関である認証局が電子署名と時間の真正を証明するから安心
「わかりづらい法律」や「失敗しない製品の選び方」など不安があれば
一度、大塚商会へお気軽にお問い合わせください。
Webでのお問い合わせ
お電話のお問い合わせ
【総合受付窓口】大塚商会 インサイドビジネスセンター
0120-579-215（平日 9:00～17:30）
大塚商会が取り扱う「電子契約サービス」
Adobe Acrobat Sign
幅広い法的要件に準拠した電子サインでワークフローを短縮
Adobe Acrobat Pro
PDFの生成、編集、注釈付けなどの機能に加え、電子サインを無制限で利用可能
CLOUDSIGN
契約締結から契約書管理まで可能なクラウド型の弁護士監修の電子契約サービス
paperlogic電子契約
定額制で利用でき、当事者型・立会人型双方の契約に対応するサービス
電子契約サービス選びは、契約業務の頻度と内容がポイント
電子契約システムを選ぶ際は、自社で取り扱う契約書の種類や求める機能などを考慮する必要があります。また、自社に適した電子契約システムを見つけるには、各システムのメリットやデメリットを把握しておくことが重要です。大塚商会で取り扱うシステム・サービスの一部を、ご紹介します。
Adobe Acrobat Sign
Adobe Acrobat Signは、PCやモバイルデバイスがあれば、いつどこにいても署名ができるため、契約・承認作業がわずか数分で完了します。また、「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」の法的要件を満たしており、コンプライアンス・セキュリティの強化を実現。本人認証については、メールアドレスによる認証に加え、電話番号やワンタイムパスワードなどによる2段階認証にも対応しています。
Adobe Acrobat Pro
Acrobat Proは高品質なPDFの作成・編集を容易にし、画像から文字を読み取る優れたOCR機能と組み合わせています。さらに電子サインが無制限で、どんな書類も簡単にオンライン化。Acrobat Signと連携すれば、書類に電子署名を追加したり、送信したり、追跡したりがこれまで以上に簡単になります。
CLOUDSIGN
大企業からベンチャー企業まで30万社以上の導入実績がある国内シェアNo.1のクラウド型電子契約サービス。弁護士監修で各種機能開発を行っており、電子帳簿保存法に準拠。さらに「認定タイムスタンプ」を採用しており、法的にも安心できるサービスです。初めて受け取る人にも直感的に操作できるよう、徹底的に利用者目線で設計・開発。また、各種サービスや他システムとの組み合わせが簡単にできる仕様になっています。
paperlogic電子契約
当事者型（実印相当）、立会人型（認め印相当）双方の契約に対応する電子契約サービスです。契約ごとに使い分けが可能で、効率良く電子契約業務を運用できます。paperlogic電子契約サービスは、契約相手は同じサービスに加入する必要はなく、電子証明書の取得申請が可能です。また、契約書などの社内稟議（りんぎ）や署名および保管といった文書管理プロセスを、全てデジタルでシームレスに完結できます。また、タイムスタンプの有効期限（10年）が切れる前に自動でタイムスタンプの再付与を行うので、長期保存の際も安心です。
「自社で導入している製品と連携できるか？」、「自社では何が足りてないのかわからない」などございましたら一度、大塚商会へご相談ください。
Webでのお問い合わせ
お電話のお問い合わせ
【総合受付窓口】大塚商会 インサイドビジネスセンター
0120-579-215（平日 9:00～17:30）
「電子契約」で欠かせない電子署名・タイムスタンプ
電子契約したい書類データに法的効力を持たせる「電子署名法」
契約締結は、当事者同士で言った・言ってないの争いにならないよう証明するために、書類へ印鑑やサインを用いて証拠力を持たせてます。
電子文書での契約においても紙の書類における署名や押印に相当し、同等の法的効力を持たせる必要があります。そういった電子契約の有効性や証拠力などについて法整備がされたものが電子署名法になります。
契約書類は「締結後から書類が改ざんされてないかの証明」が重要
通常の電子書類は紙への押印やサインと違い、偽装や改ざんが簡単にできてしまいます。そういった問題が起きたときに重要になってくるのが「電子署名」です。電子署名は契約者本人が正式に作成した書類データであること、改ざんされた書類でないことを証明し、第三者機関が付与するタイムスタンプにより「いつ」発行された文書なのかを証明することができます。
- 電子署名
- その電子契約の文書が契約者本人が作成したことを証明する正式なものであり、かつ文書が改ざんされていないことを証明するもの
- タイムスタンプ
- タイムスタンプが押された時刻に、当該電子文書が存在していること、かつその時刻以降に改ざんされていないことを証明するもの
- （注）2020年10月の改正によって、発行者がタイムスタンプを付与すれば受領者は不要に、または受領者側がデータを自由に改変できないシステム・サービスなどを利用している場合、タイムスタンプの付与自体が不要となりました。
需要が高まる電子契約
インターネットが普及やテレワーク導入企業の増加に伴い、電子文書による書類契約の需要が高まっています。電子署名法をはじめ、電子帳簿保存法、e-文書法といった電子書類を紙書類と同様の効果を認めるための法律が続けて改正され、法律面で導入しづらかった電子契約や、国税書類の保管も規制緩和により導入がしやすくなってきました。
「法律がわかりづらく、どんな製品を導入すればいいかわからない」、「自社では何が足りてないのかわからない」など疑問や不安は、大塚商会が解決します。
Webでのお問い合わせ
お電話のお問い合わせ
【総合受付窓口】大塚商会 インサイドビジネスセンター
0120-579-215（平日 9:00～17:30）
契約完了した電子書類データの「管理」について
電子契約した書類データの管理も重要な要件です
電子帳簿保存法では、税務に関する電子データを保管するための要件が定められています。特にタイムスタンプなどの電子帳簿保存法に対応した機能が備わっているか確認が必要です。また、契約書を電子化しても、使いやすく整理できなければ活用を進めることはできません。契約相手や種類、契約日、有効期限日、自動更新の有無などを検索、抽出できる文書管理きのうがあるシステムだと便利です。
「eValue V 2nd Edition / eValue V Air」で、ドキュメントの管理課題も解決
「eValue V 2nd Edition / eValue V Air ドキュメント管理」は、契約業務プロセスの効率向上を促進する電子契約システムで、電子帳簿保存法の保存要件に沿った管理が可能です。社内稟議（りんぎ）など文書管理プロセスを全てデジタルで管理するため、データ紛失などのリスクを削減でき、テレワーク業務の効率向上を図れます。
eVeValue V 2nd Edition / eValue V Airとの連携で向上が見込めるポイントをご紹介
- 内部統制の強化
- 社内稟議（りんぎ）が通った書類のみアップロードされ、担当者が勝手な内容で契約を進めてしまったり、誤った書類を先方に送付してしまったりといったミスを防止できます。
- 契約プロセスの可視化
- 契約のための社内稟議（りんぎ）から、契約締結状況、締結済みの契約書類の管理まで一連のプロセスを可視化できます。管理者機能で随時催促ができ、契約停滞を防ぎます。
- 契約書類の一元管理
- 契約が完了した文書を自動で保管し、安全・確実に管理することができます。社内はもちろん社外からも参照できるため、テレワークなどにも有効です。