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大量の書類の保管場所に、困っていませんか？
請求書のやり取りや社内承認に時間がかかっていませんか？
紙文書を電子化すれば、ビジネスのあらゆる場面がスマートに。
大塚商会では、さまざまなドキュメントソリューションを組み合わせて、
業務の効率化をトータルでサポートいたします。
紙文書の電子化や外部の倉庫利用により、保管スペースが削減され、紛失のリスクも減らせます。
さらに、スキャニングサービスを利用しアウトソースすることで紙文書の電子化をスムーズに行え、
溶解サービスの利用では紙文書の処分が簡単にできます。
導入のメリット
- 倉庫に預けて保管スペース削減。
- 日付、取引先名などで書類検索もカンタン。
- シュレッダーの手間と時間も削減。
さらにポイント！
保管する時も処分する時も、注意しておきたいのがセキュリティ。漏えい、改ざんのリスクを考慮しながらサービスを選びましょう。
電子化した書類を暗号化することで、社外から閲覧できないように制限したり、
印刷や編集を禁止したりすることもできます。
より安全な方法で機密情報を保管できます。
導入のメリット
- 閲覧できる環境を限定できる。
- 閲覧できるメンバーを限定できる。
- 印刷・編集に制限を設けて改ざん防止。
さらにポイント！
データごとにアクセス権を設定して、閲覧や編集の履歴を細かく把握できるサービスがおすすめです。
電子契約なら、PC上ですべての手続きが完結するので、
出社や取引先への訪問が不要で、スムーズに契約が進みます。
郵送や押印の手間、印紙代なども削減できます。
導入のメリット
- 署名・契約締結がスムーズに。
- メールで契約がスピーディに。
- 印紙・郵送代ナシでコストカット。
さらにポイント！
電子契約は、締結後のデータ保管が重要です。契約書データをほかの関連資料と合わせて、自動で保管・検索できるサービスがおすすめです。
承認ワークフローなら、いつでもどこからでも、申請・承認ができるので、上長が不在でもスムーズに。
ハンコを押すためだけに出社する必要もなくなります。
導入のメリット
- どこからでも申請・承認が可能に。
- 社内稟議がよりスピーディに。
- 電子帳簿保存法の対応で原本保管が不要に。
さらにポイント！
申請手続きだけでなく、給与明細や勤怠打刻までいつでもどこでも利用できるサービスなら、さらに効率アップです。
紙文書を電子化して検索ツールを活用すれば、必要な資料をよりスムーズに探しだせます。
保管のためのファイリング作業なども不要になります。
導入のメリット
- 取引先や日付ごとに検索が可能に。
- ファイリングの手間やスペースが不要に。
- 在宅でFAX送受信が可能に。
さらにポイント！
経理関係の書類なら、電子帳簿保存法などの法令要件を満たしたシステムかどうかも大事なポイントです。
請求書を電子化すれば、PC上でやり取りが完結するので、印刷や発送にかかる手間や時間を削減できます。
記入や計算、再発行も、より正確にスピーディに進められます。
導入のメリット
- 請求書の発送・受け取りがスピードアップ。
- 在宅でも月末の締め作業が可能に。
- 入力や訂正・再発行もスピーディに。
さらにポイント！
お客様に発送した請求書の控えも電子帳簿保存法対応のシステムが必要になります。