オフィスのペーパーレス化の課題とその解決策ソリューションを「文書のライフサイクル」に沿ってご紹介します。
大量の書類の保管場所に、困っていませんか？
請求書のやり取りや社内承認に時間がかかっていませんか？
紙文書を電子化すれば、ビジネスのあらゆる場面がスマートに。
AI時代に対応した企業づくりを一緒に進めていきませんか？
大塚商会では、さまざまなドキュメントソリューションとAIを組み合わせて、
業務の効率化をトータルでサポートします。
申請書を紙で作成すると、申請者は承認を得るまでに時間がかかり、承認者も書類がたまり確認作業が煩雑になっていませんか？ 紙での運用を電子化することで、業務効率化と環境保護を実現しましょう。
書類例：申請書・稟議（りんぎ）書・会議資料など
紙の発生を止めるメリット
| コスト削減 | 紙の購入、印刷、保管にかかる費用を削減 |
|---|---|
| 業務効率化 | 申請から承認までの時間を大幅に削減し、どこからでも申請承認が可能 |
| 環境保護 | 紙の使用量を減らし、環境に優しいオフィスを実現 |
電子化のすすめかた
書類の棚卸し
紙で発生している書類を洗い出し、電子化する書類を選定します。
適切なツール選定
対象書類や社内運用に合わせてシステムを選定します。申請書や稟議書などはワークフローシステムを導入すると便利です。
セキュリティ対策
セキュアな環境でどこからでもアクセスできるように社内ネットワークの見直しがおすすめです。
契約書類や図面など大量の書類の保管場所に困っていませんか？ 紙のまま保管をすると、劣化や紛失などのリスクがあります。紙での運用を電子に変えて、業務効率化やオフィススペースの有効活用を図りましょう。
書類例：契約書、図面、人事書類、請求書など
いまある紙を電子化するメリット
| オフィスの有効活用 | キャビネットがあった場所を打ち合わせスペースとして有効活用 |
|---|---|
| 業務効率化 | 書類の検索や共有が迅速かつ簡単に |
| コスト削減 | キャビネットの場所代を削減 |
電子化のすすめかた
書類の棚卸し
オフィス内の紙書類を全て洗い出し、どの書類を電子化すべきか選定します。
スキャニング
選定した書類をスキャンして電子化します。大量の書類を一気にデジタル化する場合は、専門業者に委託することで、迅速かつ正確に電子化できます。
保管先の選定とセキュリティ対策
電子化されたファイルを安全に管理できる保管先を選定し、アクセス制御やバックアップ体制を整備します。
電子化後の紙書類の廃棄は？
電子化後に不要になった書類の廃棄には、溶解処理がおすすめです。バインダーやクリップもそのまま段ボール箱に詰めるだけで簡単。無開梱（かいこん）で溶解処理されるため、情報漏えいのリスクが少なく安心です。
電子化後も保管が必要な紙書類は？
電子化後も保管が必要な書類は、外部倉庫保管がおすすめです。事務所で保管するよりも保管コストを削減でき、書類専用の倉庫に保管することで紛失・破損のリスクもなくなり、BCP対策にも有効です。大塚商会にまるごとお任せください。
ドキュメントソリューションなら、大塚商会へ
Webでのお問い合わせ
契約書類や請求書の送付に手間がかかっていませんか？ 紙で郵送すると、封入・封かんの手間や郵送代がかかり、やり取りに時間もかかります。紙での運用を電子に変えて、業務効率化やコスト削減を実現しませんか。
書類例：契約書、請求書、見積書など
電子送付のメリット
| コスト削減 | 郵送費・印紙代の削減 |
|---|---|
| 時間短縮 | 郵送にかかる時間を短縮することで処理スピードが向上し、業務の進行がスムーズに |
| 業務効率化 | 手作業での印刷や封入、郵送作業が不要になり、業務効率が向上 |
電子化のすすめかた
書類の棚卸し（契約書類）
契約書類の場合、どの契約書を電子化すべきか選定します。選定に迷う場合は、専門家のコンサルティングを受けることで、スムーズに電子化を進められます。
適切なツール選定
対象書類や社内運用に合わせてシステムを選定します。大塚商会では、さまざまな電子契約サービスや請求書送付サービスの中から、お客様の運用に合ったサービス選定をお手伝いできます。
取引先への伝達
電子化の決定は早めに相手に伝えましょう。書面やメールで正式に案内を送ることが望ましいです。
紙と電子データの管理が煩雑になっていませんか？ 受け取った書類を電子帳簿保存法に対応して電子化することで、一元管理と検索性の向上が実現します。
書類例：契約書、請求書、見積書など
紙で受け取る書類を電子化するメリット
| 業務効率化 | 書類の検索や共有を迅速に、管理も簡単に |
|---|---|
| 時間短縮 | バインダーを作成・管理・保管する手間と時間の短縮 |
| セキュリティ強化 | 電子データにするとバックアップが容易で紛失や劣化のリスクを低減 |
電子化のすすめかた
電子帳簿保存法対応の事前調査
紙で受け取った請求書や領収書を電子化して紙原本を廃棄する場合、電子帳簿保存法の要件に従う必要があります。社内運用が法律に則しているか不安な場合は、専門家のコンサルティングを受けることができます。
適切なツール選定
電子帳簿保存法の要件を満たした文書管理システムの導入が必要です。大塚商会では、お客様の書類の枚数や運用に合ったサービス選定をお手伝いできます。
社内への告知
電子帳簿保存法に関する研修や導入について、全社員への告知が必要です。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、帳簿や請求書などの処理にかかる負担を軽減するため、国税関係の書類について一定の条件の下、電子データ（電磁的記録）などでの保存を認める法律です。電子で授受する取引書類と紙で授受する取引書類を、電子帳簿保存法に対応して、1カ所に保存することで、一元管理と検索性の向上が実現します。
すぐに結果が分かる
電子帳簿保存法 スキャナ保存 費用対効果シミュレーション
毎月の発生する書類の量、保管場所や郵送方法などについてご回答いただきますと、紙で保存した場合と、電帳法に対応させた金額が比較できる費用対効果の概算を表示することができます。
ドキュメントソリューションなら、大塚商会へ
Webでのお問い合わせ
同じようなファイルが複数あり、管理が煩雑になっていませんか？ ファイルサーバーでは、同じようなファイル名が並び、最新版が分からなくなり、必要な文書をすぐに探せないことがあります。電子データを文書管理システムに保管することで、最新版の管理と検索性の向上が実現できます。
書類例：企業で発生する書類全般
文書管理のメリット
| 業務効率化 | 書類の検索や共有を迅速に、管理も簡単に |
|---|---|
| 最新版の管理 | 文書の変更履歴を追跡し、過去の文書内容も確認可能 |
| コンプライアンスの強化 | 法律に基づく文書の保存や管理が容易 |
文書管理システムの特長をご紹介する動画はこちら（2分30秒）
文書管理のすすめかた
現状分析と整理
現在の紙書類と運用フローを把握し、問題点や改善点を洗い出します。どのような文書がどこに保管され、どのように利用されているかを確認し、文書を体系的に分類・整理します。
適切なツール選定
必要な書類をすぐに探し出すために、文書の種類や重要度に応じて分類・登録します。社内運用に適した保管が可能な文書管理システムを選定します。
セキュリティ対策
社内ネットワークを見直し、導入するシステムにはアクセス制御、認証方法、監査ログなどのセキュリティ対策を施すことで、文書を安全に保存できます。
ステップ1で適切な文書管理を行うことで、AIが必要なデータを導き出します。さらに、導き出されたデータを基に情報の分析や業務改善など、さまざまな活用が可能です。
書類例：企業で発生する書類全般
AIを活用するメリット
| 高度な検索 | AIを使った検索は、単語や類語だけでなく、文脈や意味を理解して検索するため、必要な文書の最新情報を迅速に検索・取得可能 |
|---|---|
| 業務効率化と生産性向上 | AIを利用することで処理の自動化が進み、従業員の負担を軽減 |
| ビジネスの成長を促進 | 現状を分析し、経営改善や新製品の開発が可能 |
AI活用のすすめかた
データをつくる
基幹システムで必要なデータを作成し、紙の資料はOCRを使用して電子化・保存します。
データをためる
収集した大量のデータを保存、整理して一元管理します。
データを活用する
一元管理されたデータからAIが必要なデータを導き出し、さらに、情報の分析や業務改善などに活用できます。
どんなAIがあるの？
AIソリューションは予測系AI・生成系AI・識別系AIに大別されます。目的に合ったAIソリューションを導入することで、企業・組織・個人の各業務を革新的に改善できます。
ドキュメントソリューションなら、大塚商会へ
Webでのお問い合わせ
文書の電子化に取り組むときに役立つ情報を大塚商会の動画コンテンツコーナーにてご提供しています。
コスト削減と業務効率化が同時にかなう！ ペーパーレス化 そもそも編
場所代や人件費といった「目に見えないコスト」が多く発生している紙での文書管理。正しい手順でペーパーレス化を進めることでコスト削減、業務効率化につながります。本動画はペーパーレス化の基礎から得られるメリットまでクイズを交えながら分かりやすくご紹介します。
まずは紙文書のデジタル化 ペーパーレス化 発生編
紙文書のデジタル化はペーパーレス化への第一歩です。データ化することで情報のアクセスや共有などが高速化し、業務効率化につながります。本動画ではドキュメントライフサイクルの一つ目のステージである「発生」について詳しく解説します。
デジタル化した文書の保管先 ペーパーレス化 管理編
デジタル化した文書を適切に管理することで、コスト削減や業務効率化、セキュリティ面の向上にもつながります。本動画ではドキュメントライフサイクルの二つ目のステージである「管理」について詳しく解説します。
デジタル化した文書の保存・廃棄 ペーパーレス化 保存・廃棄編
デジタル化した後の文書は、保存期間が法律や社内規定で定められているものと、特に定めがないものに分かれます。コスト削減・情報漏えい対策のためにも、適切な保存・廃棄を行うことが重要です。本動画ではドキュメントライフサイクルの後半ステージである「保存・廃棄」について詳しく解説します。
電子契約サービス 比較のポイント
自社にあった電子契約サービスはどれなのか、サービス選びにお困りありませんか？ 本動画では電子契約サービスを選ぶ際に役立つ比較のポイントを解説します。
そもそも電子帳簿保存法って何？
2022年1月から施行された電子帳簿保存法。 緩和になった部分と、一部厳格化された部分があります。企業にとってどんな対応が必要なのか、知って得する情報をお届けいたします。
改正電子帳簿保存法 電帳法対応でいつもの業務がこんなにラクに！
改正電子帳簿保存法でメリットが得られる部分は「帳簿保存」「書類保存」「スキャナ保存」の三つ。対応することでバインダーの作成・管理・保存が不要になり、業務がラクになります。
改正電子帳簿保存法 おすすめの運用方法とは？
改正電子帳簿保存法では電子上でやり取りした取引データ、いわゆる電子取引データは電子保存への対応が必須となります。保存要件の解説やおすすめの準備、対応についてご紹介します。
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